中小型企業(yè)采購(gòu)管理

盧曉娜 渤海大學(xué)管理學(xué)院

中小型企業(yè)采購(gòu)管理

盧曉娜 渤海大學(xué)管理學(xué)院

本文認(rèn)為通過(guò)實(shí)施采購(gòu)創(chuàng)新可以有效的解決當(dāng)前我國(guó)中小企業(yè)在采購(gòu)管理中面臨的一些壓力，在此假設(shè)基礎(chǔ)上，文章利用供應(yīng)鏈理論，從企業(yè)采購(gòu)管理的優(yōu)缺點(diǎn)以及面對(duì)缺點(diǎn)中小型企業(yè)應(yīng)該有的應(yīng)對(duì)策略等方面對(duì)中小型企業(yè)的采購(gòu)管理做了詳細(xì)的分析。

采購(gòu)管理；采購(gòu)計(jì)劃；工作效率；競(jìng)爭(zhēng)力

一、引言

隨著社會(huì)的進(jìn)步消費(fèi)者需求的增多，對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)采購(gòu)管理在企業(yè)中所占據(jù)的位置已經(jīng)越來(lái)越高。采購(gòu)管理的主要內(nèi)容是有效的實(shí)施企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，與供應(yīng)商保持良好的溝通，以及合理的控制企業(yè)的采購(gòu)成本，中小型企業(yè)是否能夠用自身有限的流動(dòng)資金來(lái)保證企業(yè)的采購(gòu)部能夠?yàn)槠洳少?gòu)出高質(zhì)量、低成本、高效率的物資很重要。企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量得到保證、物料成本得到控制后，經(jīng)營(yíng)質(zhì)量也就會(huì)得到相應(yīng)的提高。當(dāng)今社會(huì)，大多數(shù)有中小企業(yè)還沒(méi)有意識(shí)到采購(gòu)管理對(duì)他們的重要性，大部分都是沒(méi)有計(jì)劃的用錢來(lái)買東西，如果企業(yè)對(duì)自身的采購(gòu)管理的不重視自然而然就會(huì)增加企業(yè)的生產(chǎn)成本，另外一些中小企業(yè)不能及時(shí)的交貨，也影響了中小企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)成本是采購(gòu)過(guò)程與物品成本中所消耗的各項(xiàng)費(fèi)用之和，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)成本是影響企業(yè)利潤(rùn)的直接原因，還可以影響企業(yè)的資金回籠速度。這些在一定程度上都影響了企業(yè)的快速發(fā)展，加大了產(chǎn)品的成本，企業(yè)盈利少就不會(huì)有更好的人才進(jìn)入公司，這樣也影響了中小企業(yè)的快速發(fā)展。

我國(guó)的中小企業(yè)有將近千萬(wàn)個(gè)，他們生產(chǎn)了很多高科技產(chǎn)品，大部分還是出口產(chǎn)品，如今中小企業(yè)的產(chǎn)品出口額可以占全國(guó)出口總額的一半以上。改革開(kāi)放以來(lái)，很多從農(nóng)村來(lái)的勞動(dòng)力都進(jìn)入到了中小企業(yè)，中小企業(yè)提供的城鎮(zhèn)就業(yè)機(jī)會(huì)大約占全國(guó)的四分之三。與此同時(shí)，在20世紀(jì)末以來(lái)中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)可以占工業(yè)新增產(chǎn)值的76.7%，在繳稅方面每年國(guó)家收到的工商稅總額中中小企業(yè)所繳納的稅額占總額的一半左右。因此，對(duì)于我國(guó)這樣一個(gè)中小企業(yè)很多但各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平差別很大的國(guó)家，中小企業(yè)的發(fā)展對(duì)于國(guó)家的發(fā)展具有很重要的意義。

二、中小企業(yè)的現(xiàn)階段的采購(gòu)管理模式

現(xiàn)階段，我國(guó)的中小企業(yè)在采購(gòu)管理中表現(xiàn)出以下特點(diǎn):

1.采購(gòu)規(guī)模的局限性

很多中小企業(yè)由于規(guī)模小,資金少,隨之其采購(gòu)規(guī)模也相對(duì)較小。據(jù)統(tǒng)計(jì),大多數(shù)中小企業(yè),每年采購(gòu)金額主要大約集中在集中在幾十萬(wàn)到幾百萬(wàn)之間。因此中小企業(yè)的采購(gòu)規(guī)模有很大的局限性。

