淺談高職院校檔案管理信息化建設策略

◆白玉美

作者：白玉美，延邊職業技術學院館員，院辦文書，研究方向為文書檔案管理（133001）。

進入21世紀以來，職業教育改革發展取得顯著成就。2013年全國共有高等職業院校1321所，年招生318萬，在校生973.6萬，分別占高等教育的45.5%、39.5%。可見，高等職業教育發展規模與速度是非常之快的，但一些高職院校檔案信息化管理水平卻與高等職業教育發展速度不相匹配，一些檔案管理工作者對于檔案管理信息化建設的重要性認識也不夠，對如何建設好檔案信息化管理工作感覺無從下手，力不從心。

1 檔案信息化建設簡介

檔案信息化是指以科學發展觀為指導，在檔案管理主管部門的指導下，依靠先進的組織管理方法，在遵照法律規章制度的前提下，使用包括互聯網技術在內的數字技術手段，有效提高高職院校檔案管理的利用效率。檔案信息化建設作為高職院校信息化建設和檔案管理建設的重要組成部分，擺脫了以往的效率底的人工檔案管理，在管理模式上較之過去也產生了一些變化，檔案管理的方式也不局限于過去的檔案實物保管，一些檔案信息要進行數字化處理，并以數字化形式實現檔案信息的接收、存儲、傳遞和共享。

從技術層面上看，一般情況下所說的檔案信息化建設，指的是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。高職院校檔案管理未必有公立檔案館那么大的建筑面積，但上述這些技術層面手段是完全可以實現的，這符合知識經濟社會的發展方向，符合職業教育信息化建設方向。

2 高職院校檔案信息化建設現狀

檔案信息化建設制度不完善 當前，一些高職院校檔案信息化制度建設還很不完善，檔案信息化建設的指導思想和發展方向不是十分明確，信息化設備的使用與購置和初衷不相匹配。一些高職院校的檔案管理仍采用傳統管理方式，檔案管理部門的管理體制和制度沒有像其他部門那樣持續制定，更有甚者將檔案信息化排除在高職院校信息化建設之外。即便是在一些早已開展檔案信息化建設的高職院校，校內內部各部門的發展也不平衡，資金投入有時會不到位。

檔案信息化建設與其他部門管理脫節 高職院校檔案管理工作與教學、科研、人事、學生管理等部門的工作沒有直接的聯系，常被誤解為一個獨立部門。因此，檔案工作與其他部門工作的銜接時常會出現脫節的狀況，很難為學校的教學、科研、人事、學生管理服務；在檔案信息傳遞過程中，檔案信息處理有時會不及時，也存在某些檔案信息流動的不平衡。加之檔案信息化建設管理機制上的障礙，也阻礙了檔案信息化建設與學生管理系統或是教師科研系統進行有效互通。

檔案信息化建設管理專門人才缺乏 目前一部分高職院校沒有設置檔案館（科、室）對檔案進行管理，一般是掛靠在學院辦公室或是教務處，檔案管理人員以兼職管理為主；有些管理人員平時還要負責文字秘書甚至是接待工作，大部分不具備檔案專業本專科學歷，檔案管理基本知識掌握的不夠，對檔案信息化建設的了解也是一知半解。從目前來看，檔案信息化建設需要一定的檔案學理論和必要的計算機知識，但檔案部門缺乏技術好、專業性強的人才，特別是由于經濟原因，使得信息化管理人才建設投入小，后繼人才極為缺乏。

3 檔案管理信息化建設策略

檔案信息化建設所涉及的方方面面比較多，從人力資源上看，要建設好專業技術人才隊伍；從網絡建設上看，要搭建好檔案信息化網絡及開發信息專門數據庫等。要想加快高職院校檔案信息化建設，提高建設水平，除要使用信息技術手段，掌握檔案信息管理方法外，還要有切實可行的建設策略。

增加信息化建設投入 高職院校及相關職能部門應清楚地看到檔案管理信息化建設的必要性和可操作性，要在人員配備、經費支持、技術保障等諸多方面借助國家加快建立現代職業教育體系的東風加大投入力度，要配備責任心強、技術過硬的專門人員具體負責信息化建設工作，要配備高性能的計算機、觸摸屏、掃描儀、數據存儲等設備，要將檔案管理信息化建設接入網絡智能辦公系統，方便各職能部門及教職工查詢使用。

