匯文系統下期刊訂購中的問題與對策

倪 琪

（南京曉莊學院圖書館，江蘇 南京 211171）

期刊是連續出版物中的一種，時時面臨著征訂號、ISSN號、刊名、出版頻率、價格等信息變化，如何應對這些信息變化，是圖書館在期刊訂購工作中應重視的問題。在匯文文獻信息服務系統（以下簡稱匯文系統）訂購組織的訂購目錄下，用往年批量續訂方法形成新的年度批次期刊訂購明細表后，對照新年度Excel期刊訂購清單，采用”刪除、更改、增加”方法完善新的年度批次期刊訂購明細表。所謂的“刪除、更改、增加”是指：在往年批量續訂形成的新的年度批次期刊訂購明細表中，刪除本年度沒有訂購的期刊訂購明細；更改有變化的期刊訂購信息；增加新增刊的訂購明細和MARC記錄。以下是在訂購期刊過程中出現的一些問題和解決方法。

1 訂購期刊過程中遇到的問題和原因

1.1 兩條訂購明細記錄共同對應一條MARC記錄

在連續出版物子系統訂購組織的“訂購目錄”—“發行商”—“新的年度批次訂購明細表”中（以下簡稱“新年度批次訂購明細表”）有兩條不同的訂購明細記錄，共同對應同一條MARC記錄。原因是：它們是不同版次不同征訂號的同種刊。兩者刊號相同、ISSN相同，故是同種刊，在匯文系統里共同對應同一條MARC記錄；它們因征訂號不同，刊名為不同版次的同種刊名，因而有兩條不同的訂購明細記錄。例如：80-571《輔導員（中旬學法指導版）》（原小學教學版）與80-987《輔導員（下旬教學研究版）》（原中學教學版），兩者刊號相同（11-1333）、ISSN相同（0427-7112），故是同種刊，在匯文系統里共同對應同一條MARC記錄；由于兩者征訂號分別是80-571和80-987，刊名分別是《輔導員》的不同版次（中旬版和下旬版），故在新年度批次訂購明細表中擁有兩條訂購明細記錄。

1.2 不能保存“訂購信息”中的信息

期刊的征訂號、出版頻率等訂購信息發生變化時，在訂購組織的“訂購信息”中修改信息后，點“保存”按鈕時，出現“存在外鍵作用，不能操作”的對話框，表明不能將已修改好的信息進行存盤。例如：《群眾》原征訂號是28-018，新征訂號為131-64，在“訂購信息”的“征訂號”信息中，將原征訂號28-018更改為131-64，再點“保存”按鈕時，顯示不能存盤保存。原因是已對該條訂購明細記錄進行了發訂，所以不能保存修改后的記錄。

1.3 無法找到與征訂號相對應的訂購明細記錄

1.3.1 無法找到與征訂號相對應的訂購明細記錄，匯文系統無與其對應的MARC記錄

在用往年批量續訂方法形成的新年度批次訂購明細表中，無法找到新年度Excel期刊訂單中部分刊的記錄，在匯文系統里也找不到與其對應的MARC記錄。原因有兩種情況：

①從未被訂購過的新增刊。由于是新增刊，從未被訂購過，往年年度批次訂購明細表中無此刊訂購明細，在按往年批量續訂方法產生的新年度批次訂購明細表中，也無此刊的訂購明細，在匯文系統里也無相對應的MARC記錄。例如：在本館2014年Excel期刊訂單中，刊號為1992-1985的進口港臺刊《傳播與社會學刊》是新增刊，由于本館從未訂購過此刊，在用往年批量續訂方法復制產生的2014-01批次訂購明細表中，自然無《傳播與社會學刊》的明細記錄，匯文系統也無與1992-1985征訂號對應的MARC記錄。

②不同的發行商導致同種刊征訂號不同。不同發行商對同一種期刊采用的征訂號是不同的，導致期刊的征訂號因發行商的不同而不同。本館每年的期刊訂購是交給當年中標發行商訂購的（包括數據），如果由于中標發行商有變化，那么本館期刊征訂號就會隨之發生變化。例如：《中國歷史地理論叢》原征訂號是原發行商提供的Z1790，而新的發行商為此刊提供的新征訂號為152-94，導致同一種期刊征訂號不同。由于新年度批次期刊訂購明細表是按往年批量續訂方法復制續訂的，如果原發行商下的往年訂購明細表中某期刊是原征訂號，那么，在新年度批次期刊訂購明細表中此刊也是原征訂號，無法從中找到新年度Excel期刊訂單中新發行商提供的新征訂號。例如：在原發行商下的2013-01批次訂購明細表中，《中國歷史地理論叢》的征訂號是原征訂號Z1790，故在復制2013-01批次訂購明細表產生的2014-02批次訂購明細表中，《中國歷史地理論叢》的征訂號也是原征訂號Z1790，無法從2014-02批次中找到新年度Excel期刊訂單中新發行商提供的新征訂號152-94。用《中國歷史地理論叢》新征訂號152-94在匯文系統里檢索，也無法檢索到它的MARC記錄，因為匯文系統里只有原征訂號為Z1790的《中國歷史地理論叢》MARC記錄。