2.對(duì)價(jià)格敏感

中小型企業(yè)規(guī)模有限隨時(shí)都有破產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，因此管理者對(duì)企業(yè)的采購(gòu)成本的控制的非常嚴(yán)格,對(duì)物資采購(gòu)價(jià)格非常敏感敏感。

3.企業(yè)負(fù)責(zé)人決定采購(gòu)權(quán),采購(gòu)流程簡(jiǎn)單

中小企業(yè)員工少管理層也較少,大多由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人來(lái)實(shí)行采取物資的采購(gòu)決定權(quán)。并且中小企業(yè)的采購(gòu)流程也比較簡(jiǎn)單、隨機(jī),大體上都是由銷售部門提出申請(qǐng),采購(gòu)部門填報(bào)年度或臨時(shí)采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃,報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，加以實(shí)施。

4.企業(yè)的采購(gòu)有各自企業(yè)的特點(diǎn)

無(wú)論大企業(yè)還是小企業(yè)都會(huì)存在發(fā)展階段、員工素質(zhì)、管理水平、所從事行業(yè)的差異,不同規(guī)模的性質(zhì)不同的企業(yè)在不同的發(fā)展階段,對(duì)不同采購(gòu)物資的需求也不一樣。每個(gè)企業(yè)都有其采購(gòu)管理模式流程的特點(diǎn),在本公司的采購(gòu)中要求靈活的變更使其更加實(shí)用。

5.多種獲得采購(gòu)信息的方式

隨著市場(chǎng)的千變?nèi)f化對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)獲得采購(gòu)信息的方式也越來(lái)越多,以前是通過(guò)媒體以及上門推銷等傳統(tǒng)單一的方式了解采購(gòu)產(chǎn)品的信息,現(xiàn)在還新增了很多渠道，例如，網(wǎng)絡(luò)、展會(huì)等。顯然在這些渠道中,互聯(lián)網(wǎng)成為了最受親睞的方式。

三、中小企業(yè)在采購(gòu)中的缺點(diǎn)

1.沒(méi)有穩(wěn)定且固定的供應(yīng)商

大部分中小企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中都會(huì)面臨物資供不應(yīng)求和供過(guò)于求的情況，那么無(wú)論是找不到合適的供應(yīng)商還是很多供應(yīng)商一時(shí)之間蜂擁而至，都會(huì)給企業(yè)的發(fā)展和盈利帶來(lái)影響,因此中小型企業(yè)擁有自身穩(wěn)定且固定的供應(yīng)商很重要。

2.缺乏采購(gòu)管理溝通

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)內(nèi)部各個(gè)部門信息共享良好溝通會(huì)減少很多麻煩如果采購(gòu)部與生產(chǎn)部的進(jìn)行及時(shí)的溝通，采購(gòu)物資就可能過(guò)多或過(guò)少，這樣就會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存積壓或缺貨,會(huì)給企業(yè)帶來(lái)相應(yīng)的損失。

3.盲目采購(gòu)

中小企業(yè)應(yīng)該選擇自身了解的供應(yīng)商,這樣就不會(huì)出現(xiàn)對(duì)不合適的供應(yīng)商的盲目采購(gòu),盲目采購(gòu)會(huì)造成企業(yè)不能正常生產(chǎn)生產(chǎn),也會(huì)提高采購(gòu)的成本。

4.采購(gòu)的信息技術(shù)偏低

在企業(yè)中有一套屬于自己的采購(gòu)系統(tǒng)的ERP很重要，但大部分中小企業(yè)由于資金短缺,沒(méi)有自己的ERP管理系統(tǒng)不能進(jìn)行高效的控制和管理,這種半手工狀態(tài)的采購(gòu)管理,影響了企業(yè)的采購(gòu)效率。

四、中小企業(yè)采購(gòu)的應(yīng)對(duì)策略

1.制定合理的采購(gòu)計(jì)劃

企業(yè)制定一定的計(jì)劃來(lái)采購(gòu)，是為了能夠按照計(jì)劃來(lái)預(yù)測(cè)所需原材料或物資的數(shù)量和到達(dá)時(shí)間，以便物資能配合生產(chǎn)。另外，計(jì)劃要與生產(chǎn)部門的生產(chǎn)需要相符合，確保采購(gòu)部門能滿足生產(chǎn)部門的需要。與此同時(shí)合理的計(jì)劃也會(huì)避免不必要的庫(kù)存成本。對(duì)于庫(kù)存這種種閑置的物資來(lái)說(shuō)，不能給企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)，反而會(huì)增加企業(yè)的成本。

