探究成本管理新理念
——信息系統(tǒng)成本管理

上海立信會計學(xué)院 孔令嫻 王少倫

探究成本管理新理念
——信息系統(tǒng)成本管理

上海立信會計學(xué)院 孔令嫻 王少倫

粗框的成本管理模式是我國工業(yè)化進(jìn)程的最大障礙，將信息系統(tǒng)融合到工業(yè)化的成本管理中，為我國企業(yè)進(jìn)一步改革指明了方向。文章首先對信息系統(tǒng)做簡單介紹，再從企業(yè)成本管理水平較低的原因入手，進(jìn)而分析信息系統(tǒng)在企業(yè)成本管理中的優(yōu)勢，最后著重探究信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理的有效途徑。

信息系統(tǒng)；成本管理；成本控制

當(dāng)前我國的工業(yè)化進(jìn)程遇到很多方面的阻礙，其中很重要的一方面是企業(yè)成本管理水平較低，浪費(fèi)嚴(yán)重，企業(yè)擴(kuò)大再生產(chǎn)資金不足。可見，我國工業(yè)化的難點(diǎn)和重點(diǎn)是成本管理，“信息化和工業(yè)化深度融合”首先是信息化與成本管理的融合，即運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理。

1信息系統(tǒng)概述

信息系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是一套軟件系統(tǒng)，是軟件公司根據(jù)企業(yè)成本管理的整個流程特點(diǎn)而量身定制的。信息系統(tǒng)實(shí)施的硬件基礎(chǔ)是企業(yè)所有部門配備電腦，開通局域網(wǎng)；軟件基礎(chǔ)是安裝統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。企業(yè)的任何部門在進(jìn)行成本活動前，需要在信息系統(tǒng)上登錄，信息系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)置，在后臺進(jìn)行復(fù)雜運(yùn)算，最后反饋成本管理意見。比如，生產(chǎn)車間接到生產(chǎn)任務(wù)，到倉庫領(lǐng)取材料，必須先登錄信息系統(tǒng)，輸入生產(chǎn)某種產(chǎn)品、多少產(chǎn)量，信息系統(tǒng)經(jīng)過后臺的計算，提示可以領(lǐng)取的材料種類及數(shù)量，并自動打印領(lǐng)料單。生產(chǎn)車間憑這張領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)料。倉庫必須嚴(yán)格按照領(lǐng)料單發(fā)出原材料。顯而易見，使用了信息系統(tǒng)，避免了生產(chǎn)部門領(lǐng)取材料種類或者數(shù)量的錯誤，為企業(yè)節(jié)約了成本。

信息系統(tǒng)的最終目的是提高企業(yè)資源的利用效率，節(jié)約企業(yè)的運(yùn)作成本，增加企業(yè)的獲利能力。

2我國企業(yè)成本管理水平低的原因

近年來，在國際匯率上升與國內(nèi)物價上漲的雙重壓力下，我國企業(yè)產(chǎn)品價格不斷攀升，銷售萎縮，企業(yè)資金循環(huán)不暢，無力擴(kuò)大再生產(chǎn)，工業(yè)化進(jìn)程受阻。可見，產(chǎn)品價格提高是工業(yè)化進(jìn)程受阻的根本原因。有效的成本管理是控制產(chǎn)品價格的重要途徑。然而，當(dāng)前我國企業(yè)成本管理水平較低，這主要由兩方面的因素造成。

第一，成本管理涉及數(shù)據(jù)量大

現(xiàn)代企業(yè)的工業(yè)化生產(chǎn)將產(chǎn)品的生產(chǎn)過程劃分為很多獨(dú)立的生產(chǎn)工序，每道生產(chǎn)工序的成本包括材料、人工以及間接費(fèi)用。因?yàn)楣I(yè)化生產(chǎn)的復(fù)雜性，僅僅一種產(chǎn)品的一道工序可能就需要投入幾百種甚至上千種材料，同時人工以及間接費(fèi)用涉及到的成本數(shù)據(jù)也相當(dāng)廣泛。可想而知，對于產(chǎn)品眾多的工業(yè)化企業(yè)，生產(chǎn)工序紛繁復(fù)雜，每道生產(chǎn)工序涉及的材料、人工、費(fèi)用等成本數(shù)據(jù)相當(dāng)龐大。

