深論管理類文件歸檔前的“做法”

深論管理類文件歸檔前的“做法”

文書檔案管理是企業單位的重要業務工作之一，必須遵守國家檔案法和檔案管理的各項規定，認真做好文件資料歸檔前的收集、整理、歸檔等工作，嚴格檔案借（查閱）制度，妥善保管和利用，讓綜合檔案更好地為企業服務及發揮作用。

“做法”；做細；做實；做精

新疆油田黑油山有限責任公司是中國石油天然氣股份有限公司控股的從事低產低能油區挖潛生產的股份制公司。公司成立于1998年3月，注冊資本1520.28萬元。公司檔案管理工作于2009年底正式運作，屬于起步晚、起點低的一項工作。2013年檔案工作評價為B級單位。力爭在2014年底的檔案工作評價中升為A級目標。企業檔案管理是企業走向現代化管理的重要標志之一。檔案管理工作能否科學規范是衡量一個企業管理水平的主要標尺；企業檔案管理工作是整個企業管理中最基礎的，這個根基必須要打好；做好企業檔案管理工作也能夠提高企業的效率和效益，極大提高企業管理水平。所以說企業檔案的管理工作是非常具有重要性和必要性的。

檔案管理是一項原則性很強的工作,既要嚴格執行有關檔案管理方面的法律、法規,又要遵循檔案自身的工作特點和規律。為此，筆者感到做好檔案管理工作首先必須要有很強的責任心，工作要細心；耐心和精心；其次，檔案管理工作的重點應放在文件、資料等的來源及收集上，這方面要做細、做實、做優。文件、資料是檔案的重要組成部分，檔案是文件、資料性質的轉變，二者在檔案管理工作流程中緊密相關。

因此，根據在工作實踐中的經驗和總結，要實現檔案管理工作規范化、標準化，必須緊緊把住文件、資料歸檔入口關，這是檔案管理工作規范化、標準化的源頭。要從細微處入手，嚴格履行歸檔程序，重視文件、資料甄別工作，在此基礎上，將歸檔文件材料取全、取準、取真，扎實做好檔案管理的各項基礎性工作。

一、保障檔案管理硬件設施的完善

在檔案管理硬件設施配備上，公司領導對此非常重視，凡是檔案工作所需的硬件設施都會配備到位。不僅按要求做到了檔案三室的分開，還在資金緊張的情況下，給檔案庫配備了專用的文件資料檔案存放柜、加濕器、移動硬盤、打印機、掃描儀、復印機、刻錄機、攝像機、數碼相機等。檔案工作在硬件上有了充分的保障，也就適應了當今現代化管理檔案的需要，為做好檔案工作夯實了基礎。

二、嚴把“公文制發”質量關

根據企業的實際出發，在公文制發上很抓的環節：一是公文用紙質量、幅面尺寸規格統一、規范，排版形式、裝訂符合國標；二是檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限；三是檢查公文標題和內容、主送單位和抄送單位等是否準確、無誤；四是看公文字跡是否整潔、清晰；五是看使用文種是否合理，擬制格式是否標準，行文稱呼和使用文字是否規范等。

三、建立“文件材料”收集網

為確保檔案的真實、完整，制定切實可行的管理措施：一是嚴格登記。通過登記建賬，做到“家底清楚”，有據可查。二是及時收集。多數文件資料在承辦部門留存時間過長，容易散失。所以，及時的收集工作就顯得十分重要。三是認真檢查。檢查文件資料的有效性、完整性以及字跡、用紙是否符合歸檔的各項要求。四是妥善管理。根據日常工作需要，準備好不同檔案盒，也可充分利用計算機進行數字化管理，將日常工作形成的文件資料分類存放。

四、實施“專人負責”歸檔制

做好歸檔工作是提高綜合檔案管理的重要環節。公司辦公室在文件來源上，實施“專人”負責。“專人”是辦公室文書，必須按文件資料的類別、價值鑒定、保管期限整理，錄入E6檔案系統中進行審核，然后再有專職檔案員按要求審核后進入E6系統中生成檔號、歸檔辦結等一系列的工作。同時，在實際操作中注重解決好三個嚴重制約歸檔管理工作的瓶頸問題：一是準確把握文件歸檔的時效性。完成現行文件階段任務的，才能予以歸檔，沒完成的，則不能歸檔。二是在“專人”負責下，確立歸檔文件的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是注意在內容、形式和作用等方面相似的文件、資料，做到具體問題具體對待、發現問題及時解決，提高了檔案利用效率。三是注重全宗卷歸檔的完整性。在歸檔工作中做到既掌握重點，分清主次，嚴把入口關，使歸檔后所形成的檔案既全面完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化、科學化管理，奠定了堅實的基礎。同時，又防止應歸檔文件的丟失或漏歸。

五、結論

公司的檔案管理工作在領導的關心、重視下，在公司辦公室的“三做法”即“做細、做實、做精”原則的規范引導下，從文件資料的源頭抓起、從文書工作的起點入手，從而實現了檔案管理工作從“從無到有、從有到細、從細到精”的新局面。開創了公司檔案管理工作的新篇章。