機關文書檔案保管期限規定等

機關文書檔案保管期限有哪些規定？

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（簡稱《規定》）將文書檔案的保管期限劃定為永久和定期，定期又實行“標時法”，分為30年、10年兩種年限。“標時法”的應用使歸檔工作能夠更準確判定檔案材料的保存年限，避免了過去籠統將“16～50年”保存的檔案材料均劃作“長期”，致使只需保存20年的材料必須到其保存50年后才能鑒定銷毀的尷尬。

劃分機關文書檔案保管期限應把握哪些原則？

（一）永久

凡反映本機關主要職能活動、基本歷史面貌、經濟關系和個人利益的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料列為永久保管。

永久保管的文書檔案主要包括：

1、本機關制度的法規政策性文件材料；

2、本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

3、本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

4、本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、重要的報告、總結、綜合統計報表等；

5、本機關機構演變、任職任免等文件材料；

6、本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

7、上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；

8、同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

（二）定期

凡是反映本機關一般工作活動，在一段時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。定期又分為“30年”和“10年”

“30年”保管的文書檔案主要包括：

1、本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

2、本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

3、本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本機關關于一般性問題的請示與上級機關批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。

5、下級機關報送的重大問題專題報告等。

“10年”保管的文書檔案主要包括：

1、本機關一般性事務性管理文件材料；

2、上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；

3、上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

4、同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

5、下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計等文件材料，列為10年保管。

如何理解文書檔案保管期限的分析方法？

（一）分析歸檔文件的責任者

1、分析歸檔文件是本機關（本系統）責任者還是外機關（外系統）責任者。在相同內容、相同文種的情況下，本機關（本系統）形成的本專業文件材料比外機關（外系統）形成的本專業文件材料至少要長一個檔次。

2、分析歸檔文件是本級責任者還是上級、下級責任者。本級責任者形成的文件材料，其保管期限相對較長。上級形成的文件材料比下級的要長。發文機關的級別還需考慮是本系統還是外系統，是黨政領導機關還是其他機關等情況。

3、分析歸檔文件是多個責任者還是單個責任者。多個責任者中要區分本機關是主辦機關還是協辦機關。如本機關是主辦機關則視作本機關的單獨發文來劃分保管期限，如本機關是協辦機關，則比本機關單獨發文的保管期限稍短一點。

4.分析歸檔文件在運轉過程中的責任者。文件材料在主送、抄報、送閱等運轉過程中，可能會出現上級批復、領導簽署意見等情況，此時保管期限應從長。

（二）分析歸檔文件的形式

歸檔文件保管期限劃分應以形式重要為主。這里的“重要”指“規范性”、“權威性”、“正式性”和“珍貴性”。

1、分析歸檔文件的文種。決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等，比處理日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長。

2、分析歸檔文件的稿本。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。

3、分析歸檔文件的外形特點。有重要領導、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權威性，具有紀念價值。

（三）分析歸檔文件的內容

分析歸檔文件內容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內容為“重要的”其保管期限相對較長。

1、分析歸檔文件是否體現機關主要職能。歸檔文件的內容是否為本機關主要任務、主要工作、中心工作、主要活動、主要工作事項，其內容是否具有典型性。

2、分析歸檔文件是否反映本機關基本歷史面貌。歸檔文件是否反映本機關轄內工作全貌、本機關工作狀況、工作水平、工作規模、工作變化、工作發展、較長時間的工作情況。

3、分析歸檔文件是否反映本機關的經濟關系。價值高、債權債務時間長的歸檔文件其保管期限長。

4、分析歸檔文件是否涉及個人利益。涉及本機關人員較重要個人利益，涉及外單位個人利益，如行政確認工作中形成的宅基地使用證、房屋產權證、公民學歷和學位的證明等文件材料，一般應作永久保管。endprint