第二，數(shù)據(jù)存儲分散

成本管理的相關(guān)數(shù)據(jù)分散在企業(yè)的各個部門，比如生產(chǎn)投領(lǐng)料數(shù)據(jù)在倉庫，人工投入在生產(chǎn)部門，折舊費(fèi)在財務(wù)部門，不同部門分別掌握一部分成本數(shù)據(jù)，這就造成了企業(yè)在生產(chǎn)過程中無法及時宏觀上核算產(chǎn)品的實(shí)際成本。只有當(dāng)生產(chǎn)結(jié)束后，所有部門掌握的數(shù)據(jù)集中起來，才能夠計算產(chǎn)品實(shí)際成本，但此時生產(chǎn)已經(jīng)結(jié)束，浪費(fèi)已經(jīng)發(fā)生。

3信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理的優(yōu)勢

在我國企業(yè)成本管理水平普遍不高的情況下，黨的十八大提出了“推動信息化和工業(yè)化深度融合”，為我國成本管理改革指明了方向。那么，信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理具有哪些優(yōu)勢，是否能夠從本質(zhì)上提高企業(yè)成本管理能力。筆者認(rèn)為信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理具有如下三方面優(yōu)勢：

第一，準(zhǔn)確且快速的數(shù)據(jù)計算能力

信息系統(tǒng)采用計算機(jī)進(jìn)行成本管理，計算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)在于計算準(zhǔn)確和迅速。一方面，信息系統(tǒng)能夠精確到小數(shù)點(diǎn)后五位，這對于高科技企業(yè)的材料投放量管理尤為重要；另一方面，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)計算速度已經(jīng)進(jìn)入云時代，快速的成本計算使企業(yè)能夠掌握實(shí)時的成本資料。

第二，所有部門數(shù)據(jù)共享，及時發(fā)現(xiàn)偏差

信息系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)所有部門的數(shù)據(jù)聯(lián)結(jié)起來。成本項(xiàng)目發(fā)生后，企業(yè)不同部門的工作人員將分散的零散成本數(shù)據(jù)及時錄入信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)對生產(chǎn)材料領(lǐng)用、車間工序加工、產(chǎn)品完工入庫等業(yè)務(wù)進(jìn)行動態(tài)的反映，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。企業(yè)能夠及時地對生產(chǎn)過程中偏離計劃成本的材料、人工等成本支出實(shí)時地進(jìn)行揭示，及時發(fā)現(xiàn)超過標(biāo)準(zhǔn)成本的消耗，有利于企業(yè)迅速制定改進(jìn)措施，糾正偏差，以達(dá)到降低成本的目的。

第三，預(yù)算產(chǎn)品成本

面對日益激烈的市場競爭，企業(yè)經(jīng)常需要做出是否承接某訂單的決策。信息系統(tǒng)能夠利用計劃成本下的單位產(chǎn)品成本或歷史產(chǎn)品單位成本，預(yù)測任意產(chǎn)量下的產(chǎn)品成本，迅速計算出接單生產(chǎn)對利潤的影響，為銷售決策提供強(qiáng)有力的科學(xué)依據(jù)，從而避免積極銷售行為的錯失或后續(xù)機(jī)會成本的增加。

4信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理的途徑

信息系統(tǒng)采用“事先計劃、事中控制、事后分析”的管理思想和管理流程進(jìn)行成本控制。

（1）事前計劃

事前計劃是整個成本管理的起點(diǎn)，簡單來說就是在生產(chǎn)過程開始前，制定一套符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的計劃成本體系。合理有效的計劃成本體系是企業(yè)在各個部門密切配合、反復(fù)研究和測算制定出未來某個時期內(nèi)各種生產(chǎn)條件(如生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、能力利用等)處于正常狀態(tài)下的計劃成本。比如，企業(yè)根據(jù)歷年的統(tǒng)計資料計算出生產(chǎn)某種產(chǎn)品需要投入的物料清單、人工清單以及物料單價等信息，這個統(tǒng)計資料存儲在信息系統(tǒng)后臺，生產(chǎn)過程一旦開始，信息系統(tǒng)可以快速計算出需要投入的各項(xiàng)成本數(shù)量及金額。計劃成本是進(jìn)行成本管理的依據(jù)和基礎(chǔ)。

信息系統(tǒng)成本管理與傳統(tǒng)成本管理相比，一個重要的優(yōu)勢就是計劃成本的實(shí)時更新。信息系統(tǒng)由于高速的數(shù)據(jù)運(yùn)算能力，可以根據(jù)最新的技術(shù)水平以及材料價格對計劃成本進(jìn)行快速更新，更新頻率能夠達(dá)到每五天、甚至每天更新。而傳統(tǒng)成本管理中計劃成本的更新頻率為每年或者每三年。在技術(shù)飛快發(fā)展的今天，計劃成本的高速且準(zhǔn)確更新對于成本管理是非常重要的。

