淺談院校內部管理文化分析

王超慧

摘 要：公文處理工作是高職院校辦公室工作的一項重要內容。本文從目前學院公文處理工作實際情況出發，提出在日常公文處理工作中存在的問題，進一步分析辦文中出現此類問題的原因，從而提出有效的解決方案，爭取在今后的辦文中更加規范高效，進一步提升學院內部管理文化。

關鍵詞：公文；處理；規范

公文處理是高校辦公室日常工作中的一項重要內容，也是學校內部管理文化的重要體現。公文處理工作是否規范直接影響到學院的辦事效率和形象。新的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）已于2012年4月16日由中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布，2012年7月1日起正式施行。學院辦公室實行新《條例》至今已經有兩年多的時間，在工作中對改進文風，整合黨政機關資源，進一步提高公文處理效率產生了重大意義。做好高職院校公文處理工作，就要適應新時期、新形勢下對公文處理工作提出的新要求，學習掌握新法規，進一步提高公文處理能力。

就學院辦公室目前辦文情況來看，收文渠道主要來自教育主管部門、本級行政主管部門及相關兄弟單位，年收文數量大約在1200份以上，與此同時，學院內部年發文量在百份以上?？傮w來說，公文處理工作具有數量多、涉及內容廣、業務量大的特點。近年來，學院進一步貫徹落實中央及省市關于改進文風的意見，嚴格規范和控制發文，遵循“少而精”的原則，進一步精簡文件數量和篇幅，把工作重點放在深入實際、深入群眾，集中精力研究和解決實際問題上；不斷加強對省情特點和工作規律的研究把握，把中央精神和我省實際緊密結合起來，切實提高文件質量。但在日常辦公室公文處理工作中，仍存在一些問題，需要加以重視并改進。

一、在工作實際中遇到的辦文方面存在的問題

（一）公文處理程序不規范。公文制發順序不規范，職能部門起草的文件未經辦公室審核，直接呈送領導批閱，再交由辦公室發文，導致辦文程序“倒流”，影響了工作效率。領導批辦完的文件交由部門承辦時，未能及時督查部門執行情況；對于一些要求由多個部門協商完成的事項，往往不了了之，導致政令不行。

（二）公文質量不高。部分草擬公文存在情況不夠清楚，觀點不夠鮮明，結構不夠嚴謹，條理不夠清楚，表述拐彎抹角，字詞搭配不當，標點運用不妥等問題，對公文整體質量帶來影響。公文用詞用語不恰當，文字表述前后矛盾，人名、地名、數字、引文、計量單位、簡稱運用不規范，也有因文字校對不細心而造成的錯字別字、掉字漏字、多出無用字的現象，使公文表達的意思不準確、不清楚甚至截然相反，影響了公文的處理。

（三）公文格式不規范。從日常收到的上級及各機關單位、部委辦局的文件來看，不規范的現象仍然很多。主要表現在：文種使用不正確，如：應當用“函”的用成了“報告”或者“請示”，應當用“請示”的卻用成了“報告”；文件的各要素標注不全或使用不正確，如：有的上報文件使用文頭不對、沒有標注簽發人和“聯系人和聯系電話”；引用文件不規范，將引用的文件標題中的發文機關標在書名號外，甚至沒有發文機關，沒有標發文字號。最新的公文格式已將主題詞這一要素去掉，但很多部門發文依然沿用老的辦法和規定，沒有及時更新辦文思想。

二、辦文過程問題原因分析

（一）思想認識不夠，公文規范意識薄弱。辦公室辦文人員對公文的認識有偏差，沒有認識到公文是實施領導和管理、依法行政的重要手段和工具，辦文能力是每一個工作人員必備的基本能力。公文規范化工作能否抓好，文秘人員的思想認識和業務水平是決定性因素，否則公文規范化就是一句空話。有的辦文人員忽視公文規范化問題，認為所寫文章只要領導滿意就是好公文，對公文的文種、格式等問題覺得無足輕重。

（二）公文知識匱乏，缺乏系統培訓。高校的秘書人員雖然是具有較高的學歷，但是大多數未受過專門的業務訓練。辦理公文的工作人員并非文秘專業，往往沿用傳統思維和經驗處理文件，對一些不規范的環節沒有明確認識。沒有及時學習新知識，改進工作方法，缺乏專人對辦文人員的公文知識培訓。因此，必須加強對辦文人員的培訓，盡快提高業務素質和水平。