在企業(yè)中采購(gòu)管理的第一步就是采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃一般分為兩種，年度采購(gòu)計(jì)劃和臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。年度采購(gòu)計(jì)劃一般是不會(huì)變更的，它由使用部門擬訂，提交到上級(jí)部門審核，同意后再下達(dá)給基層部門執(zhí)行而臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃比較簡(jiǎn)單，靈活。主要當(dāng)物資采購(gòu)價(jià)格不高，數(shù)量不確定時(shí)，啟用臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。因此臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃可以補(bǔ)充和完善年度采購(gòu)計(jì)劃。在緊急情況下臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃可以保證公司物資的持續(xù)性。所以企業(yè)應(yīng)該制定一個(gè)合理、完善的采購(gòu)計(jì)劃。

2.認(rèn)真選擇供應(yīng)商

中小企業(yè)應(yīng)對(duì)需用物資按照使用用途，物資自然屬性等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,然后按照物資對(duì)企業(yè)用途的重要性、采購(gòu)的難易程度,將其劃分為重點(diǎn)、良好、一般等類別,并且企業(yè)還要認(rèn)真審核和監(jiān)控商品的質(zhì)量、品質(zhì)等各個(gè)方面。對(duì)于企業(yè)重點(diǎn)采購(gòu)的物資,應(yīng)綜合審查供應(yīng)商的質(zhì)量體系、生產(chǎn)條件等各個(gè)方面,并對(duì)供應(yīng)商的實(shí)力進(jìn)行綜合評(píng)估，企業(yè)要降低采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)就要選擇質(zhì)量有保證、價(jià)格適當(dāng)、口碑好的供應(yīng)商。企業(yè)要認(rèn)真選擇供應(yīng)商了解其具體情況,并要對(duì)其作出相應(yīng)的考核,企業(yè)還要對(duì)不同類別的供應(yīng)商設(shè)立不同的檔案。所謂類別不同即其對(duì)企業(yè)的重要性不同。一般貨品的質(zhì)量、價(jià)錢、交貨日期、等方面都達(dá)到公司要求,并與公司活動(dòng)密切的供應(yīng)商,是重要類。一些供應(yīng)商只是臨時(shí)或者偶然的與企業(yè)合作，稱之為一般性供應(yīng)商。企業(yè)需要認(rèn)真考核供應(yīng)商，否則供應(yīng)商在介紹自身?xiàng)l件及優(yōu)劣勢(shì)時(shí)可能存在欺詐問(wèn)題,公司可以按照情況酌情處理,內(nèi)容嚴(yán)重的可以選擇終止合同,并有權(quán)利追究其法律責(zé)任。

3.加強(qiáng)控制采購(gòu)物資質(zhì)量的控制

按照物資的使用安全對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行分類,控制好在生產(chǎn)及使用過(guò)程中對(duì)企業(yè)生產(chǎn)和員工帶來(lái)嚴(yán)重危害的物資。對(duì)于采購(gòu)物資的入庫(kù)與出庫(kù)更要嚴(yán)格控制。入庫(kù)時(shí)，要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)以及證明其安全性,再備案，經(jīng)過(guò)這一系列審核后才可進(jìn)入庫(kù);物資在出庫(kù)后,正式生產(chǎn)前還要進(jìn)行檢測(cè),這樣才能使采購(gòu)的物資質(zhì)量得到保證，減少企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

4.使用科學(xué)的采購(gòu)模式

首先，認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)時(shí)制采購(gòu)(J I T采購(gòu))管理模式對(duì)企業(yè)的重要性。企業(yè)想要減少庫(kù)存，利用現(xiàn)有庫(kù)存，甚至達(dá)到零庫(kù)存都可以采用準(zhǔn)時(shí)制采購(gòu)。它不但可以提高企業(yè)的采購(gòu)效率,減少多余庫(kù)存,還可使得采購(gòu)物資的供應(yīng)與生菜需求需求同步。另外，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)可以使采物料規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化,生產(chǎn)樣式統(tǒng)一減少麻煩,就可以降低企業(yè)采購(gòu)成本。

