對農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作的探討

徐蔚

摘要：本文論述了農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的特點(diǎn)，當(dāng)前農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作中存在的問題以及加強(qiáng)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村檔案社區(qū)檔案檔案管理

在當(dāng)前的新農(nóng)村建設(shè)過程中，加強(qiáng)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作開始逐漸得到人們的重視。農(nóng)村新型社區(qū)檔案把人們參加日常社會(huì)生活和各種社會(huì)活動(dòng)所形成的各種門類和載體的檔案資料匯集起來，其不僅對該區(qū)域以內(nèi)歷史文化傳統(tǒng)和社會(huì)發(fā)展進(jìn)步做了有效記錄，也真實(shí)地把當(dāng)?shù)剞r(nóng)民和農(nóng)業(yè)的文化生活面貌與社區(qū)工作的發(fā)展情況做了真實(shí)地反映。多年來，因諸多因素的影響，農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理沒有得到足夠的重視，其檔案資源的管理和利用工作都嚴(yán)重滯后，這顯然不利于新農(nóng)村建設(shè)和發(fā)展。由此來說，必須把加強(qiáng)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作列入重要日程，采取有力措施讓新型農(nóng)村社區(qū)檔案管理工作與新農(nóng)村建設(shè)同步，從而為造福農(nóng)民和改善民生發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的特點(diǎn)

農(nóng)村新型社區(qū)與傳統(tǒng)的行政村和城市居委會(huì)有著很大的區(qū)別，就其檔案管理來說，與其他專業(yè)檔案管理相比，雖然也有著科學(xué)性、完整性和服務(wù)性等特點(diǎn)，但也呈現(xiàn)出很多新的特點(diǎn)，需要在進(jìn)行檔案管理過程中予以足夠重視。

（一）相對綜合繁雜的內(nèi)容。農(nóng)村新型社區(qū)其實(shí)就是一個(gè)小社會(huì)，其產(chǎn)生的檔案有著廣闊的覆蓋面和繁雜的內(nèi)容，不僅有著調(diào)整土地利用規(guī)劃和村居合并拆建以及居民就業(yè)創(chuàng)業(yè)等方面的內(nèi)容，也有公共教育、醫(yī)療衛(wèi)生、社會(huì)保障、計(jì)劃生育、社會(huì)治安等方面的內(nèi)容，還有的涉及社會(huì)救助、未成年人、老年人、殘疾人權(quán)益保護(hù)等諸多方面。這樣一來所產(chǎn)生的新農(nóng)村檔案就會(huì)體現(xiàn)出特點(diǎn)鮮明的綜合性和多元性趨勢。這就對從事檔案管理的人員提出了拓寬自身知識(shí)面的要求，并且要熟悉其相關(guān)的工作。

（二）有著比較大的形成周期差異。在農(nóng)村新型社區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)過程中，有著從規(guī)劃到建成再到投入使用的一個(gè)比較大的時(shí)間跨度，通常大都需要數(shù)年的時(shí)間，也就因此有著相當(dāng)長的檔案形成周期。對于那些屬于計(jì)劃生育、醫(yī)療、社保保障、救助等服務(wù)體系的檔案則有著相對比較短的建成時(shí)間。所以，農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理工作需要精心研究不同文件資料的形成特點(diǎn)，收集整理必須定期，將自己的檔案資料庫全面準(zhǔn)確地建設(shè)起來。

（三）對資料銜接性提出了要求。一個(gè)農(nóng)村新型社區(qū)通常能夠容納的人口在4000-5000人上下，一般都是以原有的多個(gè)行政村或居委會(huì)為基礎(chǔ)合并而建成，這其中，還與眾多人員、戶籍、住址等變化相涉及。針對這些變化情況就離不開檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確記錄與反映，能夠使文件資料的銜接性有很好的體現(xiàn)，能使這些資料對現(xiàn)在和過去都能真實(shí)地反映，還要對記錄斷檔現(xiàn)象進(jìn)行有效預(yù)防。尤其是那些涉及房屋拆遷方面的檔案資料，要妥善加以保存，把專門的拆遷檔案建立起來，從產(chǎn)權(quán)上對拆遷房屋進(jìn)行確認(rèn)和發(fā)證，還可以為可能出現(xiàn)的糾紛提供處理依據(jù)，為社區(qū)居民和建設(shè)者提供合法權(quán)益的保障。

二、當(dāng)前農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作中存在的問題

就當(dāng)前來看，雖然農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理有了一定的進(jìn)展，可是按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)來要求，還面臨很多需要解決的問題。

（一）缺乏比較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。在很多地方特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理缺乏強(qiáng)烈的意識(shí)，甚至有人還將其作為無足輕重的工作，對社區(qū)管理中檔案管理工作的必要性和重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)。對建設(shè)工程和美化工作傾注了更多的精力和資金。因?yàn)槿狈ι鐓^(qū)檔案足夠的重視，就在不少農(nóng)村新型社區(qū)產(chǎn)生了檔案管理工作嚴(yán)重滯后甚至缺位等不少問題，開發(fā)檔案信息資源也很不夠，對檔案的利用率也很不高。

（二）嚴(yán)重不規(guī)范的檔案管理制度。當(dāng)前的農(nóng)村新型社區(qū)工作中，雖然也把各項(xiàng)管理制度和人員工作職責(zé)基本制定出來了，但與檔案相關(guān)的制度和職責(zé)相對缺少，有的社區(qū)甚至在相關(guān)的制度規(guī)范和檢查考核標(biāo)準(zhǔn)方面處于空白狀態(tài)。不少社區(qū)的目標(biāo)管理考核也不將檔案管理納入其中，這就導(dǎo)致農(nóng)村新型社區(qū)的檔案收集率很低，建立的檔案也不全，對社區(qū)檔案工作的健康開展造成不少影響。

