商務函電的作用及翻譯原則

孫 穎

（渤海大學，遼寧 錦州 121013）

0 研究背景

商務英語函電是指在商務環境下利用函電與具有不同文化背景的國外客戶進行國際交流的一種交流工具，這種工具的作用類似于不同國家人們進行交流所使用英語的作用，不同之處是商務函電不僅要溝通客戶之間的意愿，還要包含商務談判之中所使用的專業術語比如在貿易中經常使用的貿易術語FOB、CIF、CFR等等。隨著國際貿易的發展，商務函電逐漸成為一種行業英語，是開展對外商務活動的基礎和重要工具，是最常用的也是最有效的通訊手段之一。

鑒于它所發揮的重要作用，正確翻譯商務英語函電,是一個重要問題。在貿易雙方未曾見面的情況下,怎樣達到自己預期的目的,往往是由商務函電所決定。因此,了解商務函電句法特點及翻譯技巧,對提高商務英語函電的翻譯質量,避免貿易雙方的誤解有極其重要的作用。因此，筆者在這里主要想談談商務英語函電的重要作用及翻譯特點。

1商務英語函電的重要作用

1.1 與企業的切身利益息息相關

商業信函質量的高低會直接影響到企業的切身利益，特別是對外交往的英文信函，好的信函有極大的可能促成交易，而建立起兩個企業間的長期合作關系；相反，質量不高的不但不能促成交易，還有可能會喪失兩個企業間潛在的合作機會。

通常大多數外國企業對和自己沒有業務往來的一些國內的企業可能并不像對其國內企業那樣了解，因此，對一個主動尋求與國外企業建立合作愿望的國內企業所做出的第一封商業信函就頗為重要。一封高質量的信函可能會使一個企業對該企業產生注意力，進而使其對希望建立的合作項目產生興趣，并最終促成兩個企業的成功合作。然而一封詞不達意，晦澀難懂，以至于很難讓人理解的商業信函卻很難引起另一方的關注和興趣，甚至可能令人產生反感的情緒，像這樣的信函也不大可能有機會促成所期望的交易。

對已經建立起合作關系的企業來講，高質量的商業信函對雙方處理有關的業務事宜同樣顯的十分重要。首先，一封用詞準確、書寫規范、表意清楚的業務信函能讓對方準確掌握信中涉及的內容，及時地落實所提及的各項事宜，從而盡可能地縮短所需的時間，提高工作效率，促使交易的盡早完成，以達到雙贏的效果；而一封詞不達意、苦澀難懂的信函則會延誤時間，增加工作量，甚至讓對方發生誤解，從而錯過商機；其次，如果信中出現嚴重錯誤卻又沒有被及時地發現，那將會給企業造成嚴重的經濟損失。諸如把產品的價格報錯，把拼寫相似的產品名稱寫錯，使其完全變成另一種產品，或者把交易的方式弄錯等等，這些問題曾在許多企業出現過。

1.2 是企業的形象和實力的名片

高質量的英文商業信函不僅能向客戶展現出寫信人的英文水平高低和業務能力的大小，同時還能從側面反映出一個企業的實力和形象，增強客戶與企業合作的信心，使合作順利達成。

涉及對外營銷是企業對外交往的一個重要窗口，工作人員在從事營銷業務的同時也在間接地向客戶和消費者傳遞著企業的各種信息。消費者和客戶可以通過與營銷人員的多次接觸觀察到一個企業的整體素質和實力，業務員的言行實際上是代表著一個企業的基本形象。因此，一封高質量的英文商業信函應當能讓外商清楚地判斷出企業是否有實力與其進行合作。從而增強外商的投資或合的作信心，消除在合作關系建立之前可能產生的一些人為的障礙，增加合作或交易成功的機率。

1.3 能創造出一種和諧的交流氛圍

沒有障礙的語言或信函交流能夠縮短合作雙方溝通的距離，增加彼此間的情感，創造出一種和諧的交流氛圍，有利于后續工作的開展。

許多企業的對外營銷人員在長期的涉外工作中不但給企業帶來了大量的訂單，還與國外一些企業中的合作伙伴結成好友，而這種情感的形成主要是依靠平時的商業書信交往產生的，因為雙方當面接觸的時機畢竟十分有限。如果交往的雙方既是生意上的伙伴又是非常要好的朋友，那么雙方合作的氣氛一定非常融洽，合作的根基也相對穩定。許多人有過類似這樣的經歷，當一個人置身于他鄉，舉目無親，處在一個完全陌生的環境中突然遇到一個會講本民族語言的人，他（她）一定會倍感親切，似乎那種陌生感瞬間就消失了，雙方也肯定非常愿意接觸或相互幫忙。我認為那些高質量的涉外商業信函一般也能產生類似作用，能夠得到利益和感情的雙豐收效果。

2 商務英語函電的翻譯原則

商務英語函電作為專業術語，有別于其他的文體，它作為信函寫作的一部分，可以歸納為應用文體，應用文體是國家機關、企業單位、事業單位、社會團體、人民群眾用于工作、學習、生活等方面，直接為現實生活服務，具有實用價值、規范格式的一類文章的總稱。函電作為書信正是其中比較重要的一部分。因此，此類文體的主要語言特點就是簡潔，內容完整，用詞具體，用語禮貌，而作為貿易函電，它又具有專業性強的語言特征。