1.3.2 無法找到與征訂號相對應的訂購明細記錄，匯文系統里有與其對應的MARC記錄

在用往年批量續訂方法復制續訂的新年度批次訂購明細表中，無法找到新年度Excel期刊訂單中部分刊明細記錄，在匯文系統里卻有與其對應的MARC記錄。例如：在通過2013年批量續訂方法產生的2014年批次訂購明細表中，無法找到2014年Excel期刊訂單中《設計新潮》的訂購明細記錄，而在匯文系統里能找到4-882《設計新潮》的MARC記錄。原因如下：

①征訂號未在“訂購信息”中更新。當期刊征訂號發生變化時，訂購組織的“訂購信息”中的征訂號仍是原征訂號，沒有被更新，故無法在新年度批次訂購明細表中找到新年度Excel期刊訂單中此刊新征訂號的明細記錄；但由于此刊在匯文系統MARC記錄中更新了征訂號，所以能從匯文系統中找到與此刊新征訂號相對應的MARC記錄。由于沒有同步更新“訂購信息”與MARC記錄中的征訂號，以致該刊在新年度批次訂購明細表中是原征訂號訂購明細記錄；在匯文系統的MARC記錄中是新征訂號。以本館2014年Excel期刊訂單中的《設計新潮》為例，征訂號發生變化時，“訂購信息”中仍是沒有被更新的原征訂號4-441，故無法在2014-02批次訂購明細表中找到該刊新征訂號4-882的明細記錄；但能在匯文系統里檢索到《設計新潮》的MARC記錄，因為匯文系統MARC記錄中的征訂號更新為4-882了。

②“斷頭刊”。往年曾訂購過而中間中斷了訂購，新年度再次訂購的這種期刊屬于“斷頭刊”。因為曾訂過“斷頭刊”，故在匯文系統里有該刊的MARC記錄；由于在中斷訂購的年度批次訂購明細表中沒有“斷頭刊”的訂購明細，故在按往年批量續訂產生的新年度批次訂購明細表中也沒有此“斷頭刊”的明細記錄。例如：《瑞麗伊人風尚》在2012年本館曾訂購過，故在匯文系統里有此刊的MARC記錄；但在2013年本館沒有續訂，故在中斷訂購的2013年的訂購明細表中無《瑞麗伊人風尚》明細記錄，按2013年的訂購明細表批量續訂產生的2014年訂購明細表中，自然也沒有此刊的訂購明細。

2 對策

2.1 不同征訂號的同種刊既可共同對應同一條MARC記錄，也可擁有不同的MARC記錄

2.1.1 共用同一條MARC記錄

如果不同征訂號的同種刊在匯文系統里共用同一條MARC記錄，它們在新年度訂購明細表中則擁有兩條訂購明細。在“現刊簽收”中，分別輸入各自征訂號，它們對應同一條MARC記錄，擁有各自不同的簽收信息。例如：《輔導員（中旬學法指導版）》和《輔導員（下旬教學研究版）》是同種刊，在“現刊簽收”中分別輸入征訂號80-571和80-987，對應同一MARC記錄，得到兩條不同的簽收信息。在裝訂組織中，則可將上旬、中旬、下旬同種刊合訂。

2.1.2 各自擁有不同的MARC記錄

對于不同征訂號的同種刊，先進行系統查重，如果匯文系統里沒有對應的MARC記錄，則對有相同刊號、ISSN號的同種刊MARC進行套錄，并對套錄產生的新MARC記錄的092子字段（訂購號字段）、200子字段（題名與責任者字段）、301子字段（標識號附注子字段）等進行修改存盤，形成不同版次同種刊各自的MARC記錄。例如：《輔導員：少先隊員工作綜合版》，它與《輔導員（中旬學法指導版）》和《輔導員（下旬教學研究版）》同刊號（11-1333）、同ISSN號（0427-7112），只是彼此征訂號不同、刊名相同版次不同，故它們為同種刊。進行系統查重后，對同種刊《輔導員：少先隊員工作綜合版》的MARC進行套錄，并對套錄產生的兩條新MARC記錄的092子字段、200子字段、301子字段修改存盤，形成《輔導員（中旬學法指導版）》和《輔導員（下旬教學研究版）》各自的MARC記錄。

