數碼新聞照片檔案管理中存在的問題及對策分析

韓偉

摘要：新聞攝影工作中數碼相機的廣泛使用給記者的工作帶來了極大的便利，同時新聞版面上刊登的數碼照片數量也直線上升，在這種形勢下，如何加強對數碼新聞照片檔案的管理已成為當前的新課題。針對當前新聞單位對數碼新聞照片檔案管理中存在的種種問題，本文提出了對此類檔案歸檔管理工作中應采取的對策，以期對新聞檔案工作者有借鑒意義。

關鍵詞：數碼新聞照片照片檔案檔案管理

在新聞單位的檔案館藏中，新聞照片檔案是其重要的組成部分，因為照片真實地記錄了新聞事件的發生，具有再現歷史事件的寶貴意義。因此，如何管理好新聞照片檔案，確保它的安全性與完整性，是每個新聞單位檔案部門的重要任務。近年來，隨著數字技術的快速發展，數碼照相技術的應用在新聞攝影中日趨廣泛，逐漸替代了傳統相機成為了新聞攝影的主角，數碼相機的廣泛使用給記者的工作帶來了極大的便利，同時，迅速發展的數字新聞照片，為新聞照片檔案管理增加了新的內容，海量的數碼新聞照片也成了當前新聞單位照片檔案管理的重中之重。相比傳統的照片，數碼照片的信息載體特殊，管理方式和保管要求上也存在著根本的差異。目前，雖然數碼照片檔案的管理已經引起了重視，但由于資金投入不足、管理水平低下和機器設備陳舊等因素，從而直接影響了數碼照片檔案的管理。再加上各個新聞單位在對這部分檔案管理中沒有統一的標準，雖然取得了一些有益的管理經驗，但仍存在著明顯的不足和缺陷。總體而言，當前數碼照片檔案管理的形勢不容樂觀，沒有實現真正意義上的標準化管理，因此，建立一套科學嚴謹的數碼新聞照片檔案管理體系和工作模式是非常必要的。

一、數碼新聞照片檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識薄弱，思想誤區嚴重

攝影記者是數碼新聞照片的直接生產者，其拍攝水平的高低和檔案思想意識的強弱直接影響著數碼新聞照片檔案的質量和數量。調查發現，從事數碼攝影的記者中有很大一部分人不知道什么是數碼照片檔案，他們總是認為只有傳統紙質照片才能存檔，數碼照片用過以后根本沒有存檔的必要，甚至認為誰拍的照片就歸誰，想怎么處理就怎么處理，這些記者不僅檔案意識薄弱，而且缺乏全局觀念，工作時只考慮自己或本部門工作便利，數碼新聞照片只在自己或本部門內部保存，不移交單位的檔案部門統一保存。再加上部門領導檔案意識淡薄，思想上不夠重視，對本部門生成的數碼新聞照片不特別要求整理，在單位的檔案管理機制上又沒任何約束，既不影響升遷，也不影響工資，最后導致數碼新聞照片該移交的不移交，該歸檔的不歸檔，真正能保質保量、主動移交檔案管理部門歸檔照片的寥寥無幾，從而嚴重影響了數碼新聞照片的長久保存和開發利用。

（二）照片海量存儲，流失現象嚴重

與傳統膠片相機照片相比，數碼照片具備無底片、不必沖印便可觀看和利用的特點，所以數碼相機拍攝的照片可謂是海量存儲，不計成本，所以記者在拍新聞照片時往往圖痛快，多多益善，一項活動少則幾十張，多則幾百張，雖然作為新聞報道之用，照片材料可選擇性加大，但要真正精心挑選、整理起來就沒那么簡單了，這無形中加大了工作量，所以記者們索性就不整理，用完之后卸載轉存于電腦上便萬事大吉，很少有人及時進行分類、編寫圖片說明和選擇性沖印等整理工作。這樣一來，大量的數碼新聞照片就散存在記者們的個人電腦和各種各樣的存儲設備里，隨著時間的推移，最后很多照片連拍攝者本人也說不清楚。此外，各種各樣存儲設備和電腦的安全狀況，又直接影響著數碼照片的安全，如猖獗的電腦病毒的侵害、各種存儲設備的故障、記者們的頻繁流動、換崗輪崗換電腦等等，這些都造成了大量數碼新聞照片的破壞和丟失。

