淺談如何做好新疆公路建設代建項目檔案管理工作

淺談如何做好新疆公路建設代建項目檔案管理工作

公路代建制作為現代公路建設管理的一種全新模式，首次在新疆大規模實施，這既是交通運輸部支持新疆交通運輸科學發展、率先跨越的重要舉措，也是新疆加快交通基礎設施建設，提升新疆公路建設管理水平，踐行“新疆效率”的實際需要。因此，在三年的代建期間，如何做好代建項目項目檔案管理工作值得去探討。

檔案管理；編制管理；檔案編制

中央新疆工作座談會后，新疆迎來了大建設、大開放、大發展的全新時期。為切實保證新疆交通建設實現“三年攻堅，五年跨越，建成中國西部高速大通道和交通樞紐中心”的宏偉目標。2011年交通運輸部在新疆召開了交通運輸援疆工作推進會，實施交通運輸援疆工作，采用代建制模式支持新疆公路建設，組織內地12個省市、16個代建單位、400余名援疆代建人員，負責22個項目的代建管理工作。

一、代建項目檔案前期工作注重協調、加強溝通

因為代建項目集中、工期時間緊，項目里程長，且采用大標段、大監理的管理模式，所以導致代建項目人員來疆后先到業主單位與各職能部門進行業務對接，并熟悉和了解新疆公路建設項目的管理情況。由于代建項目組成的代建指揮部來自己12個省市，每個省市有各自的特點，對代建項目的管理也有著自己本省的風格。各代建項目指揮部主動與業主單位的檔案部門及時對接，業主檔案部門要求各代建項目進場后在項目管理過程中產生的施工過程技術表格為新疆交通廳公路工程質量監督局印制的水印表格，質量、進度、合同、變更等管理性文件使用黨政機關公文進行運行。施工、監理日志使用統一的日志本，項目檔案用具符合新疆自治區檔案局要求。項目檔案的編制要依據業主單位編制的《公路工程竣工檔案編制辦法》進行編制。

二、代建項目產生項目檔案的特點

一是代建多數項目中合同段數量少。因代建項目采用大標段、大監理模式，16個代建單位中參建單位機構有項目指揮部、總監辦、駐地辦和施工單位。其中在22個代建項目中有14個項目的合同段數量都是一個合同段。以往的一個百公里項目大多會有6至7個合同段，像賽果、星吐項目有12個合同段。合同段數量多會導致多家參建單位在交工后完成檔案的編制和移交工作，移交項目檔案時間周期長不利于項目檔案管理。由于代建項目中大多數項目合同段為1個合同段，最多的合同段也只達到3個合同段這樣代建項目交工后只會產生5、6家參建單位進行檔案的編制和移交工作，在項目檔案的移交過程時間周期短，便于管理。參建單位數量的減少使之形成的項目檔案整齊化同時也利用檔案部門的協調和管理。二是代建項目檔案數量大。代建項目里程超過百公里的有15個項目，這樣的項目都會形成上千卷檔案。路線長、地形復雜、橋梁隧道等構造物多的項目，形成的檔案數量甚至逾萬卷。產生項目檔案數量大在編制過程中會投入相應的人力進行項目檔案的編制，保證項目檔案的編制的人力。三是形成時間短。代建項目合同約定一般為2-3年，在主線交工后，代建項目大部分人員要撤離奔赴新的項目，代建項目各參建單位會積極安排相關人員抓緊時間完成項目檔案的編制和移交工作。四是涉及工程專業多。公路建設的專業性和技術突出，高等級路面、大型橋梁、隧道、交通安全設施、機電工程、房建等，都有各自的技術標準和要求。代建項目采用總包式，土建工程、房建工程的項目檔案的都是由一家施工和監理單位完成編制工作。所以在編制過程各參建單位無論是編制的檔案內容還是外在形式都圍繞《公路工程竣工檔案編制辦》和檔案部門相關的技術標準和要求。

三、代建項目檔案的編制管理

一是加強兩個培訓，進場和交工前培訓。業主單位在進場時對代建項目進行科技文件收集、整理和《黨政機關公文格式》的培訓。使代建項目能按照業主單位的管理模式對在施工過程中形成的“開工報告”、“單位、分部、分項劃分”、“各類型配合比的上報”都使用“紅頭文件”按照公文處理要求逐級上報逐級批復。在代建項目結束之際，業主單位檔案部門對代建項目就業主單位下發《公路工程竣工檔案編制辦》進行講解，要求施工及監理單位將項目在施工過程中形成的技術資料分為三大類，即開工前、開工后和管理性文件。開工前原材（含質保類）、開工后各工程類型有五大類資料，即試驗、施檢、評定、驗收、開工類。管理性文件包含變更、質量、進度、合同、安全、廉政、日志、照片等。要求各代建指揮部完成在施工過程中形成的交工驗收、計量支付報表、合同、質量、進度、文明施工、征地拆遷、廉政、照片等管理性文件的歸檔和發文匯編的歸檔工作。各代建項目在項目文件編制過程中《公路工程竣工檔案編制辦》為編制依據進行組卷。路基工程按照分項整理一個分項組卷；路面工程按照分部工程整理，一個分部組組卷；一道涵洞按照各工序整理一道涵洞組一卷；小橋、通道分為基礎及下部構造整理并組一卷，上部構造整理并組一卷；大、中橋、互通式、分離式立橋按照分部工程收集、整理。分為基礎及下部、上部和總體三大類分別各組一卷。隧道工程按照分項工程整理組卷。二是各級發揮各自職責，逐級進行對項目檔案編制的檢查。根據業主單位下發的《關于公路建設項目檔案管理工作有關事宜的通知》要求，各參建單位明確自己在項目檔案編制后的檢查職責。項目指揮部要對總監辦形成項目檔案審核報告，總監辦要對駐地辦形成項目檔案審核報告，駐地辦要對施工單位形成項目檔案審核報告。各參建單位在完成本單位項目檔案的編制后要形成檔案編制說明、并有本單位和項目指揮部的簽字和蓋章。各參建單位在完成本單位項目檔案的編制后備考表都有上級單位的檢查人簽字。