2.2 編輯修改保存“訂購信息”中的信息

對“訂購信息”中征訂號、出版頻率等信息修改后，如果此條明細記錄無法存盤保存，需要檢查這條訂購明細是否已發訂了，如果已發訂，必須先在連續出版物子系統的“訂購組織”中進行“退訂”，然后在其“訂購信息”中修改訂購信息，當所有需要修改的訂購信息都已更改好后，點“保存”按鈕，再點“發訂”—“保存”按鈕，完成對這條明細的保存和發訂。

2.3 完善新的年度批次下的訂購明細表

2.3.1 增加新增刊MARC記錄和訂購明細記錄

對于新增期刊，除了在匯文系統中增加一條相應的MARC記錄，還要在訂購組織的新年度批次訂購明細表中增加其訂購明細記錄。在增加新增刊MARC記錄前，首先要在館藏系統里查重，如果此刊從未訂購過，則在編目子系統中打開“網絡功能”——“啟動Z39.50按鈕，進行“通用檢索目標選擇”，套錄新增刊的MARC記錄；如果無法套錄到與其對應的MARC記錄，可套錄同種類不同版次的期刊MARC記錄進行修改，或建簡MARC，最后進行存盤保存。在訂購組織的“訂購信息”中，填寫好“征訂號”“年價”等訂購信息；進入“訂戶信息”編輯模式后，修改“分配地”“復本”等訂戶信息。

2.3.2 更新因發行商變化而變化的期刊征訂號

在原發行商上個年度Excel訂單中，打開征訂號變化的期刊所在分配地的訂購子清單，利用Excel“查找和選擇”功能，輸入“刊名”檢索，查找出該刊的原征訂號，再到新年度批次的訂購明細表中，找到此刊為原征訂號的明細記錄，在其“訂購信息”中更改征訂號，點“保存”—“發訂”—“保存全部”按鈕。例如：新的訂購年度為2014年，在原發行商2013年Excel期刊訂購清單中，打開《中國歷史地理論叢》所在分配地“報刊閱覽室”的訂購子清單，利用Excel的“查找和選擇”功能，輸入《中國歷史地理論叢》，查找出該刊的原征訂號為Z1790，再到新發行商下的2014-02批次的訂購明細表中，找到征訂號為Z1790的訂購明細，在它的“訂購信息”中，將征訂號Z1790更新為152-94，點“保存”—“發訂”—“保存全部”按鈕，完成對此刊征訂號在“訂購信息”中的更新。

2.3.3 在期刊訂購中對征訂號變化的處理

①在編目子系統里編輯修改。點“文件”按鈕，在“回溯狀態”下打勾，選擇“刊名”等檢索途徑調出MARC記錄。在MARC記錄092子字段中更改征訂號（若無此字段則增加092子字段），存盤保存。如《文學遺產》原征訂號為18-266，新征訂號為80-438，在編目子系統里，通過刊名檢索，調出《文學遺產》的MARC記錄，在092字段中將18-266改為80-438，再點“保存”按鈕存盤，完成此刊征訂號在MARC記錄的更新。

②在連續出版物子系統的訂購組織中修改。在訂購目錄中，打開發行商下新年度批次訂購明細表，選擇需修改信息的訂購明細。在其“訂購信息”中，選擇要修改的征訂號等訂購信息進行編輯修改；另外，還要對此明細記錄“訂戶信息”中的“復本”“分配地”等訂戶信息進行修改。如果此訂購明細已發訂，需先點“退訂”按鈕，再更新訂購信息和訂戶信息，依次點“保存”—“發訂”—“保存”按鈕，完成此明細征訂號在訂購組織中的更新。.

2.3.4 重視查重，完成“斷頭刊”的新增訂購明細記錄

“斷頭刊”因曾被訂購過，匯文系統里有其MARC記錄。點擊“新增中文期刊”按鈕，再點擊“查重”按鈕，系統顯示有相對應的MARC記錄，點“確認”按鈕，系統將此MARC記錄默認為此”斷頭刊”明細記錄下的MARC記錄；以《瑞麗伊人風尚》為例，它在2012年被本館訂購過，本館匯文系統有相對應的MARC記錄，此刊在2013年中斷訂購，于2014年被續訂，屬于“斷頭刊”。依次點擊“新增中文期刊”—“查重”—“確認”按鈕，完成《瑞麗伊人風尚》新增的訂購明細記錄和MARC記錄。

期刊工作以一年為一個周期，周而復始，循環往復。期刊訂購工作是期刊工作的開始，期刊訂購過程中不斷呈現出新的問題，促使我們不斷地去探究和解決。因此，務必做好期刊訂購工作的質量監控，使期刊訂購工作更加合理、規范、有序。