（三）管理制度混亂，保管條件惡劣

目前多數新聞媒體的檔案科室對數碼新聞照片的管理非常不到位，不但沒有相應的數碼新聞照片歸檔制度，就連最基本的此類照片的使用方法都不曾見到，這直接影響了數碼新聞照片檔案的管理。即使有些新聞單位依據國家檔案局頒布的《照片檔案管理規范》，制定了相關的數碼新聞照片檔案管理的規章制度，但事實上卻往往是落實不到位，缺乏有力的保障措施，致使單位的數碼新聞照片檔案管理依然處于一種無“法”可依、無“章”可循的“真空”無序狀態。一系列繁瑣的照片檔案整理工作，很少有新聞單位能夠做好、做全，例如照片拍攝出來不及時整理和分類；原數碼照片文件不規范命名、不編寫圖片說明；重要數碼照片不沖洗；整理好的數碼照片不及時進行光盤刻錄保存等等，往往是單位的檔案管理人員催緊了，干脆不加整理一“鍋”端給檔案管理人員，任由其處理。無序的管理制度，致使大多數數碼新聞照片不能集中統一管理，造成許多很多重要數碼新聞照片不能及時歸檔，為今后照片檔案的利用留下了隱患。另一方面，數碼新聞照片檔案對保管環境的要求比較高，無論是溫濕度控制，還是防磁、防光、防腐蝕等方面，都有著極為嚴格的要求。經調查發現，多數單位還是按照傳統照片檔案保管方式來管理，建有數碼新聞照片檔案專用庫房，并配備、配齊相關設備的新聞單位較少，普遍的情況是這類檔案與其他檔案混存，且庫房的保管環境較差，極不利于數碼新聞照片檔案的長久保存和今后開發利用。

二、數碼新聞照片檔案管理中現存問題的解決對策

（一）加強領導重視，強化制度落實

要改變當前新聞單位數碼新聞照片檔案管理混亂的現狀，單位領導的重視是最關鍵的因素。國家檔案局《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》（以下簡稱《辦法》）中規定，各級新聞單位要確定一名主要領導來負責檔案工作，并根據實際工作需要建立、健全相應的檔案管理機構，統一管理本單位在各項工作中形成的全部檔案。此《辦法》也是每個新聞單位管理數碼新聞照片檔案的依據文件，分管檔案工作的領導應當切實負起責任，認真組織相關部門，對本單位數碼新聞照片的拍攝、收集、歸檔、保管、借閱、利用等各個環節，制定出一整套嚴格的符合本單位實際的《數碼新聞照片檔案管理辦法》，使本單位檔案部門在進行數碼新聞照片檔案管理時有法可依、有章可循，從制度上杜絕當前此類檔案管理中的漏洞。具體實施上，要狠抓制度落實，嚴格監督和檢查，確保法規、制度落到實處。endprint

