淺議辦公室工作的管理創新

楊霄杉

(四川永樂電力有限公司 四川 樂山 614000)

有人把辦公室比作企業運轉的“心臟”和“中樞”，因為辦公室是一個企業的“總參謀部”、“總協調部”、“總信息部”，處于承上啟下、協調各方的樞紐位置，承擔著參謀助手、綜合協調、后勤保障等服務。辦公室工作的效率和質量，直接關系企業工作的質量和效率。抓牛抓鼻、抓事抓綱，抓好辦公室工作對提升企業工作的水平至關重要。辦公室工作要適應新形勢、新要求，只有不斷增強攻堅克難的創造力，才能更好地發揮總調度、總協調、總樞紐的核心作用。

一、辦公室工作的特點

(一)效率是第一位

行政流程的進口和出口都在辦公室，辦公室工作效率高低，直接影響到整個企業的工作效率。做辦公室工作要處理好按程序辦事和提高辦事效率的關系。一切工作首先要按程序，不按程序就會亂套。但是按程序并不是不講效率，在走程序的過程中要提高效率，或者把不必要的程序簡化掉，或者想辦法加快走程序。總之，提高效率是最重要的工作要求。

(二)按制度辦事需要決心

辦公室工作瑣碎、繁雜，管文件收發、管檔案、管會議組織記錄等，甚至有的還管經費或資產，需要辦公室執行的或者需要辦公室參與執行的制度占企業制度的很大比例。制度的制定是為了約束人的行為，但又需要人來執行。執行制度的表現形式就是對具體人的制約。按制度辦講起來容易，做起來確實需要決心，這種決心就是對工作的高度責任感，沒有責任感是執行不好制度的。

(三)服務意識是基本素質

服務企業和企業員工是辦公室工作的基本任務，是辦公室工作性質決定的。辦公室是企業辦公系統的進口和出口，各種信息從辦公室進來，經過領導和部門的處理，形成新的信息從辦公室出去，同時在辦公室存儲，辦公室的工作就是讓這些信息流動無障礙、更快捷。同時辦公室還是企業行文的窗口、辦事的窗口、接待的窗口，企業服務的質量首先從辦公室工作中反映出來。所以服務是辦公室工作的本質，服務意識是辦公室工作同志的基本素質。

(四)公開公平公正是基本原則

辦公室是服務部門，又是權力部門。有單位消費對象的選擇權、有辦公用品的采購權、有用車的調動權、有報銷的審批權、有單位基本建設項目的管理權等。每一項權力都與全企業員工密切相關。用好這些權力需要管理藝術，用不好這些權力就是不正之風。辦公室權力有限影響者眾，權力不大監督者眾。用好這些權力有辦法，就是公開公平公正。公開就是制度，公平就是平等對待每一位員工，公正就是正確處理每一件事情。

二、創新管理，提升辦公水平

辦公室是企業工作的“中樞”，應該而且能夠在管理創新中發揮重要作用，管好應該管的事，服務好應該服務的事，把管理效率和服務效率調控到最佳狀態，這是大事，也是基礎。通過管理創新，提升管理水平，辦公室工作中的許多難題就會迎刃而解。

(一)創新工作觀念

創新是當今時代的主題。許多良好創機和成功創舉，往往存在于思想的解放、觀念的更新中，存在于想創、愿創的不懈追求之中。辦公室是企業核心工作部門，日常工作能不能出成績、出成效，觀念很重要。觀念創新是發展的第一動力，是生命線和靈魂。要做好領導科學決策和推進工作的“左膀右臂”，辦公室工作人員就要始終保持敢闖敢試的銳氣、開拓進取的勇氣，積極轉變思想觀念，努力沖破不合時宜的舊觀念，緊緊圍繞企業的中心工作來思考問題，把工作中的難點、熱點和領導考慮的中心問題作為自身思考、研究問題的重點，站在領導的高度觀察、思考問題，積極探索解決問題的有效途徑和辦法。

(二)創新思維方式

辦公室每天要處理大量日常性工作，比如公文收發、會議籌備、來客接待、上傳下達等。這些工作做多了、做久了，人容易形成思維定勢，習慣于按部就班、憑經驗辦事，致使辦公室的工作模式化、呆板化。因此，辦公室工作人員思考問題應當克服三種思維習慣:第一種是遇事不要戀舊，不能老想著過去是怎么辦、怎么干的，把自己的工作束縛在昨日的模式中，而應重點瞄著現在與未來，看今天是怎么回事，應當怎么辦、怎么干，照著葫蘆畫瓢是永遠也畫不出新瓢的;第二種是工作不要尾隨式跟進，要把工作重點放在超越別人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，要有敢于創新的勇氣，做到人無我有、人有我新、人新我變;第三種是解決問題不隨別人轉，即使問題解決，不妨逆向思維看看有什么不足，或者是思考還有沒有比這更好的辦法，或許能迸發出新的思想火花，形成新的工作思路。辦公室工作的本質是服務，服務領導、服務處室、服務員工。做好辦公室工作不是一日之功，需要打好基礎。制度是基礎，信息的積累是基礎，處理好上下左右的關系是基礎，勤奮敬業精神是基礎，熟練掌握辦公室業務是基礎，必要的硬件設備是基礎。辦公室員工要敢于突破常規思維，準確把握時代脈搏，準確把握新形勢、新要求、新任務的特點和規律，以發散思維、求異思維、辯證思維積極應對復雜的局面，創造性地開展工作。

