淺析醫療機構儀器設備檔案的管理及利用

蘇春康

(福建省永定縣醫院 檢驗科，福建永定364100)

淺析醫療機構儀器設備檔案的管理及利用

蘇春康

(福建省永定縣醫院 檢驗科，福建永定364100)

目的：探討醫療機構儀器設備檔案的管理要求。方法：結合工作實際和有關文獻報道，對醫療機構儀器設備的論證、購置、調試、運行、維護、維修、報廢等過程進行管理，并對利用情況進行探討，以期促進儀器設備檔案管理更加規范化。結果：政府部門對公共衛生的逐步重視，對醫療機構的投入明顯增加，醫療機構設備檔案管理工作應更加嚴密完善。結論：加強設備檔案管理工作，同時加強對檔案管理人員的培訓，提高責任心，加強業務素質和政治素質的培養，才能保證儀器設備的科學合理使用。

醫療機構；儀器設備；檔案管理；利用

醫療機構在保護人民健康、控制傳染病的爆發流行等方面作出了較大貢獻，隨著政府部門對公共衛生的逐步重視，醫療機構的投入也明顯增加，特別是各種儀器設備的投入也逐步加大，也對加強儀器設備檔案的管理工作提出了更高的要求。為此，筆者結合工作實際和有關文獻報道，對醫療機構儀器設備襠案的管理及利用情況進行探討，現闡述如下。

1 儀器設備的檔案管理工作內容

儀器設備的檔案管理是針對儀器設備進行管理，內容包括儀器設備的論證報告、儀器型號、購買、驗收、調試、運行、維護、維修、參觀人員進入重大儀器設備間的時間及人員登記、報廢等全部過程；其中要求在每個環節都要注明時間和經辦人簽字，特別是儀器出現異常時，要及時登記并上報有關部門或生產廠家或經銷商，維修過程等均要有詳細的文字記錄。

2 儀器設備檔案的資料收集

在儀器設備購買前，要收集購買儀器設備的論證報告、招標文件、購買合同、價格、付款方式、保修合同等。在儀器設備來到單位后，儀器設備檔案管理人員要會同采購人及有關領導共同開箱，檢查儀器設備是否齊全、完整，查看有無破損等，檔案管理人員要認真登記儀器設備的型號、出廠日期、生產單位、購入價格、保修時限、出廠合格證書、環保證書、操作手冊、相關的SOP文件等。在上述資料完善的情況下，開始安裝調試，要做好安裝調試記錄，發現問題及時處理并做好記錄。在試運行過程中，每天均要做好記錄，有的儀器設備對運行情況均有記錄，可以根據僅器設備資料打印出來進行存檔保存。在正常使用后，做好開始正常使用時間，維護時間和處理方法，特別是對于儀器設備發生故障時，要做好故障現象、原因、維修措施和維修效果，在每年的技術質量監督局進行儀器設備檢測時做好記錄，并保存好技術質量監督局提供的檢測合格證書。儀器設備轉移使用單位時，儀器設備檔案應一同轉交，凡報廢的儀器設備，應盡快處理，在儀器檔案中做好報廢儀器注銷記錄，儀器設備報廢后結檔。儀器設備檔案管理人員在對儀器設備檔案進行立卷時，應進行科學系統的整理、分類、編目、建賬。建檔時將儀器設備驗收單，連同使用說明書、產品合格證、保修卡、配件表及其它所有的相關資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進行整理編排，歸為一個案卷，并填寫卷內目錄、檔案編號。對于檔案的借閱，要嚴格按照借閱手續進行辦理，不得涂改、丟失，對于重要的如合同、說明書、線路圖等一般不外借，特殊情況需有關領導審批后方可借閱。

3 儀器設備檔案利用

3.1 組織領導機構情況。在進一步加強檔案管理工作進程中，要將檔案工作納入到領導議事日程中，成立領導和管理小組，黨委書記、中心主任任領導小組組長，分管領導任副組長，辦公室主任牽頭負責。并將職能部門主任全部納入到管理體系中，齊抓共管，責任到人，形成穩定、嚴謹的檔案管理網絡。

在檔案管理人員的配備上，本著強中選強，優中擇優的用人原則。我院現配備檔案管理責任人1名，專職檔案員1名，兼職檔案員2名，并明確了工作職責。

3.2 健全規章制度，確保規范運作。為了防止檔案資料收集的流失，保證檔案的健全，我們制訂和印發了“三合一”制度、檔案立卷、保管、保密、利用、鑒定銷毀、安全保衛等管理制度，制定了相關人員工作職責。我們還注意結合工作中的新情況、新特點及時進行修訂與完善，做到了傳遞有手續、擬辦有記載、傳閱有登記、閱文有專實、立卷有規定、銷毀有鑒別、利用有效果，從而為檔案管理有章可循、規范運作起到了積極的制度保障作用。

3.3 加強學習培訓，提高人員素質。要求特別注重專業人員、保密員、公文交換員、網絡檔案員的政治學習和業務學習。采取請進來和走出去學習的辦法，運用柜窗宣傳、知識競賽的形式，增強了檔案管理人員的責任心和法制意識，促使檔案管理人員樹立良好的保密觀念和服務意識，熟練掌握和運用現代管理知識，提高檔案管理技能水平，掌握更好地為疾控機構工作服務的本領。

綜上所述，對于醫療機構設備檔案管理工作，領導要給予足夠的重視，加強對設備檔案管理工作的管理，同時加強對檔案管理人員的培訓，提高業務素質和政治素質，提高責任心，加強管理，為儀器設備管理工作作出應有的貢獻。

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2014-03-06

R197.323.1

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1002-2376(2014)09-0074-02