企業干部人事檔案管理的思考

晏鷹

企業干部人事檔案管理的思考

晏鷹

干部人事檔案是國家檔案和企業檔案的重要組成部分，在干部人事管理中發揮著重要作用。但企業干部人事檔案存在的問題直接影響了干部人事檔案管理的質量。文章結合工作實踐，就企業干部人事檔案管理存在的問題進行粗淺分析并提出了相應對策。

干部檔案 人事檔案 檔案管理

干部人事檔案是組織、人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的真實記錄，是解決工資待遇、落實政策的重要憑證，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家和企業檔案的重要組成部分。干部人事檔案工作是一項政策性、業務性、實踐性極強的工作。如何提高干部人事檔案管理水平，更好地發揮干部人事檔案作用，是企業發展過程中必須面對和解決的重要課題。

一、干部人事檔案的重要性

1.干部人事檔案對企業的重要性。就企業來說，把好人才的進出關，做到知人善任、選舉賢能，剔除那些為了找工作、評職稱，辦理假文憑、假證明來蒙混過關的人，是企業把好人才質量的第一關。同時，個人在組織中形成的任免、晉升、定級、調資、獎懲等呈報、審批材料，對于盡可能全面準確地了解員工的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等是非常重要的。因此，做好干部人事檔案管理，對于企業全面地了解干部，正確選拔使用干部具有重要的意義和作用。

2.干部人事檔案對個人的重要性。就個人來說，無論是工作調動、職稱評審、工資調整、離退休辦理、各項證明的出具等等，都以檔案材料的審核為重要依據。每個人都以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，這些歷史以不同的材料形式不斷地補充、添加到個人的檔案中，在特定的時刻發揮著特定的作用。例如退休待遇，按照國家規定，在增加養老金時，向有高級職稱的企業退休科技人員和退休早、基本養老金相對偏低的人員傾斜，這就需要進行職稱、工齡等材料的認定。曾經有位高工，不慎遺失了高工資格證，而不能享受國家優惠政策，后在檔案中查到了其為高工的任職資格文件和聘任文件，社保部門憑此給予辦理享受高工退休人員待遇手續。無論過去、現在和將來，干部人事檔案都伴隨著每個人的一生，并發揮著重要作用。

二、干部人事檔案工作中存在的問題

1.認識不足、重視不夠。企業的中心工作是生產經營、產品銷售、科技研發，追求經濟效益和企業形象是永恒的主題。干部人事檔案工作由于不能給企業的生產經營活動帶來直接的經濟效益，往往得不到應有的重視與關注。有些領導認為干部人事檔案工作就是收集資料、保管的事務性工作，只要能“守好攤”、不丟失、不泄密，能應付查檔就行了。因此，一些單位領導往往忽視人事檔案工作，沒有將人事檔案工作納入議事日程，形成了“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。

2.檔案管理人員認識不清、水平不高。有的干部人事檔案管理人員，由于自身的知識水平與專業素質的局限，對干部人事檔案工作的重要性認識不夠，對中組部和上級組織關于干部人事檔案管理的要求和政策規定不夠了解，從而使其在管理工作產生了各種各樣的問題，造成后期疲于奔命，窮于應付的局面。如不清楚干部人事檔案十大類的具體內容；不知道如何收集與整理；不能明確劃分歸檔范圍；不了解利用、轉遞、接收干部人事檔案都有哪些具體規定與注意事項；不具備基本的專業素質，造成檔案材料內容嚴重缺失，特別是學歷學績、培訓、考核、工資、任免、獎勵、勞動合同等關鍵內容的缺失情況尤為突出；不能及時修補應保護的材料，以致加劇了檔案材料的破損等。干部人事檔案工作絕不是簡單地把材料放進檔案袋中就完事，而是具有非常強的政策性、專業性、實踐性和技術性，關系到黨和組織的政策落實和每個人的實際切身利益。除此之外，很多單位的干部人事檔案管理人員多為兼職，且變動較為頻繁，人員的穩定性差和業務知識的貧乏等因素，在一定程度上制約了干部人事檔案管理的效率和功能。

