檔案檢索體系的理論分析與發展原則探討

高楠

摘 要： 本文通過對檔案檢索發展模式及地位的敘述，從哲學、心理學角度分析檔案檢索體系理論范式和原理發展軌跡，進一步探討檔案檢索體系在網絡信息化時代的發展原則和保障方法。

關鍵詞： 檔案檢索體系 理論分析 發展原則

1.檔案檢索模式演變及地位

1.1檔案檢索模式發展

檔案檢索經歷了傳統檔案檢索模式、計算機半自動檔案檢索模式及網絡檔案檢索模式等階段。傳統檔案檢索依賴檔案工作者預先著錄，在預先著錄的基礎上進行人工直接檢索。傳統模式人工著錄效率低下，人工因素參與較多，依賴檔案著錄項目的檔案檢索的查全率和查準率會受到直接影響。計算機半自動檔案檢索模式指在同一臺計算機上進行檔案數據存儲、人機交互，按多種方式檢索和輸出檢索結果。網絡檔案檢索模式是利用網絡技術，將檔案信息制作成網頁，在網絡上傳輸，用戶只要在搜索欄中填入所查檔案的相關信息，就可以通過網絡方便地查到檔案信息，大大提高檔案的時效性。另外，檔案部門還可以從網上搜集有關網站網址，對其檔案信息進行著錄標引，建立網上檔案檢索體系，使眾多網址和網上檔案信息條理分明、便于使用。

1.2檔案檢索地位

檔案檢索是檔案工作的重要環節，是檔案基礎工作向利用轉換的環節，做好這個環節，就能把檔案工作整個鏈條牽動起來。檔案檢索作為提供檔案利用的基本途徑，其基本要求是在繁雜的檔案資料文件中找到有效信息。館藏檔案資料信息無法與社會需求形成有效的溝通路徑，檔案檢索工作就無法推進，豐富的館藏與利用效率成反比，提高檔案需求效率和效用，取決于檢索手段的優劣。由此可見，檢索是提供檔案信息的必經途徑。檔案檢索是開啟檔案信息資源利用的一把鑰匙。檔案擁有豐富的知識信息資源，是積累、貯存、反饋檔案信息的陣地。

2.檔案檢索體系的理論分析

2.1檔案檢索體系的理論范式

檔案檢索研究的理論基礎經歷了從理性主義傳統向基于認知觀點的檔案檢索理論的過渡，其基本原理經歷了從相關性判斷到適用性判斷到用戶滿意度判斷的革新。

檔案檢索的理性主義觀點的研究者在一個模擬檔案檢索作業的人工或虛擬環境中進行標引方法、表征手段、檢索理論和方法的開發、應用、比較及效果評價。在理性主義的研究范式下，檔案檢索研究的重點是檢索方法和文獻表征的開發、改善、受控環境下的科學驗證、檢索結果的相關性評價、新媒體的應用等。

檔案檢索認知觀點主張認知過程發生在任意信息交流系統的兩端，強調人的知識結構、認知能力等對檢索信息的接收、感知及創造活動的媒介及互動作用。其主要汲取認知科學的基本思想和有關理論，研究人對信息處理的原理，以達到設計支持和改善對信息利用和吸收的檢索系統和檢索服務的目的。

2.2檔案檢索體系的哲學基本原理發展

從傳統角度來看，檔案檢索體系的相關性原理指的是文獻與用戶提問之間的相符（或一致）程度，這種相關性反映的是檔案檢索系統的檢索能力。相關性判斷由專家判定，因而這種相關性判斷是片面的、不確切的。檔案檢索的認知觀點對相關性原理進行了擴充和修正，提出了適用性判斷原理。

檔案檢索體系適用性原理指檔案與用戶需求之間的匹配程度，適用性原理的判定者是用戶本人。適用性判斷具有強烈的即時性特征，帶有極強的主觀主義偏向，用戶對檔案資料適用與否的判斷，會因條件、時間的不同而有所變化。適用性原理判斷反映的不是信息檢索及檢索系統的客觀評價，而是信息檢索系統的服務能力，即檢索系統能否滿足特定用戶需求，適用性原理是反映檢索系統功能和效率的最主要指標。在網絡環境下，檔案檢索人員角色轉換，用戶直接在網上獲得自己所需的各種信息資料。檔案檢索人員和用戶都可以接觸和利用信息系統，在檔案檢索人員無法介入的情況下，檔案檢索效率依然存在，只是衡量其效率的指標不再是查全率和查準率。在關鍵詞檢索加模糊檢索的瀏覽方式下，如何提供少量而適用的信息，成為衡量搜索引擎功能的主要指標，所以人們提出用戶滿意度的概念。這實際上是對適用性的一種擴展，用戶滿意度越高，說明檢索系統的效率越高。

3.檔案檢索體系的發展原則與方法

3.1檔案檢索體系的發展原則

標準化原則是檔案檢索體系發展最關鍵的原則，直接影響檔案檢索質量，關系檔案檢索能否實現真正的有效共享。檔案檢索的發展標準主要包括：檔案著錄格式的標準化、描述與標引語言標準化、檔案信息元數據標準化、數據庫管理標準化等。

檔案檢索體系的安全性原則包括不危害國家安全、集體與個人利益，在檔案檢索體系建設和使用過程中，必須做好網絡安全問題的處理工作，當出現系統缺陷、黑客或者病毒攻擊、非法調用檔案信息等問題時，應及時解決，防止檔案信息遭到破壞。

檔案檢索體系化發展是為了整合檔案資源、實現共享，更好地為用戶提供服務，如果只有理論基礎卻不具有可操作性，就違背了檔案檢索的初衷。檔案檢索體系化發展應降低成本，避免資源的閑置浪費。

3.2檔案檢索體系發展的保障方法

檔案檢索體系的發展建設涉及諸多環節及因素，宏觀政策的指引、充足的資金來源、最新的技術支持、高素質的人才培養，必然成為成功實現檔案檢索體系化發展的有力保障。

檔案檢索體系是一項復雜的系統工程，需要國家政策、法律法規進行引導與規范。國家檔案領域相關政策、法律法規對檔案檢索體系工作起著宏觀指導和控制作用，標準體系的建立能微觀指導檔案工作者的具體工作。檔案檢索體系化是一項巨大的系統工程，從檔案檢索數字化建設到管理和利用都需要大量資金投入，檔案工作者在依靠政府財政支持的同時，還應該開拓思路，積極利用有效的社會資源，擴展資金渠道，同時可以研發增值服務，實現資金的自我補償。

檔案檢索體系的構建需要高新科學技術的支撐，除了檔案工作者，還需要計算軟件開發、網絡技術等領域的專業人才。能否擁有優質的人才隊伍，關系到檔案檢索體系建設的成敗，檔案人才隊伍的素質是推動檔案事業發展的關鍵。檔案檢索體系具有很強的信息技術依賴性，信息技術的先進與否直接關系檔案檢索體系的開發利用程度和效果。

參考文獻：

[1]鄧紹興.檔案檢索[M].北京：檔案出版社，1985.

[2]陳麗.檔案信息檢索[M].成都：四川人民出版社，2010.