5.加快企業(yè)信息化和科技化

中小企業(yè)應(yīng)該與供應(yīng)商分銷商構(gòu)建出一個(gè)協(xié)調(diào)的供應(yīng)鏈，這樣有利于企業(yè)進(jìn)行快速的信息溝通，方便與供應(yīng)商進(jìn)行交流。很多供應(yīng)商已經(jīng)有屬于自己的交流平臺(tái)，他們互相交流，信息共享對(duì)彼此都有益。中小企業(yè)還要有自己的ERP系統(tǒng)，ERP、電子商務(wù)等先進(jìn)的管理系統(tǒng)對(duì)中小企業(yè)的發(fā)展有很多好處,可以讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流相結(jié)合。并且企業(yè)還應(yīng)擁有一套物資采購(gòu)管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，它包含錄入、操作、查詢、監(jiān)控等功能,使企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)有默契的配合起來(lái)。通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái),中小企業(yè)可以對(duì)采購(gòu)的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控,讓企業(yè)的采購(gòu)做到既透明又規(guī)范，用這種高效的網(wǎng)絡(luò)管理也降低了企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)的使用還可以使信息接受快，得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，很大程度上削減了由于人為因素造成錯(cuò)誤給企業(yè)帶來(lái)的損失。與此同時(shí)企業(yè)還要減少采購(gòu)人員人工工作內(nèi)容，在如今科技如此發(fā)達(dá)的時(shí)代企業(yè)應(yīng)該把計(jì)算機(jī)作為工作的主要工具，既有利于信息快速到達(dá)還會(huì)減少勞動(dòng)力，還可以提高整個(gè)供應(yīng)鏈的工作效率，對(duì)市場(chǎng)的變化隨機(jī)應(yīng)變。

6.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理

首先，中小型企業(yè)要充分利用集中采購(gòu)這一采購(gòu)方式。它不但可以降低企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)還能專人專用加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的關(guān)系。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)物資的質(zhì)量，價(jià)格等都屬于企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，集中采購(gòu)可以確保采購(gòu)的質(zhì)量降低采購(gòu)的價(jià)格，也將增加企業(yè)的利潤(rùn)。另外，采購(gòu)人員的素質(zhì)也很重要，員工進(jìn)入公司時(shí)，企業(yè)應(yīng)該有一個(gè)完善的培訓(xùn)過(guò)程，它會(huì)使新員工迅速了解企業(yè)并且學(xué)習(xí)到更多更專業(yè)的知識(shí)，采購(gòu)部門員工要對(duì)采購(gòu)流程了如指掌，對(duì)市場(chǎng)有一定的應(yīng)變能力，又要懂得法律科學(xué),企業(yè)只有不斷提高員工素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)體制,才能使企業(yè)的采購(gòu)更上一層樓。

7.優(yōu)化采購(gòu)流程，提高工作效率

中小企業(yè)的工作效率對(duì)企業(yè)盈利以及在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力有很大的影響，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)成本是企業(yè)花費(fèi)最多的成本，因此提高采購(gòu)的工作效率對(duì)企業(yè)的發(fā)展很重要。在采購(gòu)流程方面，企業(yè)的多個(gè)部門要相互協(xié)調(diào)及時(shí)溝通，這樣才會(huì)提高工作效率，避免工作人員對(duì)自身工作怠慢。如今市場(chǎng)千變?nèi)f化，中小型企業(yè)只有不斷自我完善，利用互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)，制定適合自己的生存戰(zhàn)略，建立完善的采購(gòu)系統(tǒng)，通過(guò)高效的工作效率及協(xié)調(diào)的采購(gòu)流程，使自己在市場(chǎng)中有一席之地。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)加入WTO，我國(guó)的中小企業(yè)也有了改變。它們明確自身的發(fā)展戰(zhàn)略和市場(chǎng)定位，深入分析企業(yè)的戰(zhàn)略資源，選擇適合自身發(fā)展的供應(yīng)鏈模式。學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加大人才的培養(yǎng)，建立強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作力。與此同時(shí)政府也應(yīng)該為中小企業(yè)的發(fā)展給予良好的支持，幫助我國(guó)的中小企業(yè)逐步提升自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

當(dāng)今社會(huì)，中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)者由于知識(shí)結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，綜合素質(zhì)與其前輩相比截然不同。他們了解國(guó)際市場(chǎng)，掌握先進(jìn)技術(shù)，懂得國(guó)際慣例，在各自的領(lǐng)域里運(yùn)用自如，這是開(kāi)展國(guó)際合作的先決條件，也使得中小企業(yè)更好地發(fā)展。

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