淺析企業(yè)辦公室文秘職責(zé)

鄧國(guó)玉

(四川峨眉山電力股份有限公司 河電分公司 四川 樂(lè)山 614000)

一、企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的重要性

(一)是輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的必要條件

作為“為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境”的助手，秘書(shū)要能快速準(zhǔn)確地為上司收集各種信息，隨時(shí)為上司的決策服務(wù)。秘書(shū)要具有較好的專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的反應(yīng)能力，秘書(shū)自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè)部門(mén)或機(jī)構(gòu)的形象及競(jìng)爭(zhēng)力。辦文、辦會(huì)、辦事，秘書(shū)不僅僅要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，還要為領(lǐng)導(dǎo)做好工作準(zhǔn)備;當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，秘書(shū)要毫無(wú)怨言地遵從領(lǐng)導(dǎo)安排，隨機(jī)應(yīng)變;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策失誤或工作疏漏，秘書(shū)有義務(wù)及時(shí)提醒，提出糾正或補(bǔ)救的方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

(二)是企業(yè)聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐

溝通是改變?nèi)藗冃袨楹驼{(diào)動(dòng)人們積極性的重要手段。秘書(shū)人員良好的溝通能力一方面可以及時(shí)了解到企業(yè)中上下級(jí)及各部門(mén)工作人員的工作狀況、生活狀況、思想動(dòng)態(tài)、個(gè)人喜好、優(yōu)缺點(diǎn)、適合職位等，為企業(yè)采取有效的措施，滿足員工需求，調(diào)動(dòng)積極性;另一方面可以使企業(yè)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、深入地了解到國(guó)內(nèi)外的市場(chǎng)信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、國(guó)家政策法規(guī)、文化潮流、民俗民風(fēng)、消費(fèi)觀念等。這是企業(yè)對(duì)內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)一致、行動(dòng)統(tǒng)一，對(duì)外搶占先機(jī)，引領(lǐng)市場(chǎng)發(fā)展，和國(guó)際市場(chǎng)發(fā)展接軌的前提條件。

二、企業(yè)辦公室文秘工作的主要職能

秘書(shū)是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)需要產(chǎn)生的，具有輔助和被動(dòng)性，同時(shí)它又是一種上傳下達(dá)的中樞機(jī)構(gòu)，以辦文、辦事、辦會(huì)為主要職責(zé)。

(一)承辦事務(wù)

承辦職責(zé)是指文秘對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹、實(shí)施，承辦各職能部門(mén)乃至下級(jí)轉(zhuǎn)辦事項(xiàng)等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室文秘對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦事項(xiàng)負(fù)有直接的承辦責(zé)任。企業(yè)文秘工作無(wú)論是經(jīng)常重復(fù)的還是偶發(fā)的，在辦理的過(guò)程中都有一定的程序性。秘書(shū)人員在辦理事務(wù)的過(guò)程中要遵循被動(dòng)中求主動(dòng)、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。

(二)參謀職責(zé)

參謀職責(zé)指企業(yè)辦公室文秘在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任，要成為卓有成效的“智囊團(tuán)”、“參謀部”，辦公室文秘應(yīng)理所當(dāng)然地成為“參謀長(zhǎng)”，積極主動(dòng)地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。在實(shí)際工作中，任何決策都是一個(gè)過(guò)程而不僅僅只是拍板這一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，企業(yè)辦公室文秘在決策過(guò)程中，要在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要，又是新時(shí)期賦予企業(yè)辦公室文秘工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

(三)協(xié)調(diào)關(guān)系

協(xié)調(diào)指企業(yè)辦公室文秘在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系、溝通上下左右等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室是行政管理工作過(guò)程中信息溝通的中樞部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策、指令、指示要通過(guò)辦公室向各專業(yè)主管部門(mén)、職能部門(mén)、下屬單位以及全社會(huì)傳遞。秘書(shū)的協(xié)調(diào)是指秘書(shū)人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化、和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。企業(yè)辦公室文秘對(duì)反饋回來(lái)的信息進(jìn)行綜合、分析、篩選，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。

