淺談企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

淺談企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)的一項重要的工作，它在一個企業(yè)發(fā)展中起到了重要的作用，是一個企業(yè)順利發(fā)展的支撐。本文分析了企業(yè)檔案管理概述、我國企業(yè)檔案管理當(dāng)前所面臨的問題以及我國企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，希望可以對我國的企業(yè)檔案管理從業(yè)者一些啟示。

企業(yè)檔案；檔案管理；創(chuàng)新策略；支撐

企業(yè)檔案管理的重要性對一個企業(yè)來說是不言而喻的，它關(guān)系到了一個企業(yè)的正常發(fā)展，一個企業(yè)沒有好的檔案管理沒有好的檔案管理必然不會有太好的發(fā)展。雖然現(xiàn)代企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作越來越重視，但總體而言企業(yè)對檔案管理的投入還不足夠。本文分析了企業(yè)檔案管理概述、我國企業(yè)檔案管理當(dāng)前所面臨的問題以及我國企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，希望可以對我國的企業(yè)檔案管理從業(yè)者一些啟示。

一、檔案管理概述

（一）檔案利用條件

檔案利用條件是確保檔案利用工作順利開展的重要保障，也是確保檔案利用安全的基本保證。檔案管理部門必須根據(jù)工作需要，配備勝任工作的人員，配置閱覽場所及其設(shè)施設(shè)備，建立相關(guān)管理制度及檔案檢索體系。檔案利用工作人員必須熟悉館、室藏檔案資料情況，不僅能對館、室藏檔案資料的內(nèi)容、成份和特征如數(shù)家珍，還要對它們的存放位置、檢索途徑等了如指掌，同時能熟練操作各種檔案利用設(shè)備。所謂檔案檢索，就是利用檔案檢索工具，對所需的檔案進(jìn)行查找的過程。

（二）檔案利用的相關(guān)規(guī)定

一是指檔案館將達(dá)到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動；二是指依法可以向社會公開提供利用的檔案。

（三）檔案利用的注意事項

利用中為了滿足利用工作的需要，又能有效地保證檔案的安全，在檔案館、室設(shè)立閱覽室是十分必要的。開展館、室內(nèi)閱覽服務(wù)時應(yīng)注意以下事項：1．對于特別珍貴的或具有特殊意義的檔案，以及已遭破壞、殘缺不全、紙張脆化的檔案，應(yīng)提供它們的復(fù)制件以保護(hù)原件。2．利用者要按規(guī)定進(jìn)行借閱登記。3．不能讓利用者將檔案帶出指定的閱覽場所。4．要加強(qiáng)監(jiān)管，防止利用者損毀、涂改檔案。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠

在目前情況下，企業(yè)檔案管理所面臨的一個突出的問題是企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠。由于企業(yè)面昨經(jīng)營的壓力，勢必會將主要的精力投入到企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)中，包括人力和物力的投入。與企業(yè)對經(jīng)營提入相比，企業(yè)對檔案管理的投入明顯不足，包括在人力和資金上的投入。造成以上情況的主要原因是企業(yè)檔案管理不是企業(yè)營利的直接手段，所以片面的看輕對企業(yè)檔案管理的投入。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)仍需提高

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理所而臨的又一個主要的問題是從事企業(yè)檔案管理的工作人員的素質(zhì)普遍不高，造成這一情況的最主要的原因是企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠高，不愿意加大企業(yè)檔案管理方面人材的投入。現(xiàn)在普遍認(rèn)為企業(yè)檔案管理是一個邊緣性工作，一般企業(yè)會安排一些工作能力較差的人員去從事，被人們認(rèn)為是閑差。一個優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人才需要具備多方面的能力，包括要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、具備檔案管理的基本知識、捕捉檔案管理信息的能力以及鑒定檔案信息的能力。企業(yè)檔案管理絕不是一個可有可無的工作，絕不能將檔案管理工作在無人指導(dǎo)的情況下交由新手來做，應(yīng)交由能力全面、經(jīng)驗豐富的員工來開展。

（三）企業(yè)檔案分類結(jié)構(gòu)不合理

企業(yè)檔案管理的一個重要的內(nèi)容是企業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)分類，一個企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)分類的合理性在很大程度上決定一個企業(yè)檔案管理的好與壞。目前企業(yè)檔案管理所面臨的又一個問題是企業(yè)檔案管理分類結(jié)構(gòu)不夠合理，突出表現(xiàn)在企業(yè)檔案管理中的檔案門類不夠豐富、檔案編寫的質(zhì)量不夠高以及檔桿結(jié)構(gòu)不夠合理等。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)分類不合理的現(xiàn)象較嚴(yán)重的影響了企業(yè)檔案管理工作的開展。造成這一現(xiàn)象的主要原因同樣是企業(yè)檔案管理也投入的經(jīng)費不足，且不足以支撐企業(yè)檔案管理合理化結(jié)構(gòu)分類工作的開展，如：不能按時對檔案編研成果進(jìn)行出版、影響企業(yè)信息研究的時效性和推廣性以及使檔案編研成果利用的廣泛性大打折扣。

