淺論檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的關(guān)鍵控制點(diǎn)

淺論檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的關(guān)鍵控制點(diǎn)

檔案數(shù)字化是檔案館的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,如何提高檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量,是實(shí)現(xiàn)信息資源共享和提高檔案利用率的前提。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的今天，檔案數(shù)據(jù)外包成為檔案管理的新模式。因此,檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量成為外包工作的關(guān)鍵。文章針對(duì)目前檔案數(shù)字化外包過程中存在的一些問題提出自己的看法,就如何保障外包檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出具體措施確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。

檔案數(shù)字化；數(shù)據(jù)質(zhì)量；質(zhì)量控制

檔案信息的數(shù)字化是檔案館信息資源管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。檔案日常工作相比其他職業(yè)，往往更具枯燥性、復(fù)雜性、繁瑣性。同時(shí)又具有很強(qiáng)的專業(yè)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。檔案館正在向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使傳統(tǒng)檔案館的資源空間得到拓展。并使傳統(tǒng)的工作方式和工作內(nèi)容發(fā)生了深刻變化。①檔案業(yè)務(wù)流程處理是否準(zhǔn)確、快速成為檔案部門核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。因此，檔案部門將一些重復(fù)性的非核心或核心業(yè)務(wù)流程外包給供應(yīng)商，以降低成本，并提高服務(wù)質(zhì)量，這就是業(yè)務(wù)流程外包。它們把自身定位為檔案館的延伸倉庫。而需要何種服務(wù)每個(gè)檔案館就應(yīng)根據(jù)自己的具體情況來選擇，現(xiàn)在大多數(shù)檔案館外包的主要是全文數(shù)據(jù)庫。因全文數(shù)據(jù)建設(shè)需要大量專業(yè)的技術(shù)人才、專業(yè)的設(shè)備、專業(yè)的管理。為了降低成本，減少專業(yè)人員、專用設(shè)備的配置費(fèi)用。找出檔案數(shù)據(jù)外包質(zhì)量的關(guān)鍵控制點(diǎn)無疑能夠更好地保證檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量,因此，本文對(duì)檔案外包數(shù)據(jù)質(zhì)量的幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)作一簡(jiǎn)要分析。

一、關(guān)鍵控制點(diǎn)之一：外包工作的前期準(zhǔn)備

（一）對(duì)本館館藏進(jìn)行分析

首先，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中的價(jià)值性原則對(duì)本館檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理、分類。這將決定檔案數(shù)字化工作的任務(wù)和需要達(dá)到的目標(biāo)。其次，確定外包方式，是全部外包還是部分外包。最后，制訂出詳細(xì)、具體的、具有可操作性的方案。報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，由領(lǐng)導(dǎo)簽署《紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化審批書》，并將其納入全宗卷和數(shù)字化工作文檔管理范疇。

（二）細(xì)化工作、任務(wù)落實(shí)到人

1.目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。2.拆除裝訂。在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。并要做好記錄，確保工作完成后，復(fù)原歸位。3.區(qū)分掃描件和非掃描件。按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。4.頁面修整。破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。5.根據(jù)任務(wù)制訂出方案，具體落實(shí)任務(wù)。首先，制訂出詳細(xì)任務(wù)進(jìn)度表，每項(xiàng)工作落實(shí)到具體人員。然后，訂出具體工作時(shí)間、工作計(jì)劃、保質(zhì)保量的完成各項(xiàng)前期準(zhǔn)備工作，并指定專門人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收。

（三）了解檔案數(shù)字化相關(guān)制度和先進(jìn)技術(shù)

檔案數(shù)字化就是一個(gè)系統(tǒng)工程，目前，由于檔案數(shù)字化缺少統(tǒng)一指導(dǎo)，缺少各種標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案數(shù)字化的有序進(jìn)行。②2005年《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》頒布實(shí)施，這個(gè)規(guī)范有效地指導(dǎo)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)實(shí)踐，對(duì)開展檔案數(shù)字化提供參考的準(zhǔn)繩。有些地方根據(jù)實(shí)際需要，已經(jīng)制訂了或正在制訂各自的制度，如北京市2011年4月1日起實(shí)施《檔案數(shù)字化規(guī)范》，正式成為地方標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還要對(duì)當(dāng)前的檔案數(shù)字化先進(jìn)技術(shù)有所了解。通過學(xué)習(xí)考察檔案數(shù)字化工作優(yōu)秀單位，吸取他們的成功經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)他們的不足之處。

