淺談新時期高校檔案學科館員的建設工作

淺談新時期高校檔案學科館員的建設工作

近年來電子文件以及電子檔案已被廣泛使用，同時網絡化程度也不可同日而語，因此在一定程度上也高校檔案管理工作提出了全新的要求和標準，作為高校檔案管理者不僅要以學科為對象，依托具有檔案學背景，具有掌握自動化、網絡化技術的能力，還要成為熟悉檔案館（室）藏結構和資源利用知識的導航員，這就迫切需要具有較強信息捕捉和組織加工能力的檔案高級專門工作人員。

高校檔案；學科；館員；管理；工作

隨著科學技術的飛速發展，信息技術的廣泛應用，檔案館（室）藏內檔案信息數量急劇增長，并且檔案信息的載體多種多樣，傳統的檔案館（室）服務模式已不能適應新形勢下檔案工作的需要，學科館員制度的出現，為新時期高校檔案工作的轉型起到了促進作用。新時期，由于網絡信息技術、計算機技術等科學技術的迅速發展，網上信息資源浩如煙海，從中獲取有用信息猶如大海撈針，一些專家、學者對于網上資料的查詢方式和途徑還不十分不熟悉，他們無法在網上快速找到自己需要的信息，一些大量價值很高的文獻信息未被開發，科研所需要的大量有價值的文獻信息無法獲得等等現實性問題擺在了各高校面前。時下，信息技術的飛速發展，而高效檔案也轉型成以數字化為主，這就對高校的檔案工作提出了全新的指標，現階段檔案管理工作機制更需要受過相關訓練以及具有一定學科知識的館工作者。所以，深化高校檔案學科館員機制構建，全面分析檔案的基本理念，以“學科館員”為目標，不斷把我國的檔案事業推向科學高速發展的軌道上來就顯得尤為重要。

一、學科館員的概念及作用

學科館員指的就是有特定的學科背景，而且接受過相應的專業訓練，向學科方面的使用人員提供多元化以及個性化信息服務的專業性人才。目前，國內一些高校圖書館都深化了相應的學科館員機制，而且一些高校也獲得了非常理想的效果，學科館員為相應學科的發展也起到了一定的促進作用。

學科館員機制起源于歐美等國的研究型圖書館。上個世紀八十年代，歐美的一些大學圖書館就開始實施以大學科為服務目標的服務機制，一些大學圖書館還陸續開展了網絡化館工作者免費導讀的服務。在此基礎上，一些研究級大學圖書館也實施此類服務，而且效果非常理想。目前，國內一些地區大學圖書館都實施了學科館員機制。而最早實施這一機制的是我國的清華大學。現階段武漢大學，北大，西安交大以及東南大學圖書館也在實施這一機制，在深化館藏資源構建以及服務等領域獲得了一定的成績。

而如今的高校檔案館要和社會上的一些圖書館相同，要第一時間調整且轉變管理體系以及運營機制，全面顯示出檔案館藏內檔案資源的唯一性，同時按照使用人員的相應需求，對檔案信息予以有指向性及個性的深入處理，構建檔案館資源庫以及網站等，找好切入點，再定位，盡最大化給出豐富的資源信息，要全面提高檔案的利用價值，只有這樣才會彰顯檔案服務的社會效益。

二、檔案工作的發展越來越依賴于高水平的知識型館員

傳統紙質的檔案管理，已有成熟的經驗和具體的標準，只要懂一些檔案業務的人即可實施。創新方法的實施、既要是懂檔案業務知識的人，又要是懂計算機知識的人。要能按檔案的著錄規則要求，在計算機上一步到位進行實施，因此，對人的思想工作水平及綜合素質都有較高的要求，工作人員要有熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息和組織加工信息能力，要有既精通檔案管理，又有學科知識背景和計算機操作的復合型人才。

在檔案數字化進程中，要對檔案資源進行數據化處理，通過掃描將紙質文件等轉換成電子文件。要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用。要利用平臺，搞好遠程服務。要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份、數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全。要根據電子檔案技術的不斷完善與進步。要對電子文件進行轉用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。這些工作足以說明檔案工作急需高水平的知識型學科館員。

近年來的機構改革，技術人員專職的已經很少，往往身兼數職，要進行若干年的檔案數字化加工任務，由于工作量大，往往力不從心，無法開展，需要有一定的專業隊伍從事此項工作。因此，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。這些變化迫切需要檔案界快速發展具有學科知識背景，又能夠組織檔案信息資源，并能上門提供檔案信息資源利用的檔案學科館員。