（四）企業(yè)檔案的利用率偏低

企業(yè)檔案利用率偏低是指企業(yè)檔案管理所編制的編研成果沒有得到很好的利用，其中一個最主要的原因是企業(yè)的案檔具有保密性，企業(yè)檔案記錄的企業(yè)發(fā)展的過程信息，是一個企業(yè)的機(jī)要信息，這些信息一般只對特定的部門開放，不能夠大量出版，從而導(dǎo)致了企業(yè)檔案的利用率偏低。另一個原因是企業(yè)檔案管理人員對公司不同載體的檔案歸檔率不高，保管的方法不合理，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生，縮短了檔案的壽命。

三、企業(yè)檔案管理中的創(chuàng)新策略

（一）推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建立

企業(yè)的檔案信息是企業(yè)的重要的資源，這些資源不僅在保障企業(yè)正常發(fā)展中起到關(guān)鍵性的作用，同時又為企業(yè)的宣傳提供支持。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案的載體一般是紙張，這種方式不利于企業(yè)檔案的長久保存。推進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新一個主要的方式是建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫技術(shù)是目前應(yīng)用最為成熟計算機(jī)技術(shù)之一，被應(yīng)用到各個行業(yè)。通過將紙質(zhì)檔案電子化，并建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，不僅有利于企業(yè)檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找。當(dāng)下，一個企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建立的水平已經(jīng)成為衡量一家企業(yè)檔案管理水平的一個指標(biāo)。通過檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以提高企業(yè)檔案管理的工作效率，減少企業(yè)在檔案管理工作方面的人力提入。綜上所述，企業(yè)應(yīng)高度重視在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的投入，以實現(xiàn)事半功倍的效果。

（二）企業(yè)檔案管理服務(wù)方式創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新應(yīng)著力于信息化技術(shù)的同時，也應(yīng)注意企業(yè)檔案管理服務(wù)方式方面的創(chuàng)新。在企業(yè)員工中加大對企業(yè)檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)自己的員工了解自己企業(yè)檔案管理工作的細(xì)節(jié)，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部員工中的認(rèn)識度。同時，應(yīng)積極的思考在服務(wù)方式創(chuàng)新上的新方法新思維，最基本的要重視企業(yè)檔案管理的服務(wù)方式上的創(chuàng)新，再在企業(yè)發(fā)展的適當(dāng)?shù)臅r期推進(jìn)企業(yè)檔案管理服務(wù)上的創(chuàng)新，將對企業(yè)的發(fā)展大有裨益。

（三）企業(yè)檔案管理人才隊伍建設(shè)的創(chuàng)新

一個企業(yè)的檔案管理對一個企業(yè)是十分重要的，它關(guān)系到一個企業(yè)是否能夠順利的發(fā)展。而一個企業(yè)的檔案管理最終要通過人來實現(xiàn)，即一個公司的檔案管理是一個員工的行為集合，這個從事檔案管理的人員即是檔案管理人員。一個企業(yè)檔案管理工作的好壞最終決定于檔案管理人員，這就注定了檔案管理人員的重要性。企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新的一個十分重要的方面是企業(yè)檔案管理人才隊伍的創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理人才隊伍的創(chuàng)新不只是提高人才隊伍的檔案管理能力，更重要的是培養(yǎng)檔案管理人員團(tuán)隊，是相對于檔案管理人員個人而言的。一個企業(yè)檔案管理最終決定于一個團(tuán)隊，一個優(yōu)秀的檔案管理人員固然重要，但不足以影響到全局，而團(tuán)隊的力量是可以表現(xiàn)到一個工作的全面，注重在團(tuán)隊方面的投入是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一個十分重要的方面。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)組成的一部分，也是一個企業(yè)不斷發(fā)展的重要支撐。企業(yè)檔案管理是企業(yè)的基石，沒有好的檔案管理，一個企業(yè)的發(fā)展像無根之木、無源之水。本文分析了企業(yè)檔案管理概述、我國企業(yè)檔案管理當(dāng)前所面臨的問題以及我國企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，希望可以對我國的企業(yè)檔案管理從業(yè)者一些啟示。

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