二、關(guān)鍵控制點(diǎn)之二：對(duì)外包公司選擇

現(xiàn)在全國(guó)外包公司眾多，良莠并存。因此，外包公司的選擇是保障數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵，首先通過網(wǎng)上問詢、與兄弟單位咨詢等多途徑了解外包公司。

（一）制訂出選擇外包公司的準(zhǔn)則

通過準(zhǔn)則評(píng)價(jià)出外包公司有無完成外包過程的能力從而確保提供合格數(shù)據(jù)的能力。

（二）外包公司需具備的條件

具有合法有效的生產(chǎn)許可證和工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照；數(shù)字化生產(chǎn)必須的資質(zhì)證明（如安全保障、環(huán)璄測(cè)評(píng)等）；具有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員和生產(chǎn)設(shè)備；能提供符合質(zhì)量體系要求的數(shù)據(jù)。

（三）合格外包方的選擇

1.調(diào)查、選擇外包公司：首先對(duì)外包公司提供的文件資料進(jìn)行調(diào)查審核；其次，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，查看外包方是否具有良好的企業(yè)信用等級(jí)，包括質(zhì)量管理能力、服務(wù)、資源配備及生產(chǎn)能力與工藝要求等；然后，對(duì)已經(jīng)完成的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。2.檔案館數(shù)字化負(fù)責(zé)組通過以上方式的考察對(duì)外包公司形成《外包公司調(diào)查表》，然后檔案館領(lǐng)導(dǎo)部門、數(shù)字化負(fù)責(zé)組、學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門等組成評(píng)定小組，按照“質(zhì)量從優(yōu)、價(jià)格適宜、距離從近”的原則，從合格外包公司中擇優(yōu)選擇。并對(duì)外包公司進(jìn)行可行性研究、風(fēng)險(xiǎn)分析，通過后方可列入《合格外包公司名錄》。3.由檔案館數(shù)字化負(fù)責(zé)組建立合格外包公司檔案，收集、整理、匯總各個(gè)公司以往完成數(shù)字化數(shù)據(jù)。

（四）質(zhì)量保證協(xié)議的簽訂

確定外包公司后，檔案館數(shù)字化負(fù)責(zé)組與合格外包方簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議書》，必要時(shí)，檔案館數(shù)字化負(fù)責(zé)組成立質(zhì)量技術(shù)部對(duì)《質(zhì)量保證協(xié)議書》的充分性、完整性、適宜性進(jìn)行評(píng)審。《質(zhì)量保證協(xié)議書》一般包括以下內(nèi)容：對(duì)合格外包公司的基本質(zhì)量要求；驗(yàn)收數(shù)據(jù)質(zhì)量的具體要求；質(zhì)量責(zé)任要求；變更、異常時(shí)的管理；數(shù)據(jù)庫的交付管理等。

（五）由檔案部門與外包商共同組建第三方工作組

工作組由檔案部門數(shù)字化負(fù)責(zé)組工作人員與專業(yè)的檔案學(xué)、信息管理人員以及外包公司人員共同組成。負(fù)責(zé)數(shù)字化過程中的整體協(xié)調(diào)與質(zhì)量監(jiān)督工作。

三、關(guān)鍵控制點(diǎn)之三：數(shù)字化具體過程

與外包公司簽訂合同后，檔案數(shù)字化外包過程中涉及的人員管理、檔案安全、資金保障等的工作，檔案部門要根據(jù)具體情況制定出嚴(yán)格的制度、規(guī)范以及合理的操作程序。應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)中的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

（一）檔案部門應(yīng)要制訂出外包工作需要遵循的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

要根據(jù)《中央檔案館接收案卷級(jí)檔案質(zhì)量檢查辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)，制訂出檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)、著錄細(xì)則、加工流程等，以便外包單位有章可循、有法可依。

（二）建立第三方工作組審核機(jī)制

第三方工作組，是具備有檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力的團(tuán)體或個(gè)人，一般是檔案行政業(yè)務(wù)人員或檔案學(xué)、信息管理方面的專業(yè)人員以及外包公司人員共同組成。他們可以對(duì)數(shù)字化過程采取定期和不定期抽查的方式進(jìn)行審核，對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行評(píng)估、召開會(huì)議、短期培訓(xùn)、對(duì)突發(fā)情況作出應(yīng)急處理、對(duì)存在的問題提出要求和解決辦法，并與檔案部門和外包商溝通共同協(xié)商解決。