3.檔案內容陳舊簡單，真實性完整性不足。在實踐過程中可以看到，不少人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別、學歷、入職時間等基本信息，而反映個人工作能力、近期工作經歷、工作業績、業務專長、學習簡歷、技能培訓、獲獎情況、家庭成員情況等方面的現實材料少。有的甚至還是十多年前的履歷表，信息沒有及時更新，給人事檔案的利用造成了不便。有的人出于自己的私利，怎么有利就怎么寫，檔案材料內容前后不符，出生年月公歷、農歷填寫隨意；參加工作時間、入黨時間也是大致年月，每次填寫也往往不一致；姓名改變后不寫曾用名，隨意性較大，等等。這種人事檔案既不能為選人、用人提供參考，又會影響企業員工的正常晉升與全面評估，不僅造成企業管理成本的增加，而且破壞了人事檔案內容的完整與統一，不能全方位地反映員工的真實面貌，人事檔案的效力大打折扣。

4.畢業生對人事檔案的重視程度不夠。隨著市場經濟的發展，人才流動的社會化，一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，還有一些就職于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘了”自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度，聽之任之，孰不知將來的干部身份確認、職稱評審、調整工資、退休辦理社會保險、養老保險審核等等均要以原始檔案記錄的年齡、工資、待遇、職務等材料為重要依據。據悉，全國各級人才流動中心至少有60萬份人事檔案被主人拋棄。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用，使“一紙定終身”的傳統人事檔案陷入可有可無的尷尬境地。

5.硬件設施配備較差。由于對人事檔案管理不重視，企業在設施配備上基本采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、庫房為一體，庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施不配套，安全措施手段也停留在較低的水平，工作必須的裁紙刀、打孔機、干部人事檔案盒、隔頁紙等工具載體也配備不全，致使檔案裝訂不全，也不規范，達不到檔案管理工作的科學化、規范化要求。

6.檔案管理不適應形勢發展的要求。在數字化、網絡化、信息化的今天，要及時準確地把人員變化的信息進行記錄、分析和管理，需要完備的信息系統和具備一定素質的人才，但企業人事檔案的管理手段的滯后性已經嚴重制約了人事檔案管理的發展。許多單位仍是手工操作，使得檔案不易于檢索利用。即使一些已經運用計算機的單位，也因人員素質、系統功能、資金等原因而未能達到預期目標。除此之外，檔案轉遞不及時，操作程序不規范也是一個重要問題。有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的單位違反規定，干部人事檔案不通過機要交通轉遞，而當成普通郵件或快遞寄送；還有的單位不填寫干部人事檔案轉遞通知單，檔案不密封，也不加蓋密封章，隨意交由本人自帶，致使篡改、丟失干部人事檔案的現象時有發生。這些現象既不利于企業干部人事檔案的規范化管理，也不利于檔案完整性、真實性的保證，從而影響個人事業的發展。

三、企業干部人事檔案管理的對策與思考

1.提高認識、加強領導。加強干部人事檔案管理，領導重視是關鍵。應把干部人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實可行的計劃、采取積極有效的措施來促進干部人事檔案工作的開展。組織人事部門要有分管的領導主抓干部人事檔案工作，從組織上保障檔案工作順利開展，真正把干部人事檔案工作當作經常性的大事來抓。要結合本單位的實際情況，提出具體工作目標，做到有計劃、有部署、有督察、有落實，發現問題及時解決。建立干部人事檔案管理達標升級考核機制，對干部人事檔案工作實行定級定量考核，不斷提高干部人事檔案工作管理水平。

