檔案信息數字化若干問題的研究

檔案信息數字化若干問題的研究

檔案信息數字化建設已成為各高校檔案館的重要任務。通過高校檔案數字信息化工作調研，對高校檔案信息數字化工作中出現的業務模式選擇、外包公司的選擇與合同簽訂、檔案前期整理、各類檔案信息數字化順序、信息數字化存儲格式以及檔案管理與檔案數字化檢查等若干問題進行總結并探討相應的解決策略。

高校檔案；檔案信息數字化；數字化外包

隨著檔案信息化建設需要，檔案數字化已經成為各高校檔案館的重要任務。我校檔案館即將對檔案館內現有檔案進行數字化掃描，在數字化之前進行了一系列調研工作。這次調研對武漢幾所部屬高校以及省屬市屬高校進行調研，這些高校基本上都已開始了檔案信息數字化工作。有些高校已經對檔案信息數字化業務積累了豐富的經驗、有些正在掃描過程中，調研發現他們都經歷過各種共性或個性的問題。由于高校的共通性，其他高校在開展數字化業務過程中也可能面臨這些問題。因此，總結這些問題所在并研究合適的解決辦法，對于我校的檔案信息數字化業務工作的順利開展有很好的借鑒推動作用，同時可以為即將開展此項工作的高校檔案館提供有益的參考。

一、檔案信息數字化開展前期需解決的問題

（一）檔案信息數字化業務模式選擇

調研的所有高校統一選擇了業務外包的方式來完成數字化掃描工作。業務外包的概念在1990年《企業的核心競爭力》中首次提出，檔案業務外包具體指檔案機構通過整合利用外部專業化資源，達到降低成本、提高效率、提高自身核心競爭力的管理模式。業務內包可總結為依靠檔案館自身力量完成檔案信息數字化工作。各高校檔案館正式工作人員一般都在十余人左右，而各檔案館分為查詢利用、業務指導、技術信息、理論編研等部門，每個部門分配人員基本能保證檔案館的正常運轉，如果選擇內包的方式進行數字化掃描，首先人力上就會嚴重缺乏。根據“業務外包”的概念，對于高校檔案館來說核心業務是檔案管理、服務利用和理論編研，信息數字化業務作為非核心業務外包給有專業資質的掃描公司一方面利于檔案信息數字化業務順利展開，另一方面檔案館工作人員有更多的時間和精力投入到管理、利用與科研等核心工作中。其次，數字化掃描是一項技術性業務，需要專業的設備與技術，檔案館沒有數字化設備，也缺少懂得數字化技術的專業人才，并且數字化檔案加工流程較為復雜和漫長，如果選擇內包的方式會花費大量的人力物力，也影響數字化業務的速度與進度。而專業的檔案外包公司不僅配備最先進和完善的設備，同時具備豐富得數字化人才。由專業檔案外包公司承擔檔案信息數字化工作在質量和效率上更有保障。

（二）外包公司的選擇與合同簽訂

合適外包公司的選擇是能否成功完成數字化外包業務的關鍵。選擇外包公司時應考慮公司資質、業務經驗、業務能力、技術狀況等方面。選擇一個資質高、業務能力強、業務經驗多、技術能力好的外包公司，有助于檔案館信息數字化的順利完成，而且足夠的經驗能讓外包人員對于各種各樣的問題快速反應，并找出解決方案，節省時間和外包費用。反之，資質差、經驗不足的外包公司不僅影響檔案信息數字化進度甚至信息化費用也隨之增多。因此，檔案館應結合自身情況綜合考量，選擇合適的外包公司，保證檔案信息數字化順利完成。

檔案信息數字化是一個長期、復雜的工作，檔案館與外包公司必須按規定簽訂外包合同。現階段，高校檔案館在業務外包方面經驗缺乏，通過調研總結得到一些簽約經驗可以借鑒。外包合同中各項條款應具體、詳實，合同中應明確服務范圍、服務履行期限、驗收標準、賠償責任、爭端解決方法、保密協議等，另外還可將合同中未提到但日后工作中遇到的問題簽訂補充條款來規范外包商行為、保障自身權益。一般情況下，合同簽約時間不宜過長，根據調研各高校經驗來看，一年一簽，可以較好的保障高校利益。

二、檔案信息數字化實施過程中需解決的問題

（一）檔案的前期整理

高校檔案館館藏檔案歷史悠久，館藏量較大，每一個時期的檔案整編方法不盡相同，按照現今檔案整理標準，庫存檔質量參差不齊，所以對于庫存檔案的清庫整理尤為重要。以我校為例，業務指導室從2012年開始對庫存檔案進行清庫核對，將庫存檔案中缺頁漏頁、案卷或卷內題名錯誤、日期錯誤等歷史遺留問題全部重新整理，便于檔案信息化掃描工作的進行。很多高校檔案系統中沒有歷史檔案的卷內條目，這也是由于早期檔案整理的不規范造成的，那么進行掃描時卷內文件如何掛接也是在開展檔案信息化業務之前需要確定的問題。對于歷史檔案卷內文件的處理方式基本分為兩類：1.首先在檔案管理系統中將缺少的卷內條目進行錄入，然后再進行掃描掛接；2.在掃描時同步掛接。這兩種方式各有利弊，第一種更加便于掛接，錯誤率較低，但是前期的錄入工作巨大，耗時較長；而第二種方式掛接時對工作人員要求較高，必須非常小心仔細，否則很容易發生掛接錯誤。各高校可以根據自身情況來選擇歷史檔案卷內條目的處理方式。

