對農村新型社區檔案管理工作的探討

徐蔚

摘要：本文論述了農村新型社區檔案管理的特點，當前農村新型社區檔案管理工作中存在的問題以及加強農村新型社區檔案管理的建議。

關鍵詞：農村檔案社區檔案檔案管理

在當前的新農村建設過程中，加強農村新型社區檔案管理工作開始逐漸得到人們的重視。農村新型社區檔案把人們參加日常社會生活和各種社會活動所形成的各種門類和載體的檔案資料匯集起來，其不僅對該區域以內歷史文化傳統和社會發展進步做了有效記錄，也真實地把當地農民和農業的文化生活面貌與社區工作的發展情況做了真實地反映。多年來，因諸多因素的影響，農村新型社區檔案管理沒有得到足夠的重視，其檔案資源的管理和利用工作都嚴重滯后，這顯然不利于新農村建設和發展。由此來說，必須把加強農村新型社區檔案管理工作列入重要日程，采取有力措施讓新型農村社區檔案管理工作與新農村建設同步，從而為造福農民和改善民生發揮應有的作用。

一、農村新型社區檔案管理的特點

農村新型社區與傳統的行政村和城市居委會有著很大的區別，就其檔案管理來說，與其他專業檔案管理相比，雖然也有著科學性、完整性和服務性等特點，但也呈現出很多新的特點，需要在進行檔案管理過程中予以足夠重視。

（一）相對綜合繁雜的內容。農村新型社區其實就是一個小社會，其產生的檔案有著廣闊的覆蓋面和繁雜的內容，不僅有著調整土地利用規劃和村居合并拆建以及居民就業創業等方面的內容，也有公共教育、醫療衛生、社會保障、計劃生育、社會治安等方面的內容，還有的涉及社會救助、未成年人、老年人、殘疾人權益保護等諸多方面。這樣一來所產生的新農村檔案就會體現出特點鮮明的綜合性和多元性趨勢。這就對從事檔案管理的人員提出了拓寬自身知識面的要求，并且要熟悉其相關的工作。

（二）有著比較大的形成周期差異。在農村新型社區基礎建設過程中，有著從規劃到建成再到投入使用的一個比較大的時間跨度，通常大都需要數年的時間，也就因此有著相當長的檔案形成周期。對于那些屬于計劃生育、醫療、社保保障、救助等服務體系的檔案則有著相對比較短的建成時間。所以，農村新型社區的檔案管理工作需要精心研究不同文件資料的形成特點，收集整理必須定期，將自己的檔案資料庫全面準確地建設起來。

（三）對資料銜接性提出了要求。一個農村新型社區通常能夠容納的人口在4000-5000人上下，一般都是以原有的多個行政村或居委會為基礎合并而建成，這其中，還與眾多人員、戶籍、住址等變化相涉及。針對這些變化情況就離不開檔案資料進行準確記錄與反映，能夠使文件資料的銜接性有很好的體現，能使這些資料對現在和過去都能真實地反映，還要對記錄斷檔現象進行有效預防。尤其是那些涉及房屋拆遷方面的檔案資料，要妥善加以保存，把專門的拆遷檔案建立起來，從產權上對拆遷房屋進行確認和發證，還可以為可能出現的糾紛提供處理依據，為社區居民和建設者提供合法權益的保障。

二、當前農村新型社區檔案管理工作中存在的問題

就當前來看，雖然農村新型社區檔案管理有了一定的進展，可是按照規范化標準來要求，還面臨很多需要解決的問題。

（一）缺乏比較強的檔案管理意識。在很多地方特別是一些領導干部對檔案管理缺乏強烈的意識，甚至有人還將其作為無足輕重的工作，對社區管理中檔案管理工作的必要性和重要性缺乏足夠認識。對建設工程和美化工作傾注了更多的精力和資金。因為缺乏對社區檔案足夠的重視，就在不少農村新型社區產生了檔案管理工作嚴重滯后甚至缺位等不少問題，開發檔案信息資源也很不夠，對檔案的利用率也很不高。

（二）嚴重不規范的檔案管理制度。當前的農村新型社區工作中，雖然也把各項管理制度和人員工作職責基本制定出來了，但與檔案相關的制度和職責相對缺少，有的社區甚至在相關的制度規范和檢查考核標準方面處于空白狀態。不少社區的目標管理考核也不將檔案管理納入其中，這就導致農村新型社區的檔案收集率很低，建立的檔案也不全，對社區檔案工作的健康開展造成不少影響。