2.完善干部人事檔案管理制度、優化收集歸檔流程。企業干部人事檔案管理制度是企業干部人事管理活動的重要依據，根據企業管理理念和企業干部人事檔案工作實踐制定的干部人事檔案管理制度，是實現企業干部人事檔案管理工作有“法”可依、有規可循的重要依據。干部人事檔案管理制度的制定要全面落實《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等法律法規，提升企業干部人事檔案工作的規范性與科學性，促進企業干部人事檔案工作的與時俱進、全面發展。因此優化干部人事檔案的收集、整理歸檔、保管利用等流程就勢在必行，為企業干部人事檔案工作的信息化創造有利條件，促進企業干部人事檔案工作的現代化與繁榮。

3.加強培訓、提高干部人事檔案管理人員素質。干部人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員。要選取政治素質好、責任感強、堅持原則、嚴守紀律、忠誠可靠、意志堅定，保守秘密、遵守制度、善于學習、刻苦鉆研、身體健康、熟練操作多種辦公自動化信息化設施、無不良嗜好的人管理干部人事檔案。采取面授、傳幫帶、自學等多種方式，使其熟悉干部人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其要熟悉中組部和上級組織人事部門的政策法規、有關規定和要求。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高干部人事檔案材料的質量。

4.嚴格審核、充實內容。要進一步完善干部人事檔案材料的審核把關，有計劃地開展干部人事檔案審核工作。首先，要注意審核檔案的內容是否客觀真實。就審核中發現的干部出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷等信息前后不一致的，要按政策規定予以確認，并根據確認結果更新相關信息。其次，要注意審核的檔案材料手續是否完備。如審核中發現材料沒有單位蓋章、沒有落款時間、沒有審批意見，均須補辦有關手續或重新補填有關材料。最后，要注意豐富人事檔案內容，增加反映人員個性化、綜合能力的材料。如非企業統一組織的、個人參加的培訓，以及通過考試、考核取得的職業資格證書；相關的專業技術（管理）水平、專業方面突出的業績證明；創造發明、專利、及科研成果記錄；參加重點項目的經歷；個人管理風格；職業興趣；近期工作成績、貢獻能力；以及個人在社會、經濟活動中的動態記錄等材料。這些個性化的材料，能改變以往干部人事檔案內容僵化的面孔，使我們看到干部人事檔案留存的不只是一個人的幾個關鍵節點，而是一個人一條脈絡清晰連貫的職業生涯軌跡。

5.加強干部人事檔案工作的基礎建設。根據《干部檔案工作條例》第二十七條規定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、防盜門、防盜窗，有條件的配置報警器。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施要求：溫度14℃～24℃，相對濕度45%～65%。實行檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開。同時要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。干部人事檔案部門應積極找領導匯報工作，提出困難和要求，爭取得到領導的支持，做好檔案管理設施的配備與更新。工作上必須的裁紙刀、打孔機、檔案盒、隔頁紙等工具載體盡量配備齊全，為提高工作質量提供保障。

6.加強信息化建設，提高干部人事檔案管理水平。要積極引進或研發人事檔案管理信息系統，有效整合企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理信息系統，實現企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理信息系統的無縫對接。積極開展有效的數據收集、分析、歸納，開展信息管理建設及信息流動渠道設計與關鍵環節確定等具體工作。借助信息化管理平臺，實現企業人員的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息保存、信息使用的自動化監控，實現企業人員信息利用效率的最大化。把企業人員的信息管理事后模式改變為企業信息資源配置與管理的即時模式，充分發揮人事檔案管理信息系統在企業人力資源管理活動中的支撐作用。

干部人事檔案工作是人力資源工作的重要組成部分，在新的社會發展形勢下必須采取有效措施，與時俱進，積極探索干部人事檔案的現代化管理模式，不斷完善和改進，為企業的發展提供更好的服務。

[1]楊宏芳.加強企業干部人事檔案管理對策思考.經濟技術協作信息，2013（34）

[2]陳莉，龔媛媛.企業干部人事檔案管理的體會和思考.機電兵船檔案，2008（2）

（作者單位：中國鐵建重工集團 湖南長沙 410100）

（責編：若佳）

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