（2）事中控制

事中控制是企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)行過程中，信息系統(tǒng)及時提示企業(yè)發(fā)生了成本浪費(fèi)，并迅速采取相關(guān)措施。

1）原材料成本管理。事前計劃階段，信息系統(tǒng)已經(jīng)制訂了詳細(xì)的物料清單。生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)后，生產(chǎn)部門必須嚴(yán)格按照物料清單領(lǐng)料。在生產(chǎn)過程中，如果發(fā)生領(lǐng)用的原材料不夠使用，需要再次領(lǐng)料，必須由生產(chǎn)人員登錄信息系統(tǒng)，向信息系統(tǒng)發(fā)出增加投料的申請，信息系統(tǒng)再次核算產(chǎn)品的成本并與售價比較，將比較的結(jié)果反饋企業(yè)管理人員，當(dāng)管理人員復(fù)核許可后，信息系統(tǒng)才可以打印新的領(lǐng)料單。

2）人工成本管理。與原材料成本管理類似，當(dāng)企業(yè)需要增加生產(chǎn)產(chǎn)品的人工投入時，必須取得管理人員的許可。因?yàn)椴煌炀毘潭鹊募夹g(shù)工人做相同工作所需要的時間差別很大，獲取的報酬也不相同，信息系統(tǒng)可以通過復(fù)雜的計算，直接計算得出使用哪位技術(shù)工人生產(chǎn)某種產(chǎn)品的成本最低，為企業(yè)節(jié)約成本。

3）間接費(fèi)用管理。間接費(fèi)用包括修理費(fèi)、水電費(fèi)、車間管理人員薪資等。當(dāng)企業(yè)維持一定的生產(chǎn)規(guī)模時，間接費(fèi)用浮動相對較小。信息系統(tǒng)進(jìn)行間接費(fèi)用管理時采取鼓勵節(jié)約的方法，即當(dāng)間接費(fèi)用降低時，信息系統(tǒng)向管理層發(fā)出獎勵相關(guān)人員的提示。

4）售價管理。信息系統(tǒng)根據(jù)原材料、人工以及相關(guān)費(fèi)用的投入量，計算單位產(chǎn)品的成本，當(dāng)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的成本有超過售價的跡象時，馬上向相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)出預(yù)警。企業(yè)需要采取一系列措施避免虧損，包括進(jìn)一步控制成本、提高售價以及放棄訂單等。

（3）事后分析

事后分析是企業(yè)生產(chǎn)過程結(jié)束后，信息系統(tǒng)自動計算實(shí)際發(fā)生的成本與計劃成本的差異，即超額成本，分析超額成本產(chǎn)生的原因，追查責(zé)任部門。

超額成本原因有很多，包括計劃成本制定不合理；成本管理存在漏洞；企業(yè)外部因素等。很多情況下，同一個超額成本可能是由兩個或兩個以上的原因造成的。存在多種原因的情況下，需要量化每種原因的影響程度。進(jìn)一步確定責(zé)任部門，且納入部門考核指標(biāo)之內(nèi)。也就是建立部門與超額成本的負(fù)責(zé)制度，及時、準(zhǔn)確地考核各部門成本管理的實(shí)施情況。對于成本管理不認(rèn)真的部門，實(shí)施嚴(yán)格的懲罰措施，矯正該部門的不利活動,督促該部門發(fā)揮有效的成本管理職能。從根源上開始改進(jìn)成本管理控制工作，將成本管理落到實(shí)處。

總之，信息系統(tǒng)可以有效監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營活動的全過程，成本控制對象延伸到所有部門，控制形態(tài)從事后控制轉(zhuǎn)化為事中控制，真正實(shí)現(xiàn)了全方位有計劃的成本管理。然而，當(dāng)前使用信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理的企業(yè)為數(shù)不多，管理手段也處于低級階段，希望本文能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)行成本管理提供新理念，為企業(yè)利用信息系統(tǒng)進(jìn)行成本管理提供幫助。

[1]賴曉烜.對ERP環(huán)境下企業(yè)財務(wù)管理問題的幾點(diǎn)思考[J].中國管理信息化,2012(11)：14-15.

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孔令嫻（1982－），女，漢族，天津人，上海立信會計學(xué)院助教，碩士研究生，研究方向：信息系統(tǒng)原理與應(yīng)用。王少倫（1994－），男，漢族，上海人，本科生在讀，上海立信會計學(xué)院財務(wù)管理系學(xué)生。