再談電子檔案管理存在問題及有效措施

楊 鑫

（江蘇省徐州醫(yī)藥高等職業(yè)學(xué)校辦公室,江蘇 徐州 221116）

1 概述

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

2 電子檔案特點(diǎn)

2.1 信息的非人工識(shí)讀性

使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只用借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成認(rèn)可識(shí)讀的信息。

2.2 信息存儲(chǔ)的高密度性

無論是光盤、磁盤，還是磁帶，其儲(chǔ)存量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以前的信息存儲(chǔ)介質(zhì)，這種存儲(chǔ)信息的高密度性大大減少了檔案的存儲(chǔ)空間，利于檔案的存放。

2.3 信息和載體之間可分離性

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體是不可分割的整體，如墨跡必須依附于紙上才能形成文字或圖形。電子文件則不然，其信息轉(zhuǎn)變成以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲(chǔ)存的，電子檔案的信息載體間是可以轉(zhuǎn)換的，可以在不同的計(jì)算機(jī)間傳遞，也可以在不同的載體間進(jìn)行復(fù)制。

2.4 系統(tǒng)依賴性

電子檔案信息是以二進(jìn)制碼存在的電子形式儲(chǔ)存的，要識(shí)讀信息必須依賴特定的系統(tǒng)，即產(chǎn)生對(duì)系統(tǒng)的依賴性。

2.5 信息的共享性

紙質(zhì)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶身在現(xiàn)場(chǎng)利用檔案。在實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)后，電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息。

3 電子檔案管理存在的問題

3.1 電子檔案的安全性問題

隨著全球化，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的共享性，開放性，全球性的發(fā)展，使得任何人都可以介入到網(wǎng)絡(luò)中來，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送時(shí)，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網(wǎng)絡(luò)來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。

3.2 電子檔案的真實(shí)性問題

電子檔案非常容易失去真實(shí)性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案沒有個(gè)人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區(qū)別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會(huì)留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進(jìn)行刪改很難被發(fā)現(xiàn)，即使發(fā)現(xiàn)了，也不會(huì)有任何可靠的證據(jù)。同時(shí)電子檔案在輸入的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了紙質(zhì)的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行確定，同時(shí)也不能追究到操作者的責(zé)任。

3.3 電子檔案的保密性問題

使用互聯(lián)網(wǎng)任何終端的設(shè)備都能夠儲(chǔ)存和索取互聯(lián)網(wǎng)某一設(shè)備的電子文件。從另外一個(gè)方面來講，一個(gè)終端上的電子文件也能夠發(fā)給若干個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的終端。這對(duì)于一些需要限制提供內(nèi)容的安全保密問題或者在一定時(shí)間內(nèi)需要保密的內(nèi)容，帶來了很大的威脅。

3.4 電子檔案的完整性問題

電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，存儲(chǔ)的方式多種多樣，而且經(jīng)常處在流動(dòng)的狀態(tài)，信息被復(fù)制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。

3.5 電子檔案的法律性問題

紙質(zhì)檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會(huì)所公認(rèn)的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應(yīng)的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認(rèn)可。電子檔案的真實(shí)性和安全性就受到了質(zhì)疑。

3.6 電子檔案的統(tǒng)一性問題

計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)各個(gè)方面存儲(chǔ)的需要，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展。由于檔案系統(tǒng)各地區(qū)、各單位之間都沒有使用統(tǒng)一的軟件，必然會(huì)影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯(lián)網(wǎng)。

4 電子檔案管理存在問題的有效措施

4.1 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員要有保護(hù)檔案安全的高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的意識(shí)。按照崗位要求，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，遵守職業(yè)道德規(guī)范；通過扎實(shí)的工作，高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和切實(shí)有效的措施，維護(hù)電子檔案的安全性、真實(shí)性和保密性。不利用軟件、計(jì)算機(jī)等設(shè)備為己謀利。嚴(yán)格杜絕利用計(jì)算機(jī)私自篡改、刪除電子檔案的信息進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)，保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)

面對(duì)信息時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的管理。更新傳統(tǒng)的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)能力的培訓(xùn)班，使得檔案管理人員不僅具有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還具有運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)在檔案管理中應(yīng)用的能力。培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，提高電子檔案管理人員的工作效率。

4.3 建立健全的維護(hù)電子檔案安全的法規(guī)

目前，對(duì)電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規(guī)定。但是，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術(shù)完善，也需要相應(yīng)的檔案安全管理措施來進(jìn)行保障實(shí)施。因此，必須要建立完善、健全、科學(xué)合理的相關(guān)法律法規(guī)，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護(hù)電子檔案的安全性和真實(shí)性。

4.4 做好電子檔案的安全性管理

在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結(jié)合電子檔案管理的實(shí)際，我們要從以下幾個(gè)方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實(shí)際的需要，達(dá)到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案?jìng)浞莸陌踩怨芾怼Ｓ?jì)算機(jī)在受到病毒侵入或是人為操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責(zé)，建立備份的使用制度，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份管理，保證電子檔案?jìng)浞莨芾磉_(dá)到預(yù)期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點(diǎn)，因此要規(guī)范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。

4.5 保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全

在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時(shí)登記網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)情況，保證電子檔案歸檔的質(zhì)量。一旦安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭到破壞，電子檔案的信息就會(huì)遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實(shí)性和完整性，就必須通過技術(shù)手段保證網(wǎng)絡(luò)的安全。

4.6 制定科學(xué)合理的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

伴隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要一套科學(xué)合理的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。用標(biāo)準(zhǔn)來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學(xué)合理的管理系統(tǒng)來確保電子檔案在誕生之時(shí)就是科學(xué)、合理、規(guī)范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

4.7 研制電子檔案統(tǒng)一格式的管理軟件

此項(xiàng)工作建議由國家檔案局牽頭，對(duì)電子檔案現(xiàn)代化的管理進(jìn)行研發(fā)，制定統(tǒng)一的格式；例如：統(tǒng)一的模塊，統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的文件類型，統(tǒng)一的字號(hào)，統(tǒng)一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平。

5 結(jié)束語

伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，電子檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能不斷強(qiáng)大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對(duì)電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)現(xiàn)代化時(shí)代的發(fā)展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。

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