（二）各類檔案信息數字化順序

1.對于高校檔案利用來說，教學類檔案無疑是使用頻率最高的一類，學生的招生、學籍、學位、成績等都是需要經常查詢的，所以首先應從教學類檔案開始數字化。2.文書類檔案，包括黨群和行政檔案。高校在黨群、行政管理工作中形成的文件是高校正常運行的基礎與指導，查詢利用檔案的數量也不在少數，所以對于黨群和行政檔案的數字化也刻不容緩。3.聲像檔案中的照片檔案是高校歷史最珍貴的記錄，很多老舊的照片經過時間變遷已經模糊、發黃甚至破損，一旦損毀便無法挽回,很多高校對于照片檔案的掃描也格外重視。4.基建檔案中的各類圖紙也是掃描工作的重點。以我校為例，基建圖紙是科技檔案中查閱頻率較高的一類，很多基建圖紙已經模糊破損了，這些圖紙對于學校基建項目的后期維修改造至關重要。其他類別檔案包括設備、科研、財務、人事、出版等各高校暫時未列入信息化范圍。

（三）信息數字化儲存格式

調研發現，TIFF圖像數據格式占用儲存空間大，JPGE和雙層PDF文件是較為主流的儲存格式。《電子文件歸檔與管理規范》和《紙質檔案數字化技術規范》兩個檔案數字化規范標準對此也有規定。雙層PDF文件是一種包含文本層和圖像層的雙層結構PDF格式文件，文件內容同時包含文本層和圖像層，既可以100%保留原始版面效果（包括公章、簽名），又可以通過下層的文字信息支持選擇、復制、全文檢索等功能。因此檔案數字化建立全文數據庫，雙層PDF文件格式能實現目錄檢索和全文檢索功能，不僅有效提高了查詢利用的工作效率而且極大的方便了電子文件的管理。信息數字化掃描中色彩模式的選擇可根據檔案本身狀況來決定，一般文件可用黑白掃描，節約成本；紅頭文件以及帶有印章的文件就需要用到彩色掃描，層次更加豐富；對于老檔案若用黑白掃描則效果不佳，圖片發黑不清，最好選擇彩色掃描，清晰度更高，更好的顯示檔案的原貌。

三、檔案信息數字化過程管理中需解決的問題

高校在檔案信息化過程管理階段，需要注意的問題很多，在此重點討論兩個關鍵問題。

（一）檔案管理

很多歷史檔案見證著高校的發展歷程，極其珍貴，一旦損壞或者遺失將造成無法挽回的損失。信息數字化過程中，檔案出庫進庫需要嚴格管理。檔案出庫時將出庫檔案進行登記，填寫出庫單，包括出庫日期、檔案類別、具體件數、頁數、經手人等。入庫時也要填寫檔案入庫單，嚴格核對是否與出庫信息相符，細化到每卷頁數是否一致，以免造成不必要的損失。檔案拆卷與裝訂也需仔細謹慎。許多歷史檔案年代久遠，紙張變得非常脆弱，若隨意翻折或拆卷大意，容易造成檔案的人為損壞。由于外包人員不是專業的檔案業務人員，對于檔案裝訂工作存在不規范或者錯誤操作，檔案館應安排相關部門負責人協助指導外包人員完成裝訂工作，盡量避免檔案損壞或者丟卷、漏頁等人為操作失誤。由于高校檔案中有部分保密檔案，因此檔案信息數字化安全管理也必須注意，應在雙方合同中簽訂保密協議，并且在信息數字化掃描過程中嚴格加以把關。實體檔案出入庫房手續齊全，嚴禁數字化工作人員攜帶U盤、移動硬盤等儲存設備進入掃描工作間，如需網絡也應在獨立的局域網內操作，防止網絡安全隱患。

（二）檔案信息化檢查

掃描完成的案卷必須及時檢查，主要檢查內容包括：掃描的影像數據與對應的目錄數據掛接是否準確、是否有缺掃漏掃或者重復掃描、掃描的完整度與清晰度等問題，如出現問題應及時與外包人員溝通，指導其更正，確保信息數字化質量。數字化檢查工作也分為兩種方式，一種是僅抽檢，另一種是全部檢查。全部檢查雖然更加耗時耗力，但是保證了掃描檔案的質量，為以后的順利使用打下了基礎。最后還要做好數據的安全保存和備份工作，一般采取移動硬盤與光盤雙套載體備份，檔案數據庫也應定期及時更新，保證數據庫的安全與完整。

四、總結

以上是在我校檔案信息數字化之前進行考察調研的工作中所歸納總結的若干問題及解決策略。現今各高校陸續開展了檔案信息數字化工作，信息化之前有必要將上述問題了解清楚，為檔案信息數字化工作順利開展提供保證。當然，檔案信息數字化工作還有很多需要注意的方面，在此文中無法詳盡，有待進一步在實踐中深入研究與探討。

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