（三）嚴(yán)格各項(xiàng)程序機(jī)制

對(duì)檔案的出入庫、檔案交接、外包工作人員出入、作息時(shí)間、工作注意事項(xiàng)，進(jìn)行規(guī)定，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，創(chuàng)造良好有序的工作環(huán)境。同時(shí)，在工作開展前，提前準(zhǔn)備、檢測(cè)好各種軟硬件設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)等以及人員、資金的準(zhǔn)備，注意每一個(gè)細(xì)節(jié)，避免各種突發(fā)狀況，影響工作進(jìn)度和質(zhì)量。

（四）制定合理的檔案數(shù)字化工作業(yè)務(wù)流程

檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程是保證檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行的重要一環(huán)，環(huán)節(jié)較多，環(huán)環(huán)相扣，不能顛倒，因此，制定合理的業(yè)務(wù)流程是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。目前，許多單位在數(shù)字化加工流程中有比較好的經(jīng)驗(yàn)。③如中科院就引入項(xiàng)目管理的理念，明確工作流程和崗位職責(zé),設(shè)計(jì)了《中國(guó)科學(xué)院文書檔案提卷與還卷單》《檔案整理與數(shù)字化流程單》，對(duì)項(xiàng)目17個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān),實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理。

四、關(guān)鍵控制點(diǎn)之四：驗(yàn)收

驗(yàn)收工作由學(xué)校相關(guān)部門、檔案館數(shù)字化組、數(shù)字化質(zhì)量技術(shù)部共同組成數(shù)字化驗(yàn)收組。嚴(yán)格按照《質(zhì)量保證協(xié)議書》要求驗(yàn)收，并要具體對(duì)檔案數(shù)據(jù)的掃描方式、掃描色彩和格式、掃描分辨率和圖片存儲(chǔ)大小、圖像尺寸、圖像處理及質(zhì)量檢查、糾偏、去污處理、圖像拼接、錄入及核對(duì)機(jī)讀目錄、目錄錄入的準(zhǔn)確率、文件掃描質(zhì)量、掛接的正確率、破損文件的托裱修復(fù)、移交數(shù)據(jù)的完整性、檔案實(shí)體的完整性等內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的驗(yàn)收。現(xiàn)場(chǎng)抽檢錄入全文掃描的質(zhì)量和數(shù)量，所有數(shù)字化指標(biāo)必須達(dá)到中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求。④

五、關(guān)鍵控制點(diǎn)之五：數(shù)據(jù)庫交接后的后期維護(hù)工作

全文數(shù)據(jù)庫完成驗(yàn)收后，外包公司在一定期限內(nèi)須提供定期和不定期的免費(fèi)服務(wù)和技術(shù)支持，對(duì)相關(guān)功能在檔案管理人員實(shí)踐磨合過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行修改和完善，對(duì)檔案或系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和備份。⑤

檔案數(shù)字化外包雖然存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，但它的效益是顯而易見的。數(shù)字化外包是檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)，能快速提高檔案質(zhì)量、擴(kuò)大檔案資源的利用途徑、增加檔案的安全性。而外包數(shù)據(jù)的質(zhì)量，不僅關(guān)系到整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫的利用，而且直接影響整個(gè)檔案館數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展大局。因此，把握并實(shí)施好數(shù)據(jù)庫外包過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，做好事前、事中、事后的質(zhì)量控制，就能充分保證外包數(shù)據(jù)的質(zhì)量，防止和減少外包過程中差錯(cuò)，確保檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)檔案館的核心競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)滿足檔案信息資源共享的需要，使檔案資源達(dá)到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

注釋：

①王學(xué)平.淺議我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊,2011(6):16-18.

②鐘國(guó)文,童霞.提高檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的策略探析[J].機(jī)電兵船檔案,2012(1):13-16.

③潘亞蘭,王蘭.中國(guó)科學(xué)院機(jī)關(guān)檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目介紹[J].中國(guó)檔案,2009(1):8-9.

④理明.談?wù)劶堎|(zhì)檔案數(shù)字化成果的接收[J].浙江檔案,2007(11):32-34.

⑤李云平,張紅霞.檔案信息化外包帶來的外部接入風(fēng)險(xiǎn)及防范[J].開封大學(xué)學(xué)報(bào),2004.