新時期下對醫(yī)院檔案管理工作的思考

張洋

摘 要：醫(yī)院檔案是一種特殊的信息資源，是整個醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院只有切實加強對檔案工作的管理水平，才能更好地為醫(yī)院管理和發(fā)展提供服務(wù)檔案。本文就醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及問題進行了思考，并提出了相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理問題對策

隨著時代的不斷進步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著更多的工作困難與調(diào)整，醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過程中，按照醫(yī)院的職能要求和業(yè)務(wù)范圍，對從事的黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、財會統(tǒng)計等工作，保持下來的有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄記錄，是醫(yī)院各項工作的真實記錄和有效憑據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。當前，根據(jù)新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，如何加強醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有決定性的作用。所以我們應(yīng)該以新醫(yī)改為導(dǎo)向，研究醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，力求醫(yī)院檔案管規(guī)范化、信息化、完整化、現(xiàn)代化，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作認識不足

檔案對各項工作的開展具有十分重要的作用，有效利用檔案資源可以協(xié)助各項工作取得更大的社會效益和經(jīng)濟效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院長期以來專注于醫(yī)療主業(yè)，有意無意忽視了相關(guān)管理工作，在實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理放任自流的情況。由于對檔案工作番視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.檔案管理制度不完善

檔案管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，涉及檔案管理的制度職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性。隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等（由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理而且大部分醫(yī)院對收入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，也缺少統(tǒng)一的管理標準與模式，更沒有制定統(tǒng)一的收檔制度；同時醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。

3.檔案管理人才缺乏

我國檔案專業(yè)人員隊伍參差不齊主要體現(xiàn)在思想觀念落后、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面。缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識，外語差，檔案專業(yè)畢業(yè)的高層次人才較少，己經(jīng)成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，同時，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動較大，檔案管理作為一專業(yè)性較強的學(xué)科，需要有一定專業(yè)知識的人才才能管好用好檔案，管理人員在長期管理過程中所積累的知識與經(jīng)驗對檔案管理很重要，但由于一些醫(yī)院的檔案管理人員經(jīng)常變動，不但致使己經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而且還需要對新的工作人員重新培養(yǎng)鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。

4.檔案管理現(xiàn)代化水平低

由于目前醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，檔案管理的現(xiàn)代化步伐緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工提取數(shù)據(jù)，出錯概率較高，且難以保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準確性，難以適應(yīng)新形勢新醫(yī)改的發(fā)展趨勢。在實際工作中，多數(shù)醫(yī)院只重視對醫(yī)療設(shè)備的考察、論證、引進。引進新的醫(yī)療設(shè)備后只重視醫(yī)療設(shè)備的安裝、驗收和調(diào)試，對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作抓得不到位，沒有專人負責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集不全甚丟失。

二、對醫(yī)院檔案管理工作的建議

1.強化意識，提高重視

首要，就是要加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案管理工作順利進行的重要保證，為此，醫(yī)院應(yīng)當將檔案管理納入到日常管理活動中，并且將其作為管理工作的一項重要內(nèi)容，給予足夠的重視，將其與醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃同步發(fā)展。其次，加強對檔案管理工作的宣傳，要求檔案管理人員都能夠充分認識到檔案管理的種要性，樹立強烈的服務(wù)意識，拓展歸檔范圍，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，特別是要甄別檔案的保存價值同時，為檔案管理工作提供強有力的支持。

2.更新理念，完善制度

加強檔案規(guī)范化的管理樹立醫(yī)院檔案管理新理念，將醫(yī)院檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，制定科學(xué)、完整、系統(tǒng)的管理制度和質(zhì)量標準以及工作程序，改進檔案管理的方法，對醫(yī)院職能部門科室的檔案及時收集歸檔，進行集中統(tǒng)一管理。并建立相應(yīng)的考核制度，逐級嚴格把關(guān)，責(zé)任到人，將醫(yī)院檔案管理納入科室管理責(zé)任書之中，與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，將檔案管理工作與職能部門、科室負責(zé)人業(yè)績考核獎懲掛鉤，明確職能部門和科室檔案工作的管理責(zé)任，抓好歸檔材料的收集、整理，使醫(yī)院檔案管理形成信息搜集及時化、管理標準化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

3.加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作創(chuàng)新的主體，是管理工作的組織者和實施者，因此，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，可以建立經(jīng)常化、制度化培訓(xùn)制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作人員也應(yīng)定期進行考核，制定獎懲制度，充分調(diào)動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。其次，檔案人員要通過深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，并在熟悉檔案室藏基礎(chǔ)上，熟練快速地提供利用。

4.引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

現(xiàn)代化設(shè)備，有利于現(xiàn)代化檔案管理，利用計算機來管理醫(yī)院檔案可大大減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，可大大節(jié)約人力、物力、財力，大大提高檔案管理的工作效率，計算機管理檔案是當今社會醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。以電子文件形式存儲醫(yī)院檔案，可擴大存儲的內(nèi)容和范圍，延長儲存時間，但電子文件形式并不能完全替代傳統(tǒng)的檔案儲存方式，應(yīng)兩種形式結(jié)合用于檔案管理。醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)做到：人事檔案、病歷檔案以及文書管理的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實際情況逐漸發(fā)展，循序漸進走向醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，避免資源浪費。

參考文獻：

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