英文函電在遣詞造句、行文方法、表達風格、意義和內涵方面都具有商業韻味,講究語言策略,注重語言的得體性,運用富有感情的、禮貌的用語來表達最誠摯的態度,運用溫和委婉的語氣來表達最真誠的合作意愿,避免向對方直接命令。其行文通常嚴格遵守“7C”的寫作原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡潔(conciseness)、具體(concreteness)、正確(correctness)。

2.1 禮貌（courtesy）

首先，使用疑問句,把命令變成請求,使語氣更加委婉更加客氣。例如：

（1）Will you be good enough to let us have your reply as soon as possible?第二，但提出建議，請求時 恰當的使用虛擬條件句式,能得到更多的商量協調的好處。例如：

（2）It would be most helpful if you could quote us the lowest price,FOB Lagos.

第三，在商務英語寫作中要適當使用情態動詞,如“should,would,could,might，may”等,可以使句子的語氣更加委婉含蓄,避免了唐突和生硬，使讀信者更加舒服，不至于反感。例如：

（3）We think it advisable that you should accept this offer at this price.

第四，使用被動語態的句型,弱化要求,進行間接表達，避免生硬刻板。例如：

（4）Its’ stipulated in the contract that shipment should be made in three equal lots from April to June.

2.2 體諒(consideration)

要求站在對方的角度考慮,替對方著想,理解對方所處的困境。當對方發生不幸或遭受損失時,向對方表達遺憾或同情之意,并且給以美好的祝福,這種表示深切慰問的信函能讓人感激,更彰顯禮貌和誠意。我們在商務英語寫作中常常用 “It is a pity that…,We are regretful… We are sorry…”等句型來表達對對方的同情與支持。如：

（5）We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month.

（6）We are sorry to hear your great losses.

2.3 完整(completeness)

商務信函對于促進貿易順利進行的其中一個方式就是它提供給讀信者最必要實用的信息，解答他們的疑問，滿足他們的需要。如：

（7）We are informed by the forwarding company here that there is a direct steamer s.s. “HongXing” of Maersk-Seal and Shipping Company sailing for your port on or about the 2nd August.在這句話中包含了人稱，地點，事情，時間和方式等重要信息，是閱讀者一目了然，一看就立刻可以從中獲得完整的有價值的需要的信息。

2.4 清楚(clarity)

任何實用性的信息都應該是確切的，具體的，而不能模棱兩可，含糊其詞。在外貿函電語言中，我們幾乎找不到像，不一定，有可能，也許，大概等等詞匯，模糊的表達方式會導致閱讀者在反饋信息的時候產生疑慮，延緩業務推進的進度。如函電中隨處可見的時間表達方式，2nd August，2014或 before the end of June，都明確了具體的時間，而不用yesterday，tomorrow等這樣不確定的詞語。

2.5 簡潔(conciseness)

商務函電的主要語言特點就是簡潔，內容完整，用詞具體，用語禮貌，而作為貿易函電，它又具有專業性強的語言特征。例如：

（8）We are in receipt of your letter of August 1 offering us the captioned goods at USD 2，000 per short ton.在這樣一個句型結構簡單，用詞簡潔的句子當中，包含了收件時間，確認收件，貨物價格，確認貨物價格等的信息，這樣的句子在函電寫作中是十分常見的，因此，簡潔是函電寫作最直觀的印象。

2.6 具體(concreteness)

在商務英語函電中，除了要做得到簡潔明了，還要講求具體這一原則。以免造成不必要的損失和麻煩。

2.7 正確(correctness)

商務英語中的詞匯往往可以根據上下文，不同的情景來翻譯成不同的含義，這與通常英語中的翻譯有著明顯的不同。比如說在cover這個詞，請參見以下幾個例句：

（9）These regulations cover such cases.

這些規定適用于這類情況。

（10）Are the goods covered against all damage?這批貨物保了一切險了嗎?

（11）I’ll cover for Sam while he’s on holiday.

山姆休假時我替補他工作。

以上的三個句子中的cover分別代表了包含，投保，代替的含義，而在實際商務英語中，它的含義更加豐富，如果不能根據上下文正確地翻譯出來，張冠李戴的話，其句子意思將會相差甚遠，造成嚴重的偏差，導致貿易不能順利進行。

3 結束語

總之，外貿函電翻譯是一門綜合性極強的工作，除了它所要講究的7原則外，還包含了詞匯，語法，語境，用詞技巧等等方面的內容，在實際的翻譯工作中，只要扎實地掌握其用詞的規律，才能摸索出其翻譯的技巧。因此，這項任務不但是我們研究工作者要掌握的，也是很多從業人員所要探究的，我們都應該循序漸進，不斷完善這方面的知識。

［1］翁鳳翔．當代國際商務英語翻譯[M]．2007．

［2］張新紅．商務英語翻譯（英譯漢）[M]．2003．

［3］李平．國際經貿英語教程[M]．1999．

［4］白楊．商務信函的重要性[M]．2005．