高校二級院系研究生秘書應有的素質要求

景譯衛 李亞非

高校二級院系研究生秘書應有的素質要求

景譯衛 李亞非

近年來，我國的高等教育不斷發展，各高等院校的研究生招生規模不斷擴大，很多高校由于研究生管理工作過于龐雜，都將研究生管理工作下放到二級學院，二級學院在研究生的管理工作中引入了研究生秘書，由研究生秘書負責研究生日常事務。因此，提高研究生秘書的素質，是加強和改進研究生管理工作的前提。

一、研究生秘書的工作職責

研究生秘書主要是在二級學院相關負責人的領導下，運用科學的管理方法，靈活協調本院研究生教學的各項工作，工作內容較多，覆蓋面較廣，主要有以下職責：

（一）負責研究生招生錄取工作

協助本學院的研究生管理老師做好研究生的招生前準備工作及入學后的考試、評卷、復試、錄取等相關工作。

（二）協助開展研究生培養工作

整理總結各種研究生培養計劃，研究生導師選擇，編制研究生課程表，負責協調安排研究生的考試、成績錄入、成績存檔，檔案管理，參加學校對研究生的教學工作的質量評估，審核研究生論文，對研究生和導師的情況進行了解。

（三）協助做好研究生學位授予工作

對研究生的畢業論文答辯進行安排，組織研究生論文審閱，協助評分委員會做好相關準備工作。組織本學院的研究生學位授予工作，對博士生導師的審核評估進行整理，對整個學院研究生學位評定委員會要求的相關事宜進行落實，保證研究生學位授予的相關工作順利進行。

二、高校二級院系研究生秘書應有的素質

研究生秘書在管理各種研究生相關的日常事務中起著重要作用，復雜的研究生日常事務需要研究生秘書具備良好的業務素質，其業務水平的高低關系研究生事務處理的好壞與否，關系著學院研究生培養能否順利進行。研究生秘書應具備以下素質：

（一）強烈的服務意識。研究生秘書在研究生管理工作中應該樹立服務意識，對研究生進行人性化的管理，以更好的促進研究生的學習和學院研究生教育工作的開展。在工作中始終要堅持服務師生的意識，為學院領導的管理服務，為研究生的學習服務，為導師的教學服務。同時要做好研究生和導師之間的溝通工作，保證研究生和導師間的溝通零障礙，形成學生尊敬老師，老師理解學生的良好教學氛圍。

（二）扎實的文字功底。研究生秘書在協助院領導完成管理工作中，不但要積極的建言獻策，還要幫助領導做好會議記錄，起草文件，讓學生和導師清楚二級學院的研究生管理政策，這就需要研究生秘書具備良好的文字功底。在日常的管理工作中，要不斷學習、實踐，加強自己的文字訓練，做到文件編寫格式正確、條理清晰、意思表達明確、語言簡練、語句通順。

（三）較強的語言表達能力和協調溝通能力。研究生秘書向下要和研究生進行溝通，向上要和學校領導、二級學院領導、研究生導師進行溝通，所以要具備良好的語言表達能力和良好的語言溝通能力。擁有良好的語言表達能力才能向研究生準確的傳達上級領導和文件的精神，做好學生的疑難解答工作，在向領導匯報工作中才能簡單、明了、有重點、有條理。擁有良好的協調溝通能力，才能處理好研究生和導師之間的關系，處理好研究生和學院之間的關系，處理好和自己工作相關聯部門的關系，將各個部門、不同人群之間存在的問題進行靈活的處理，才能保證研究生教育管理工作的順利進行。

（四）較高的信息技術利用能力。研究生管理的工作相當繁重，在面對大量工作的情況下，研究生秘書要具備較強的信息技術利用能力，才能提高工作效率，提升管理水平，降低管理難度。傳統的研究生管理中經常采用電話通知，但是由于老師上課、出差等情況不方便接聽電話，可以采用短信或者郵件的方式通知對方，獲取自己需要的材料信息，充分利用信息技術和軟件平臺縮短電話通知、文件傳達、數據統計等事務的時間，如：數據統計中，充分利用現有的統計分析軟件，Excel進行數據的錄入和排序，Spass進行數據分析，可大大減少數據整理時間。

（五）較好的職業道德和敬業精神。研究生秘書的工作面廣，涉及到研究生工作的各個方面；工作內容復雜，凡是和研究生相關的內容都需要研究生秘書出面處理；還承擔著整個學院研究生管理的責任，要對學院負責，對每個研究生負責。所以研究生秘書的工作必須做的細致，必須本著對全體研究生負責的態度去做，要具備高度的責任感和自信心，要清楚自己所處崗位的職責，要對自己的能力充滿自信，相信在自己的努力之下一定能夠做好。

（六）良好的心理素質和個人修養。研究生秘書在工作中會面對各種層級的人，如：領導、導師、研究生、同事等等，會接觸到不同事情，很多時候接觸的人可能脾氣或者態度不好，接觸的事情比較難處理或者容易得罪人，自己在面對這些人處理這些事情的過程中肯定會受委屈，惹麻煩，這就要求研究生秘書不管面對什么樣的人都要注重自己的修養，努力和對方溝通，處理任何事情都不要慌張，要有條不紊、按章辦事，在長時間的磨礪中養成良好的心理素質，學會寬容待人。

（七）科學的管理意識與統籌規劃能力。研究生秘書在整個二級學院中是處于中層管理的職位，在進行本職工作的時候一定要更多的去關注學校的發展目標，學院的工作方針，在清楚了解整個學校發展計劃的狀態下進行研究生管理工作。清楚自己的工作流程，知道每個具體細節，在管理中學會分輕重緩急，學會制定工作計劃，對整個年度工作要有統籌安排，明確年度目標，在工作中細致、扎實，能夠統籌全局，又能規劃細節。

三、結語

研究生秘書是各大高校研究生管理工作的重心，關系著整個研究生培養的質量，在研究生秘書的選用中，要注重各項能力的綜合發展。現任研究生秘書要在工作中不斷提高自己的服務意識，提升業務水平，增強業務技能，學會協調各個部門和人群的關系，讓自己朝著綜合全面的方向發展。各大高校也要重視研究生秘書的工作，增加對他們的薪資待遇，調動他們工作的熱情和積極性，吸引更多優秀的人才參與到高校研究生管理中來，提升我國的研究生教育質量。

[1]趙麗彬.新時期高校二級學院行政秘書如何提高工作效率[J].中國科技信息,2006(22):204-205．

[2]劉翠瓊.高校研究生秘書的工作職責、性質與素質要求[J].中國科技創新導刊,2010(14):175．

[3]呂櫻.淺談關于研究生秘書工作的思考[J].青年文學家,2012(3):116-117

景譯衛（1986.3），女，吉林長春，吉林農業大學馬克思主義學院研究生秘書，思想政治教育碩士。

李亞非（1978.2）吉林長春，女，吉林農業大學馬克思主義學院教學秘書，社會學碩士，助理研究員。