加強信息化制度建設 高職院校要依據《檔案法》及檔案管理相關規定，加強信息化制度建設，一定要注意吸收其他院校好的管理辦法和經驗制度，從而構建出適合本校本地區發展的檔案信息化管理機制，扎扎實實做好檔案信息化制度建設。檔案管理部門要根據高等職業教育事業發展，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、備份制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制。所制定的制度要符合學校的教育信息化建設總體規劃。

完善檔案信息管理系統 信息管理系統要符合結構合理、功能完備、操作簡便、安全可靠、技術先進的總體要求，并具備代碼管理、格式管理、信息查詢、輸出與維護等功能，結合系統安全、技術安全與使用安全實現系統通用性、專用性及適用性的協調統一。檔案管理信息化建設切莫貪大求全，要根據學校的檔案信息的實際情況和數量，確定好檔案信息管理系統，促使檔案信息化建設因地制宜，實事求是。

強化檔案管理隊伍建設 一部分檔案管理人員既沒有檔案學專業學歷，也不是計算機技術專業畢業，要想勝任檔案管理信息化工作，就必須加強檔案管理學、計算機軟件操作、互聯網安全方面的培訓和學習。可采用“走出去”策略，即選派相關人員前往國內外本科院校或檔案研究院所學習；或是“請進來”，即定期或者不定期邀請檔案管理專家學者到校給檔案管理人員講課。要特別注重培養既精通計算機網絡技術，又通曉檔案管理相關業務的“復合型”專業技術人才。

開發檔案信息化資源利用途徑 高職院校檔案管理人員要合理利用現代信息技術手段，利用好檔案信息資源，做好檔案管理信息化建設，科學管理各類檔案資源，使用信息化技術為校內外各界人士查閱高職院校檔案形成良好的途徑，并打破以往封閉的檔案管理方式，擴大檔案利用率，真正實現檔案信息資源共享，讓校內外的社會各界認識到檔案管理工作的重要性，關注并支持高職院校檔案管理信息化建設。

有效建設檔案信息網站 檔案管理部門可使用校園網公開向各級部門長期開放或定期開放檔案數據，共享相關資源；校內各機構就能及時查詢文件資料，提高辦事效率。高職院校還可充分發揮互聯網的功能，要求相關職能機構及時上傳數據，檔案管理部門通過建立檔案信息網站，以網頁的途徑提供檔案信息服務，可使檔案實現數字化轉變。數字化轉變是信息化檔案發展的重要手段和目標，可實施檔案資源的網上咨詢與查找及電子文件直接提供。

確保檔案信息安全 因為部分檔案涉及高職院校師生員工的私密信息而不能公開，同時由于網絡環境時刻發生變化，而操作系統及應用軟件等存在不可避免的漏洞，這就導致檔案信息系統的數據存在一定程度的安全隱患問題。這就要求檔案管理部門既要堅持使用好信息處理技術，又要遵守好檔案工作管理規范，及時應用網絡安全技術，采取行之有效的安全策略，做好檔案信息安全響應預案，確保信息在存儲傳輸、查詢使用等環節的安全性，防范網絡黑客侵入，充分保證檔案信息的安全性，整體提升檔案管理信息化建設水平。

及時維護和更新檔案信息 每年、每月甚至每天，高職院校都會有大量檔案信息發生變化，故高職院校檔案管理信息化建設是一個動態的過程。這就要求檔案管理人員及時維護與更新檔案信息，將這些數據變化及時反映到檔案信息中。對于要錄入的基礎數據要盡可能地做到完整、準確，只有這樣，后期數據的維護與更新才能順利進行，才能使檔案管理工作更好地為高職院校全局服務，提升建設水平。

4 結語

高職院校檔案信息化建設在學校做好資金投入的前提下，檔案管理工作者要運用好相關技術手段，但更重要的是要結合自身特點，強化檔案管理信息化建設能力，因地制宜地選擇并應用好建設策略，努力探索檔案管理信息化建設的新思路和新途徑，一定能找到適合自身的信息化建設道路。

[1]中國政府網.我國職業教育發展取得顯著成就，探索出一條中國特色發展道路[EB/OL].[2014-06-26].http://www.gov.cn/2014-06/26/content_2708334.htm.

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