（三）制度建設不完善，缺乏規范機制。單靠個人經驗和覺悟去處理問題難免顧此失彼，出現問題也難以追究責任。沒有一套完整的辦文制度體系，就無法實現公文處理的科學規范化。公文處理環節眾多，且環環相扣不可分割，形成一個有機的整體。整個公文處理過程，哪一個環節出現問題，都會給學院整體工作帶來影響，所以應該對每一個處理環節都有明確的規定，形成辦文規范機制。

三、新時期新形勢下，就進一步做好學院公文處理工作，提出以下幾點建議：

（一）修訂《公文處理辦法》，適應新形勢下對公文處理工作提出的要求。要建立一套嚴密健全的制度，參照國務院辦公廳《公文處理工作條例》中對“公文種類”“公文格式”“行文規則”“公文擬制”“公文辦理”“公文管理”提出的要求，結合學院辦公室工作實際，制定公文處理實施細則，嚴格規范辦文程序。比如，制發學院紅頭文件，必須經過辦公室審稿，分管領導和學院負責人簽發，否則一律不予印發。對業務部門送交的公文，辦公室按照規定進行審核把關，確保在格式和內容上符合相關要求。通過修訂制度，在保證學院日常工作正常運轉的基礎上，最大限度發揮公文在重大決策和重要工作部署貫徹落實上的積極作用。

（二）增強公文規范意識，形成辦文規范機制。學院公文處理工作涉及到方方面面，需要各部門和相關人員的共同努力。這就要求凡是接觸公文處理工作的有關人員，都必須樹立公文規范意識，重視辦文工作，嚴格執行公文處理工作規范，注重辦文工作每一個細節。一是要對辦公室人員的專業培訓，二是對其他職能部門人員的規范培訓，三是對指揮辦文工作的領導培訓。目前，辦公室對內進行了三次公文規范化培訓，對辦公室工作和公文處理工作質量的提高起到了很大作用，但是還需要在學院內部開展相關公文知識培訓，才能有效地形成合力，使公文處理工作走上規范化道路。

（三）強化文字運用能力，提高公文質量。一要領會領導意圖，明確發文主旨。主動參加會議，了解一個時期領導安排的工作重點、工作要求、工作措施。帶著疑問去征詢領導指示，以澄清一些模糊問題，獲得有關解決措施。認真調查研究，儲備素材觀點。二要主動收集材料。材料包括綜合情況、重要數據、生動事例及重要思想觀點。分析材料最重要的是要發現新情況、新問題，并善于從常人不以為然的現象中發現有重大價值的東西，善于從表象看到實質。三要精心設計結構。做到綱目清楚、思路貫通，層次清晰、段落完整，銜接緊密、符合邏輯，開頭明快、結尾有力。

（四）開發學院網上公文流轉平臺，切實提高文件處理效率。傳統公文流轉存在效率低、打印機和紙張損耗量大的弊端，隨著信息化的加強，傳統的模式已不能適應瞬息萬變的信息社會。如何進一步提高工作效率，加快學院內部信息溝通，輔助領導更加快速、準確地決策，更需要一個快速有效的自動化系統。通過實現工作流程的自動化，開發適應學院實際的文件流轉規范系統，從而更加有效地做好各項服務工作。網上流轉能夠大大節約人力成本，有效縮短傳閱文件路程所耗費的時間，減少耗材，節約用紙，打造低碳辦公，從根本上提升工作效率。

近年來，學院完善和規范公文處理工作，提高黨政公文質量，努力實踐辦公室做好“三服務”工作的宗旨，不斷發揮辦公室輔助決策和助手作用。堅持制度化、規范化辦文，探索和創新方法，在適應新形勢和任務的要求下，辦公室辦文工作將在新的起點上實現新突破。

參考文獻：

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[2]羅禮卿 鄔智 提高辦公室辦文水平的幾點思考，《秘書之友》2007年第3期

[3]劉燕婷 公文處理規范化中存在的問題和對策，《廣東行政學院學報》，No.3，1998