（三）檔案管理人員對業務熟悉不夠。檔案的管理水平受到人員素質的影響很大。在當前，農村新型社區從事檔案工作的主體主要是兼職人員，他們比較缺乏專業的檔案知識，基本沒接受過正規的檔案管理培訓，不熟悉檔案工作。對檔案管理人員開展繼續教育也沒有納入到社區的人才培養規劃之中，也沒有多少進修機會提供給檔案管理人員，導致他們的管理水平很低，觀念也與發展的要求有很大差距。

（四）檔案管理缺乏足夠的硬件投入。檔案室沒有出現在一些社區的規劃建設之中，不少預留檔案用房的面積很小，甚至還有的采取了臨時借用的方式，對保管檔案的基本要求都滿足不了。目前擁有的檔案管理設備不僅過于陳舊，而且設備也不配套。尚且沒有在社區管理中廣泛應用計算機及網絡技術，現代科技很少在社區檔案管理中應用，這對檔案的收集與利用、開發都很不利。

三、加強農村新型社區檔案管理的建議

（一）對農村新型檔案管理工作要高度重視。當市縣和鄉鎮、街道辦事處在決定建設農村新型社區時就應把檔案管理列入社會主義新農村建設的發展規劃之中，對于分管領導和責任人要對責任從街道到社區層層落實，在年度綜合管理目標中，應將社區檔案管理工作納入其中，并把任務細化、責任落實到人，把一個包含區、街道、社區三級聯動的良好互動機制建立起來，確保經費投入能夠足夠和到位。

（二）抓農村新型社區檔案的規范化管理。各社區應把檔案部門《關于加強社區（村）檔案管理的意見》作為依據，把強化社區檔案管理的工作方案建立起來，要求社區檔案室不僅要有專職管理人員和專門的檔案室、榮譽室和檔案查閱場所等項目，而且還要有設施的配備，如：計算機、檔案裝具以及消毒、除濕、消防等設備設施。要為群眾查閱利用檔案提供方便；要以國家檔案局8號令《文件材料歸檔范圍和保管期限表》和《社區示范點建設標準》等文件的具體要求為依據，將檔案的歸檔范圍和保管期限表在各社區制定出來，把齊全完整的專題目錄數據庫和全文數據庫建立起來；按照相關制度落實好歸檔整理，并促進檔案的有步驟、分階段實現全文數字化，目錄檢索和查檔可利用計算機，努力使檔案查閱利用實現“一站式”服務，下大力氣推進社區檔案管理的規范化和信息化。

（三）城市社區要主動幫助農村新型社區檔案管理工作提升水平。由于農村新型社區的檔案管理工作比城市社區的檔案管理工作要落后很多，因此，城市社區檔案管理部門必須承擔起對附近的農村新型社區提供檔案管理工作方面給予協助與指導的重任，讓適當的檔案工作制度與方法在農村新型社區盡快建立起來，同時也能周期性提供指導工作，還應對農村新型社區檔案管理人員的培訓提供幫助，促進其整體素質的提高。

（四）做好對農村新型社區檔案管理人員的業務培訓。要做好農村新型社區的檔案管理工作，確保其作用的有效發揮，其關鍵還是在人，在于促進農村新型社區檔案管理人員素質的整體提高。這就對各級檔案行政管理部門、各鄉鎮政府、街道辦事處和社區管委會提出了加強這一專業群體培訓的要求。要以農村新型社區檔案管理的新特點為基礎，依據國家有關規定和檔案規范管理的相關要求，進行適應性強的培訓教材的編寫，定期舉辦農村新型社區檔案業務的培訓和參觀交流等活動，使這些檔案專兼職人員能夠將基本的檔案管理知識和專業技能盡快掌握好，并使其責任感和使命感得到增強。

（五）檔案主管部門的監督要到位。針對一些農村新型社區可能因為檔案管理不產生直接經濟效益，而對這一工作重視程度不夠的情況，主管部門必須把督促和監督工作做到位，確保新型社區檔案管理工作能夠有序、科學地開展好。

總之，在建設農村新型社區過程中，應將檔案管理工作與其他建設工作同步展開，使其在新農村建設中發揮出應有的重要作用。

參考文獻

[1]吳晶.談和諧社區建設中的農村社區檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2010（5）.

[2]侯賢祥.芻議農村社區檔案工作[J].河南農業，2011（2）.

[3]張淑琴.整合社區檔案資源，提升社區檔案管理水平[J].檔案，2009（4）.

作者單位：重慶交通大學endprint