淺談如何更加有效地標識Excel模版數據的校驗結果

方有軒 董燕秋 劉 建 朱昌創

淺談如何更加有效地標識Excel模版數據的校驗結果

方有軒 董燕秋 劉 建 朱昌創

（中國移動（深圳）有限公司，深圳 518040）

本文通過在使用Excel電子表格進行數據校驗的應用場景中，對現在校驗結果標識的主要做法所存在的缺點進行分析，提出了對電子數據表格的校驗結果更加有效的標識方法。

數據校驗；電子表格

1．引言

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作。由于其完善強大的數據處理能力，Excel成為目前應用最為廣泛的數據載體，應用于管理、統計財經、金融等眾多領域的各類信息系統中進行數據傳遞。在數據傳遞過程中，由于需要大量的人為參與數據的制作、修改、查詢等，為能夠提高數據的匯總和處理效率，通常采用Excel預定義模版的方式對數據的格式和屬性進行統一的規范。定義了模版之后，在開展數據采集傳遞的活動中，通過設計基于模版的數據校驗程序來實現對Excel數據的有效性檢查。

2．基于模版的Excel數據校驗方法分析

在使用Excel進行數據的傳遞活動中，基于預定義模版的數據檢驗活動主要分為兩種，前校驗和后校驗。

前校驗又稱為實時校驗，即通過設置Excel的宏腳本和office插件的方式在Excel的使用過程中對錄入的數據進行即時的校驗。對發現不符合模版固定校驗規則的數據進行違法信息的反饋。該校驗方法廣泛地應用于財務數據的處理過程中，通過該方法可以在數據源的操作上杜絕不符合預定義校驗規則的數據，從而提高數據錄入的準確率。但該方法由于需要在數據編輯過程中加載腳本程序，難以做到對數據進行全面的系統校驗，且往往受限于固定版本的office編輯工具，所以該方法是不可靠的，在數據校驗的過程中往往作為補充或協助手段進行使用。

后校驗，即在Excel數據完成之后通過第三方程序對Excel文件數據進行解析遍歷并按照預定義的模版規則對所錄入的數據進行全面校驗檢查的活動，對發現不符合預定義檢驗規則的數據進行違法數據的反饋。該校驗通常發生在數據完成后或將數據提交給下一活動前，例如將線下的Excel數據提交到信息系統數據庫中。由于該活動全面和后檢查把關的方式，在使用Excel進行數據傳遞的過程中往往是不可或缺的。

后校驗的方法由第三方校驗程序對校驗規則進行控制，模版數據校驗步驟主要包括以下五個方面：

(1)模版校驗，即Excel文件表結構校驗，通過解析Excel文件的模版數據，判斷模版文件的合法性，從而決定是否進行下一步操作。

(2)數據解析，第三方應用程序通過Excel文件的解析規則按照預定義的模版結構提取Excel的表格數據。

(3)按照預定義的模版校驗規則對解析的表格數據進行全面的遍歷和檢查，并記錄檢查結果。

(4)數據處理，按照需求對檢驗完成的數據進行處理，例如將合法數據按照錄入的要求將系統錄入信息系統。

(5)校驗結果反饋，例如將違法的信息以及違反規則的準確信息反饋給用戶，如圖1。

圖1 某信息系統Excel模版數據導入反饋結果

3．如何讓檢驗結果變得更加有效實用

目前基于預定義模版進行數據檢驗活動的兩種主要方式對比如下：

表1 前檢驗和后檢驗特點對比

由于前校驗應用的局限性和不可靠性，在Excel模版數據校驗的過程中其往往只作為補充或協助手段進行使用。而后檢驗應用的主要缺點表現為在檢驗錯誤數據的處理工作上。如圖1所示，檢驗結果反饋信息雖然十分詳細準確，但在需要人為的進行大數據量的處理面前，其不可避免地需要在Excel和反饋信息中間進行頻繁的切換來進行違法數據的逐條對比和修正，而在數據處理過程中不可避免地又會產生新的錯誤數據。因此，如何讓用戶從數據對比修改工作中解放出來，成為后檢驗工作重點解決的問題。

本文提出通過更加直觀直接的信息反饋來解決目前后校驗應用所存在的問題，即單元格高亮標識定位錯誤位置，單元格注釋反饋校驗結果。在Excel模版數據校驗過程的第四個步驟數據處理部分，通過對出錯的單元格進行高亮信息和注釋信息的添加，將出錯的單元格進行直觀的標識，并將解析重組的數據進行Excel數據重寫，在第五個校驗結果反饋步驟，以Excel的形式對校驗進行反饋，從而使用戶可以準確直觀地進行數據的修正，如圖2所示：

圖2 精確高亮標識檢驗結果

4．總結

通過在作者參與的項目中進行實際的驗證，使用Excel進行單元格精確高亮的標識校驗結果，消除了在進行數據逐條修改而頻繁進行界面切換的煩惱，極大地降低用戶的消極情緒，提高了Excel模版數據的處理效率和準確率。

Discussion on the Identification of Excel Template Data Validation

Fang Youxuan Dong Yanqiu Liu Jian Zhu Changchuang
(China Мobile(Shenzhen)Co.,Ltd,Shenzhen 518040)

tract】 Through the application of Excel spreadsheet data verification,this paper analyzes the shortcomings in the existing verification results,and proposes the more effective verification method.

words】 data validation;spreadsheet

方有軒，男，江蘇連云港人，本科，軟件開發工程師，研究方向：軟件工程。