三、提升企業(yè)辦公室文秘工作水平的思考

秘書(shū)工作對(duì)綜合能力要求很高，不僅要求其具備基本的文字能力，還必須具有一定的思想覺(jué)悟、政策水平，熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針、政策，隨時(shí)收集反饋信息，提供領(lǐng)導(dǎo)決策，完成領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或委托辦理的工作，做好工作督促檢查、綜合協(xié)調(diào)，具有“三服務(wù)”意識(shí)，即“為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門(mén)服務(wù)，為職工群眾服務(wù)”。

(一)堅(jiān)持服務(wù)第一，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

企業(yè)辦公室的職責(zé)就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層。作為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”，秘書(shū)人員必須樹(shù)立服務(wù)第一的思想，及時(shí)掌握情況，保持消息靈通，制定工作方案，提出科學(xué)、合理的建議。一是要清楚地把握領(lǐng)導(dǎo)需求，這是做好服務(wù)的重要前提。秘書(shū)人員要全面準(zhǔn)確地了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作計(jì)劃，超前做好準(zhǔn)備。二是要全面掌握相關(guān)的情況。要盡可能做到了解“四情”:上情、下情、內(nèi)情、外情。三是要注意拾遺補(bǔ)缺，這是做好服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好機(jī)關(guān)，服務(wù)好基層，發(fā)揮好企業(yè)辦公室秘書(shū)人員的橋梁紐帶、中樞協(xié)調(diào)作用。

(二)注重工作細(xì)節(jié)，提高綜合素質(zhì)

能否促進(jìn)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，能否讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，是衡量文秘工作能力的重要標(biāo)尺。辦公室工作接觸面廣，在工作中秘書(shū)人員要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，潛心做事，一絲不茍。一是要用心。秘書(shū)人員除了做好常規(guī)性的文字服務(wù)之外，還要全方位、多層次地服務(wù)于大局、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，要把提高自己的寫(xiě)作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)來(lái)勤學(xué)苦練，做到“提筆能寫(xiě)、開(kāi)口能講、遇事能辦”，做到腦勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前。二是要細(xì)心。服務(wù)工作要慎之又慎、細(xì)之又細(xì)，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，盡最大的努力滿足和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，做到百密無(wú)一疏。三是要真心。秘書(shū)人員對(duì)待工作要有高度的責(zé)任心，做到尊重而不逢迎，服從而不盲從，要著力加強(qiáng)辦公室人員的“三基本”建設(shè)培訓(xùn)，即:基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高企業(yè)文秘人員的思維能力、履職能力、執(zhí)行能力，做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

(三)改進(jìn)工作方法，提高辦事效率

辦公室工作千頭萬(wàn)緒，辦一件事容易，辦好一件事難，辦好每一件事更難。作為企業(yè)辦公室文秘人員，如何更好地辦事?要按實(shí)際辦事，因事制宜，不拘泥于慣例，不墨守陳規(guī)，不機(jī)械地照抄照搬;按規(guī)律辦事，能知微見(jiàn)著、舉一反三;按標(biāo)準(zhǔn)辦事，事情辦到什么程度最好，要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，能夠給予定量或定性的評(píng)價(jià)。

1.增強(qiáng)總策劃能力。秘書(shū)人員要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，弄清楚決策的目的和意義，然后謀劃如何實(shí)施，通過(guò)什么措施保證決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一方面看是否符合方針、政策;另一方面看是否符合本地的實(shí)際情況。

2.增強(qiáng)總協(xié)調(diào)能力。辦公室是企業(yè)的核心部門(mén)，許多事情需要多部門(mén)或多單位相互配合，上下左右協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，各司其職，各負(fù)其責(zé)，統(tǒng)一指揮，統(tǒng)一行動(dòng)。協(xié)調(diào)的作用是合理分配任務(wù)、劃分職責(zé)、形成合力，共同實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)。

3.增強(qiáng)總調(diào)度能力。決策在實(shí)施過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)一些新的情況和問(wèn)題，有時(shí)候偏離決策目標(biāo)，有時(shí)候達(dá)不到?jīng)Q策進(jìn)度，有時(shí)候需要修訂決策。因此必須加強(qiáng)調(diào)度，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問(wèn)題，推進(jìn)決策的落實(shí)。