總之，高校檔案綜合管理的最終目的是為高校教師做好檔案利用服務工作。檔案數字化及資源共享后的遠程服務、社會服務是目前檔案事業的發展趨勢。開發檔案信息資源服務于教師、科研工作，靠的是檔案信息資源的開發者。現階段，高校檔案館的工作者隊伍已慢慢呈現出專業化、年輕化的特點。此類人才是學科館員機制在高校檔案館得以全面深化的先決條件。學科館工作者的工作其實不是任何人都可以勝任的，此機制對館員的文化程度以及專業知識都有一定的要求，需要管理人員具備一定的學科知識以及相應的信息檢索技術、良好的交流能力、可以掌握高新的知識以及優秀的服務能力。此類人才實際上是一種知識型館工作者，這些人員對職業有著非常強烈的目的性，側重于工作的自我引導以及自我學習，重視團隊合作性，而且還重視自身價值的彰顯，樂于學習新事物，喜歡富有挑戰性的工作，所以，只有此類知識型工作者，才可以適應學科館員的發展需要。學科館工作者在深化自身整體素質的同時，還要做好對口服務工作，這些工作人員也能夠從根本調動館內其他工作者參與到個性化檔案信息服務工作之中，因此要科學的提升檔案館工作者的全面素養。

三、工作內容與崗位設置

協助和引導高校相關行政系統，予以資料的搜集及整合工作，利用科學、合理的搜集、整合、深化檔案信息庫，進而促進檔案可以的系統性急完整性，同時進行安全保管同時給出精準的信息資源。按照檔案館的工作項目以及實際狀態，構建專項的學科館工作崗位。工作崗位設置可按照不同高校的差異化情況，構建聯絡學科館工作者、業務學科館工作者、咨詢學科館工作者以及專業學科館工作者等。聯絡學科館工作者負責學校的資料搜集與相關的資源傳播工作，最大限度地實現檔案較為系統、完整的保管體系。業務學科館員主要工作就是把相關信息從信息源庫中予以提煉、整合、進而編制成為受眾需要的信息產品。咨詢學科館工作者負責檔案的信息咨詢工作、通過宣傳工作，做好檔案信息的發布。專業學科館員主要負責網絡環境下檔案數字化及建庫工作。

四、學科館員制度與建設機制

要培養一大批高水平的學科館員，是要通過一定時間的，切勿急于求成，要有一系列的管理機制來確保人才的發展以及培養。制度的建設是保證學科館員工作科學化的必要條件，有利于檔案館（室）文獻信息進行深層次開發和利用，為利用者提煉出有價值的信息。因此，應首先制定學科館員制度，確定獎勵措施，由于對學科館員的相關要求與工作繁瑣程度要比一些常規檔案館員高一些，所以學科館員對工作的付出也要超過常規館員。因此學校就要對學科館員使用一定的獎勵手段，可以在經濟上實施一些補貼政策，同時在職稱晉升上進行相應的調整，讓他們在學術上得到認可；在工作環境上要進行一些“自由度”以及“便利度”的調整，讓他們在工作上感到舒適，這樣才能夠更為深入的發揮自己的主觀能動性。引入競爭機制，促進檔案學科館員人才的培養與更新，建立學科館員的合理人員結構，為各部門提供高質量的服務，檔案館（室）要建立人才的競爭機制，以保證“學科館員”制度的順利實施與深入發展。另外要建立一套科學的考核評價體系，以對學科館員的工作作出正確的評估，以便于學科館員的自我完善與提高。

近年來，高校檔案人員素質總體上有了較大提高，各院（系）已經擁有一批既具有學科專業知識又熟悉檔案業務的兼職工作人員，經過培訓和學習，他們可以走上“學科館員”崗位，這些人才不可視而不見，因為這些兼職檔案員不僅透徹地了解和掌握本部門檔案收集的來源、內容及其形成規律，而且對各自在工作中形成文件材料的來龍去脈最為清楚，也最容易收集齊全，并且對這些材料的使用價值也有較多的了解，對本部門工作進展和科研情況也都了如指掌，只要稍加培訓，就能為高校檔案工作的創新做出貢獻。

五、結語

檔案學科館員角色定位的確定，從某種意義上來說，是為高校檔案館（室）的生存和發展開辟了一條新路，是高校檔案功能擴展及對檔案工作科學管理的一種創新行為，是高校檔案館（室）檔案工作一個新的切入點，更是保證高校檔案工作持續健康發展的戰略目標，這一戰略目標代表著今后檔案事業的發展方向。

總之，科學的發展賦予學科館員無限的發展空間，檔案學科作為科學大樹上的一個主枝干，也不例外，在發展的過程中，其自身內部不斷地整合、裂變，裂變、整合，如此周而復始。相信，未來的檔案學科，會不斷地涌現出新的學科專業。那么，相應地適應學科自身的發展，將會出現分工更細的新型檔案學科館員。當然，學科館員制度的建立既是一種新的服務模式，也是管理上的一種創新行為，在實際工作中，會遇到許多來自各個方面的問題，因此，檔案界內部需要加強交流，不斷思考和探討學科館員工作，從而推動和深化學科館員的發展，最終促進高校檔案事業的全面發展。

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