(三)創新工作方法

辦公室工作既要按照領導的意圖辦事，不能自行其事，同時又要勤于動腦，善于在決策參謀中爭取主動，在執行中掌握主動，在落實中尋找主動，增強服務的主動性、超前性。工作中要做到“思考早半拍，行動快半拍”，就必須在日常工作中突破常規，求得創新。

1.創新工作思路。辦公室負責的會議、文件和各種具體的事務非常多，雖然有時身子會陷在里面，但工作思路不能陷進“文山會海”和具體事務中，要從繁雜的事務性工作中解脫出來，集中精力抓大事、抓急事、抓難事。要善于挖掘領導關注什么、工作思路是什么、發展趨勢是什么，要善于超前思考，加強工作的預見性，主動、超前考慮解決問題的方法和意見，為領導決策提供具有前瞻性的服務。工作上要發揮“遙相呼應”的影響力，站在上面看下面，看工作思路對不對;站在外面看里面，看工作內容新不新;站在全局看局部，看工作走向有沒有指導性。

2.創新工作方式。思路新了還不夠，我們還要在工作方式上力求創新，努力創新辦公室的工作流程。辦公室的各項工作，即使是一些看似很平常的工作，也要經常總結經驗，經常有所改進。

3.創新工作手段。充分利用先進的信息網絡技術，可以解決辦公室工作多與人手少之間的矛盾。信息化對外可以及時把企業的服務內容、辦事方式、工作范圍向社會公布，為公眾提供公開透明、高效便捷的公共服務，并自覺接受各方監督;對內可以通過電子綜合平臺，規范辦公流程，加快文件流轉，提高辦文效率，便捷工作溝通，利于工作監督，降低行政成本，增強信息交流與共享，大大提升辦公室工作效率。想方設法提高辦公自動化水平，加強對辦公室工作人員的培訓，提高他們使用信息化手段辦公的水平，不斷提高工作效率。

(四)創新工作機制

良好的創新環境是培養創新人才，催生創新活力的“沃土”。辦公室可以從工作機制、管理制度上引導、組織、利用好創新資源和優勢，為創新搭建好平臺。

1.健全機制促創新。辦公室是企業內部管理的樞紐，幾乎每一項業務流程都要經過辦公室，多數流程都是由辦公室在管理。企業內部的運行機制規定了這些工作流程的科學性和便捷性。機制創新是創新工作之本。鼓勵創新、支持創新，就要不斷健全和完善鼓勵、扶持創新的機制，保護創新激情，營造創新氛圍。抓住創新的積極因素，重用優秀的創新人才，重獎創新成果。要以識才的慧眼、用才的氣魄、愛才的感情，大力選拔和培養創新人才，并主動為創新人才成長搭臺子、鋪路子、扶梯子，最終建立規范合理、配置科學、程序嚴密、制約有效的內部運行機制。

2.完善制度促創新。健全完善的制度在辦公室日常工作中是至關重要的。有了好的制度，才能促進辦公室人員充分發揮其創新意識和創新能力。形勢的不斷發展，新問題、新情況會不斷地出現，需要健全和完善辦公室內部一系列管理制度，形成大家共同遵守的辦事規程和行為準則，解決辦公室工作中的大事、難事，確保辦公室工作快速、高效、有序運轉。要把科學發展觀的要求滲透到科室工作的各個方面、各個環節之中，強化制度約束，逗硬目標考核，充分調動辦公室人員的工作積極性和創造性，做到用制度管事、用制度管人，以制度創新推動整體工作大發展。

3.營造輿論促創新。要積極營造讓一切有利于辦公室工作的創新愿望得到尊重、創新活動得到支持、創造才能得到發揮、創造成果得到肯定的良好環境和氛圍，使“尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創造”成為辦公室人員的共識?？陀^公正地看待創新實踐成果與失敗。大力培樹創新典型、弘揚創新精神，激發辦公室人員的創造活力。

管理是一個常說常新的話題，管理創新是提升一個部門戰斗力的源頭活水，是整合與激勵人的工作潛能紐帶和手段。企業的管理創新有很多工作要做，辦公室應該在企業管理創新工作中有所作為，而且能夠有所作為。