試論辦公室工作對文書的要求

康孝菊

【摘 要】辦公室文書工作不但要求工作人員的素質較高，由于同時還要為領導同志服務而且要求文書工作人員的知識較為淵博、專業能力較強、嚴謹的工作態度和良好的工作作風。先根據筆者對文書工作的經驗對辦公室文書工作的要求做一闡述。

【關鍵詞】辦公室工作 文書 要求

在現代社會，經濟文化的發展日新月異，對各行各業的要求也是越來越高，同樣對于辦公室文書工作的要求也是隨著社會的發展要求越來越嚴了。現代社會條件下，辦公室文書的工作內容也不僅僅限于工作運轉傳送樞紐、機關窗口等基本的要求了，要求文書工作要有管理協調、參謀助力等新的工作職責了。基于這些，現代辦公室文書工作人員不但要有扎實的專業知識，同時還要對信息能做到及時地處理和反饋。在日常工作中要做到小事能辦細不遺漏、急事能辦對不出差錯、大事能辦好快速解決問題等快速的反應能力。對于領導交代的工作，要能做到提筆能寫、準確傳達、通知到位，同時還要能對各個部門各個領導之間的合作與協調進行溝通。所有這些都對辦公室文書工作人員提出了更高的要求，特別是隨著計算機技術的發展、辦公自動化的提出，辦公室文書工作人員要緊跟時代步伐，學會利用網絡工具對信息進行收集和處理，提高工作效率和辦事能力。

1 樹立嚴謹的工作態度和良好的工作作風

1.1 作為辦公室文書工作人員，由于其工作性質的特殊性，要求文書工作人員要把服務意識放在第一位，在日常工作中要時時刻刻把敬業與奉獻放在首位。同時由于文書工作性質的特點，在日常工作中肯定會有因工作做得不到位和自身職責的原因而受到同事和領導的不解，所以文書工作人員在日常工作中要養成開闊的胸懷、培養遠見卓識、養成平穩的心態。在工作中淡然處事的工作作風，針對具體的事情而不針對某個人，負責敬業高效地完成文書工作。

1.2 由于辦公室文書性質的使然，其工作態度可以很大程度上影響到整個辦公室的精神面貌和工作態度。所以，辦公室文書工作人員在日常工作中不但要發揮愛崗敬業、積極向上的工作作風，還要在平常工作中積極向上、保持工作激情、利索果斷，以此來提高辦公室其他工作人員的工作效率。辦公室文書工作人員必須充分地認識到自己的工作中的每一個細節都會關系到整個工作是否可以按時完成，所以對自己的工作絕對不能有絲毫的懈怠。所以辦公室工作人員必須具有較強的執行力，隨時聽候領導的工作安排，對于可能發生的緊急情況要有隨時待命，立接立辦的責任意識。

1.3 對于辦公室文書工作人員，要保持時時學習的能力，同時也要時時進行學習。為了能夠妥善、正確處理領導交待下來的每一項工作，辦公室文書工作人員必須利用工作中的機會多交流、多溝通，多向身邊的每一個同事學習。在工作中要多向領導學習，深入學習與認真領會各項工作的內涵與性質；多向身邊的同事學習，并要學會不斷的反思和總結。在工作中不應避重就輕，要敢于做大事、敢于承擔重任。在實際工作中不斷地鍛煉自己的做事能力，也要發現自己所不知道的辦事潛力，從而提高自身素質。在工作中不斷的提高自己的道德修養和思想境界，并最終提高自身業務素質。

1.4 由于辦公室文書這一崗位的特殊性與機要性。在實際工作中，接收郵件與收發公文的過程中，經常會有涉密與受控性文件出現。此類文件只要求領導知道，作為辦公室文書，不僅要有嚴格的崗位操守，還要有強烈的保密意識。身處領導左右，信息來源多，信息量大，辦公室文書應明白什么可以說，什么不能說，什么可以做，什么不能做。特別是對于辦公室的公章管理來說，要嚴格遵照公章管理規定執行，對于使用公章的場合一律要求蓋章人簽字，經辦人簽字，領導層最后審批后，方可加蓋公章。對于公章的禁忌應明白于心，不得發生公章外借，空白書面上蓋章等事宜。保證任何加蓋公章的前提下都是看見有領導簽字在前。

2 如何提高辦公室文書日常事務處理能力

2.1 工作中的要點和技巧

由于文書工作是相當的繁雜和瑣碎的，比如文件處理、接電話、資料歸檔、會議安排、完成領導實時指令與要求、接待來訪等等工作，為了每一件工作都能出色完成任務而且不出任何的差錯，技巧在文書工作中就顯得特別重要。而備忘錄的作用就顯現出來了，把每一項工作按照一定的順序記錄在備忘錄上，處理事情按照輕重緩急的順序來進行。重要的、緊急的事情要優先處理，不是緊急的、重要的事情可以適當的延后。對于會議安排，要提前進行通知并進行標記，臨近會議時要再次提醒通知。還要對工作中細節進行安排并落實，以免由于細節中的問題影響到大局面。

2.2 操縱辦公自動化系統的能力

隨著計算機技術的發展，辦公系統在文書日常的工作中得到了越來越廣泛的應用。辦公自動化的應用可以提高工作效率，使工作中的每一步都可以記錄在案；可以標準化、統一化工序，提高整個辦公的效率。所以，作為辦公室文書工作人員，其對辦公自動化系統的掌握程度就可以決定其工作效率和業務素質，所以作為辦公室文書人員一定要掌握辦公自動化系統，提高工作效率。

總 結

文書工作就是為領導服務，其工作的核心內容就是要以領導為核心，時時刻刻以領導的安排為宗旨。在工作中要做到多而不雜、忙而不亂、主謂分明、不拖沓大事、不遺漏細節，對辦公室各類的日常事務妥善處理、有所側重，以更好更快地完成領導交代任務。

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