探索醫院檔案管理的長效機制

陳忠煜 田鑫 周倩

探索醫院檔案管理的長效機制

陳忠煜 田鑫 周倩

醫院檔案管理涉及到醫院行政職能科室和臨床科室多方面的內容, 是醫院管理的重要組成部分, 是醫院管理的手段之一, 它具有存史、資治、助研、信證、宣教、傳承醫院理念、積淀醫院文化等多種作用。

醫院檔案；管理；長效機制

醫院檔案管理涉及到醫院行政職能科室和臨床科室多方面的內容, 是醫院管理的重要組成部分, 也是醫院管理的手段之一, 它具有存史、資治、助研、信證、宣教、傳承醫院理念、積淀醫院文化等多種作用。對醫院來說, 如何管理好各類檔案, 建立相應的長效機制, 使其科學高效地為醫療、科研等各項工作提供有力保證, 是基層檔案管理者需要思考的問題。

1 醫院檔案管理存在的問題

1.1人員問題 目前, 醫療單位存在大多數中層干部對檔案管理意識不強的問題, 不注重留取和移交本部門的檔案資料；檔案管理人員大多不是檔案專業出身, 業務知識匱乏,有的檔案人員還身兼醫院其他工作, 檔案管理精力達不到要求, 再加上檔案室崗位人員不固定, 經常輪轉, 人員的專業知識和相關專業知識都比較欠缺［1］。

1.2設備問題 醫療單位多數辦公用房都為臨床用房, 行政科室辦公用房普遍緊張, 檔案室面積多數不達標。此外,由于重視不夠, 檔案管理投入設備相對陳舊, 計算機功能僅能實現保存和檢索資料信息作用, 難以實現整個醫院檔案信息有效開發和共享功效。

1.3資料問題 如今, 檔案材料載體形式多樣化, 醫院檔案管理面臨著資料收集困難問題, 造成了醫院整體檔案資料不夠齊全［2］。

1.4方法問題 目前, 多數醫療單位的檔案管理并沒有結合自身特點和需求體現出醫院檔案管理的特殊性, 且大部分醫院只注重收集和整理, 而忽略了信息資源的開發和利用,不能充分體現醫院檔案管理的價值所在。

2 醫院檔案管理對策

2.1人員對策 醫療單位應通過會議、培訓、參觀學習等多種形式來宣傳呼吁檔案工作的重要性, 提高全員檔案管理意識。同時, 要重視檔案人員的專業技術培養, 不斷提高檔案隊伍業務水平。可將檔案管理納入年終的目標考核, 凡是歸檔不達標的科室要予以扣罰績效獎勵。

2.2設備對策 要加強檔案管理的設備投入, 配備必要的檔案裝備和工具, 按照實際需要建造獨立檔案室, 確保室內溫濕度達標, 采用防磁柜、密集柜等保存檔案, 更新檔案管理工具, 提高管理技術, 應用現代化信息技術, 設計和使用符合醫院實際的檔案管理軟件, 并納入醫院辦公自動化系統,確保檔案信息安全［3］。

2.3材料對策 醫療單位應建立完善的檔案管理制度, 明確歸檔立卷要求, 通過多種渠道擴大檔案收集范圍, 確保檔案資料收集的完整、準確和齊全。

2.4方法對策 醫療單位要完善自身檔案管理制度, 建立檔案工作的標準體系, 把檔案管理納入各科室崗位職責, 建立科室年度檔案達標的目標管理機制, 逐步規范檔案管理［4］。同時, 要充分發揮檔案的使用價值, 必要時進行二次匯編,為臨床科研和行政管理提供參考依據, 在醫院建設、行政管理和臨床科研中發揮檔案應有的作用和價值。

綜上所述, 在醫療衛生事業快速發展的大時代下, 醫院檔案管理的重要性日益突出, 醫務人員必須更新檔案管理理念, 加強設備投入和專業人員培訓, 積極調動醫院各科室參與配合, 提高檔案服務水平, 這樣才能更好地為醫院整體發展和管理提供更好的服務。

［1］ 尹青云.以創新提升檔案管理工作水平.山東檔案, 2008(6): 21-22.

［2］ 蘇紅艷.現代醫院檔案管理工作的創新.中國病案, 2009, 10(4): 31-32.

［3］ 張平.創新是檔案館 (室)發展永恒的主題.山東省工會管理干部學院學報 , 2009(1):161.

［4］ 趙霞.醫院檔案管理中的問題及對策.中華現代醫院管理雜志, 2007, 9(12):27.

2014-07-07］

450016 鄭州市第七人民醫院