會議過程控制

農資行業會議營銷系列之九

會議過程控制

從多次的會議組織來看，對會議過程的控制實際上是個偽命題。也就是說，真要等到靠會議過程中營銷人員來維持會議秩序的話，這場會議注定是一場失敗的會議。會前的準備工作沒有做好的話，會議是很難控制的。會中控制只能作為讓會議更完美的手段，只能起到錦上添花的作用，雪中送炭基本上不可能。當然了，即便如此，我們還是有必要專門設立一個會議秩序維護組，最大限度地維持會場的秩序，保證會議營銷的順利進行。下面就圍繞這一點談談，如何使會議更流暢。

首先，我們相信，人都有自尊心，相信人都有一定的自我約束能力。所以在此明確一點，無論是以招商為主的經銷商會議或者是以農戶為主的技術推廣會議，都要會前不放過任何一個細節，會中不影響大局即可。比如我們在會前反復強調過要保持會場紀律，可總有人不斷交頭接耳。如果他們不影響其他人，說句話總是允許的；如果翻來覆去就那一兩個人在大聲喧嘩，那么，相關人員就要去提醒一下了；仍然無法溝通的話，找個跟他們熟悉的業務人員找個理由拉他們出去談談。

其次，準備一個或兩個安靜詞牌，即一個寫有類似“請保持安靜”的牌子。間隔15到20分鐘全場舉著牌子巡邏一次，遇到有不安分的參會者，駐足停頓并用手勢或眼神提醒。事實證明，這個小小的詞牌確實能起到很大的作用，特別是臺上演講內容引不起臺下聽眾興趣的時候。

再次，會中休息期間的秩序維護。如果是幾百人的會議，那么第一次休息的時候往往就會造成一次比較大的現場混亂。作為會議秩序維護組成員，這時候一定要清醒地認識到，暫時的混亂是不可避免的，如何盡快縮短這段時間是他們的分內職責。這時候，就需要對參會人員進行疏導和引導，使其就坐歸位。當八成以上的參會者就位后，會議繼續進行，指定人員持安靜詞牌巡場一周。

在會議維護過程中，主持人也應起到相應的作用，而且在會議流程設計中，要充分給予主持人發揮的空間。可以準備一兩個小節目或小游戲，便于在秩序出現混亂時，主持人調整整場氣氛。

總之，會議過程控制需要調動全員的主動性，每個崗位上的工作人員都要時刻準備著應對突發事件，從而有備無患。

（楊勇）