（三）檔案管理人員對業(yè)務(wù)熟悉不夠。檔案的管理水平受到人員素質(zhì)的影響很大。在當(dāng)前，農(nóng)村新型社區(qū)從事檔案工作的主體主要是兼職人員，他們比較缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，基本沒接受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，不熟悉檔案工作。對檔案管理人員開展繼續(xù)教育也沒有納入到社區(qū)的人才培養(yǎng)規(guī)劃之中，也沒有多少進(jìn)修機(jī)會(huì)提供給檔案管理人員，導(dǎo)致他們的管理水平很低，觀念也與發(fā)展的要求有很大差距。

（四）檔案管理缺乏足夠的硬件投入。檔案室沒有出現(xiàn)在一些社區(qū)的規(guī)劃建設(shè)之中，不少預(yù)留檔案用房的面積很小，甚至還有的采取了臨時(shí)借用的方式，對保管檔案的基本要求都滿足不了。目前擁有的檔案管理設(shè)備不僅過于陳舊，而且設(shè)備也不配套。尚且沒有在社區(qū)管理中廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)代科技很少在社區(qū)檔案管理中應(yīng)用，這對檔案的收集與利用、開發(fā)都很不利。

三、加強(qiáng)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的建議

（一）對農(nóng)村新型檔案管理工作要高度重視。當(dāng)市縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處在決定建設(shè)農(nóng)村新型社區(qū)時(shí)就應(yīng)把檔案管理列入社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃之中，對于分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人要對責(zé)任從街道到社區(qū)層層落實(shí)，在年度綜合管理目標(biāo)中，應(yīng)將社區(qū)檔案管理工作納入其中，并把任務(wù)細(xì)化、責(zé)任落實(shí)到人，把一個(gè)包含區(qū)、街道、社區(qū)三級聯(lián)動(dòng)的良好互動(dòng)機(jī)制建立起來，確保經(jīng)費(fèi)投入能夠足夠和到位。

（二）抓農(nóng)村新型社區(qū)檔案的規(guī)范化管理。各社區(qū)應(yīng)把檔案部門《關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)（村）檔案管理的意見》作為依據(jù)，把強(qiáng)化社區(qū)檔案管理的工作方案建立起來，要求社區(qū)檔案室不僅要有專職管理人員和專門的檔案室、榮譽(yù)室和檔案查閱場所等項(xiàng)目，而且還要有設(shè)施的配備，如：計(jì)算機(jī)、檔案裝具以及消毒、除濕、消防等設(shè)備設(shè)施。要為群眾查閱利用檔案提供方便；要以國家檔案局8號令《文件材料歸檔范圍和保管期限表》和《社區(qū)示范點(diǎn)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等文件的具體要求為依據(jù)，將檔案的歸檔范圍和保管期限表在各社區(qū)制定出來，把齊全完整的專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建立起來；按照相關(guān)制度落實(shí)好歸檔整理，并促進(jìn)檔案的有步驟、分階段實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，目錄檢索和查檔可利用計(jì)算機(jī)，努力使檔案查閱利用實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)，下大力氣推進(jìn)社區(qū)檔案管理的規(guī)范化和信息化。

（三）城市社區(qū)要主動(dòng)幫助農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作提升水平。由于農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理工作比城市社區(qū)的檔案管理工作要落后很多，因此，城市社區(qū)檔案管理部門必須承擔(dān)起對附近的農(nóng)村新型社區(qū)提供檔案管理工作方面給予協(xié)助與指導(dǎo)的重任，讓適當(dāng)?shù)臋n案工作制度與方法在農(nóng)村新型社區(qū)盡快建立起來，同時(shí)也能周期性提供指導(dǎo)工作，還應(yīng)對農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理人員的培訓(xùn)提供幫助，促進(jìn)其整體素質(zhì)的提高。

（四）做好對農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要做好農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理工作，確保其作用的有效發(fā)揮，其關(guān)鍵還是在人，在于促進(jìn)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理人員素質(zhì)的整體提高。這就對各級檔案行政管理部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處和社區(qū)管委會(huì)提出了加強(qiáng)這一專業(yè)群體培訓(xùn)的要求。要以農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理的新特點(diǎn)為基礎(chǔ)，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案規(guī)范管理的相關(guān)要求，進(jìn)行適應(yīng)性強(qiáng)的培訓(xùn)教材的編寫，定期舉辦農(nóng)村新型社區(qū)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和參觀交流等活動(dòng)，使這些檔案專兼職人員能夠?qū)⒒镜臋n案管理知識(shí)和專業(yè)技能盡快掌握好，并使其責(zé)任感和使命感得到增強(qiáng)。

（五）檔案主管部門的監(jiān)督要到位。針對一些農(nóng)村新型社區(qū)可能因?yàn)闄n案管理不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，而對這一工作重視程度不夠的情況，主管部門必須把督促和監(jiān)督工作做到位，確保新型社區(qū)檔案管理工作能夠有序、科學(xué)地開展好。

總之，在建設(shè)農(nóng)村新型社區(qū)過程中，應(yīng)將檔案管理工作與其他建設(shè)工作同步展開，使其在新農(nóng)村建設(shè)中發(fā)揮出應(yīng)有的重要作用。

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作者單位：重慶交通大學(xué)endprint