電子采購(gòu)助推公司效益最大化

□ 陳 淼

在企業(yè)采購(gòu)管理中，商品成本和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)是采購(gòu)人員關(guān)注的核心問(wèn)題。由此將企業(yè)采購(gòu)戰(zhàn)略分為4種類型，即策略型，低成本低風(fēng)險(xiǎn)；杠桿型，高成本低風(fēng)險(xiǎn)；關(guān)鍵型，低成本高風(fēng)險(xiǎn)；戰(zhàn)略型，高成本高風(fēng)險(xiǎn)。辦公用品多屬于低值易耗品，單價(jià)小總費(fèi)用低，且供應(yīng)商眾多，斷供風(fēng)險(xiǎn)小。因此，辦公用品采購(gòu)屬于低成本低風(fēng)險(xiǎn)型，宜采用策略型戰(zhàn)略。基于低成本的考慮，企業(yè)采購(gòu)辦公用品應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化的原則，通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)，設(shè)計(jì)符合本企業(yè)實(shí)際的采購(gòu)系統(tǒng)，簡(jiǎn)化和規(guī)范采購(gòu)流程。

辦公用品電子采購(gòu)的采購(gòu)方式主要通過(guò)招標(biāo)或其他方式進(jìn)行采購(gòu)尋源，采購(gòu)部門集中統(tǒng)一實(shí)施采購(gòu)，依據(jù)尋源結(jié)果與供應(yīng)商簽訂供應(yīng)協(xié)議。各需求部門按照供應(yīng)商提供的圖片式采購(gòu)目錄，確定本次采購(gòu)具體物資需求的種類、預(yù)估數(shù)量，編制采購(gòu)物資需求計(jì)劃。采購(gòu)部門基于階段消耗情況對(duì)各部門需求計(jì)劃進(jìn)行審批及統(tǒng)計(jì)分析，匯總需求信息并保證信息的完整性、準(zhǔn)確性，在采購(gòu)平臺(tái)上創(chuàng)建采購(gòu)訂單，并通過(guò)商務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商間的采購(gòu)訂單信息共享，從而使供應(yīng)商及時(shí)對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行響應(yīng)。供應(yīng)商在電子商務(wù)平臺(tái)上確認(rèn)采購(gòu)訂單后，便可依據(jù)訂單中的相關(guān)配送信息進(jìn)行備貨，并按照約定時(shí)間及指定地點(diǎn)安排配送。需求部門對(duì)配送物資進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，確認(rèn)收貨后，供應(yīng)商在線列出辦公用品清單、價(jià)格和總費(fèi)用，采購(gòu)部門便可在系統(tǒng)中鏈接到網(wǎng)絡(luò)銀行完成支付。

在傳統(tǒng)方式下，公司每年通過(guò)比價(jià)確定供應(yīng)商，并按季度組織采購(gòu)。在各部門提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃前，需要由供貨商先提供辦公用品的價(jià)格變化情況，各部門根據(jù)公司確定的采購(gòu)范圍和價(jià)格，在預(yù)算范圍內(nèi)向綜合處提報(bào)需求計(jì)劃，由綜合處審定后向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)需求。供應(yīng)商根據(jù)需求提供對(duì)應(yīng)的辦公用品，并由各部門負(fù)責(zé)驗(yàn)貨簽收。最后與供應(yīng)商核對(duì)單據(jù)并進(jìn)行結(jié)算。

傳統(tǒng)采購(gòu)方式主要有以下問(wèn)題：一是辦公用品品種多、型號(hào)多以及公司零庫(kù)存的要求，辦公用品需求只能通過(guò)采購(gòu)目錄進(jìn)行辨識(shí)，可能出現(xiàn)部門需求和實(shí)物不對(duì)應(yīng)的情況。二是商品采購(gòu)存在著一定的隨機(jī)性、不確定性和滯后性。三是采購(gòu)部門在計(jì)劃制定、單據(jù)審核和結(jié)算上還采用一般辦公軟件和人工核算相結(jié)合的方式，工作效率不高。以上問(wèn)題不僅導(dǎo)致采購(gòu)周期和結(jié)算時(shí)間延長(zhǎng)，并且增加了采購(gòu)部門的壓力。由于需求與實(shí)物不匹配，以及需求的多樣性，采購(gòu)部門不得不投入額外的精力去解決退換貨問(wèn)題，或者實(shí)施單獨(dú)采購(gòu)，由此增加了采購(gòu)時(shí)間和人工成本，對(duì)正常工作秩序的維護(hù)和工作效率的提升高產(chǎn)生較大影響。

電子采購(gòu)模式則可以讓相關(guān)工作人員隨時(shí)了解、掌握辦公用品的采購(gòu)和消耗情況，分析、比較歷史和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作全面、實(shí)時(shí)監(jiān)督與控制，加大了采購(gòu)管控力度。在電子商務(wù)平臺(tái)上，各類辦公用品圖文并茂，品種、價(jià)格、型號(hào)、規(guī)格等一目了然，通過(guò)實(shí)施電子采購(gòu)，對(duì)照所需物品的實(shí)物照片、實(shí)時(shí)價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)下單，避免了過(guò)去現(xiàn)場(chǎng)詢價(jià)、紙上統(tǒng)計(jì)、手工計(jì)算等復(fù)雜環(huán)節(jié)，使采購(gòu)工作更加準(zhǔn)確便捷。同時(shí)，針對(duì)辦公用品種類多、數(shù)量多的特點(diǎn)，運(yùn)用電子采購(gòu)可以規(guī)范采購(gòu)流程，簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，高效快捷地完成采購(gòu)任務(wù)。

可見(jiàn)，辦公用品電子采購(gòu)一方面具有規(guī)模和批量?jī)?yōu)勢(shì)，能夠享受較大的價(jià)格優(yōu)惠，降低了采購(gòu)成本，并且商品質(zhì)量和及時(shí)到貨率均能得到保證；另一方面實(shí)現(xiàn)了與電子商務(wù)的有機(jī)結(jié)合，充分滿足了采購(gòu)需求，降低了退換貨率，提高了工作效率，確保了公司效益最大化。因此，實(shí)施辦公用品電子采購(gòu)具有現(xiàn)實(shí)可行的意義，符合現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)的發(fā)展方向。