（二）加強檔案宣傳，提高歸檔意識

當前新聞記者的檔案意識普遍較弱，不能按時歸檔、不能完整歸檔的現象非常普遍。針對這種現狀，各新聞單位要加強宣傳力度，提高檔案意識，使記者切實認識到自己所拍的照片是非常重要的檔案來源，對今后的新聞報道和歷史查考有著不可估量的價值。通過宣傳，力爭讓每個攝影記者頭腦里都裝有“檔案”二字，行動上將“及時歸檔”作為自己工作的一個重要環節。每一次拍攝工作完成后，及時將相機存儲卡里的數碼照片卸載轉存、整理、編號，并對照片進行具體的文字注釋，注釋內容包括拍攝時間、地點、人物、事由和拍攝者等信息，照片中的主要人物還要特別指明所處的位置，成組的照片還要增加總說明和該組照片所包含張數等內容。如果數碼新聞照片在使用過程中進行了技術性處理，要把原始數碼照片和處理后的數碼照片一并整理并做文字說明。上述內容整理完畢，及時交由本單位的檔案管理部門存檔保管，堅決杜絕個人將數碼新聞照片據為己有、拒不歸檔的行為。只有這樣，我們的數碼新聞照片檔案管理才能做到及時、規范，檔案“歸檔率”才能保證達到百分之百。

（三）定期業務培訓，確保歸檔質量

數碼相機相比傳統相機有較大差異，數碼相機是在機身內放置光電傳感器、影像處理器和存儲器等影像數字化設備，攝影時相機的光電數字設備將影像信息轉化為數字信息，保存在相機的存儲器內，拍攝結束后用數據線將照片轉存到電腦上，運用圖像處理軟件（如Photoshop、CorelDraw等）對電腦中的照片圖像進行處理加工，直至最后符合刊用的照片產生。熟練掌握數碼攝影技術是對每個新聞攝影記者的基本要求，只有這樣，在采訪攝影時才能夠熟練運用數碼相機的各項功能，使數碼相機成像快、傳輸快、編輯快等優點充分發揮。然而，當前還有不少攝影記者對數碼攝影知識掌握不夠系統，拍攝水平更是參差不齊，導致拍攝出來的數碼新聞照片質量不盡人意，例如像素不高、焦點不正、構圖不當等等，作為普通新聞報道勉強可用，但作為檔案來保存則往往達不到要求的質量，不僅后期整理麻煩，更影響今后的開發和利用。鑒于這種情況，新聞單位應定期地對攝影記者進行數碼攝影方面的技術指導和培訓，由于數碼相機和數碼攝影技術更新較快，為使記者們能跟上時代的步伐，還可以安排他們到高校里去脫產進修攝影專業。只有從源頭上保證了照片的質量，數碼新聞照片檔案才能保證有檔可存、有檔可用。

（四）照片科學分類，光盤科學編目

檔案管理部門應對收集到的數碼新聞照片檔案進行科學分類和編目。年度分類法比較適用于數碼新聞照片檔案的分類，同一年的放在一起，順序按照時間的先后，并將有關聯的照片排列在一起。一個歸檔年度的數碼新聞照片要用“一次性寫入”方式刻錄存儲到一張或多張只讀光盤中，不要將年度不同的數碼新聞照片存儲在一起。刻錄好的光盤就要進行科學的編目，同一年度的數碼新聞照片光盤目錄應逐張編制，有條件的新聞單位可以使用“檔案管理系統”軟件進行目錄的著錄和管理，光盤目錄的內容應包括全宗號、分類號、光盤號、正題名、起止時間、照片張數等項目。另外，每張光盤的包裝盒上還要加貼封面，封面內容除了包含光盤目錄的內容外還要有光盤制作人、審核人、制作時間和備注等。每張數碼新聞照片檔案光盤里面，除了存儲的數碼照片之外，還要有本張光盤所存數碼照片的電子版目錄，目錄要逐張照片進行編制，目錄內容包括全宗號、分類號、光盤號、照片號、照片正題名、拍攝時間、拍攝者和責任者等項目。其中全宗號、分類號、光盤號要同本光盤目錄一致；照片號是本張光盤保存的數碼新聞照片的流水號，從“1”開始編制；照片正題名是對數碼新聞照片拍攝內容的簡要概括，包括拍攝事由、地點、人物、背景等要素；拍攝時間是指該數碼照片的形成時間；拍攝者指數碼照片的拍攝人；責任者是指形成本張數碼新聞照片部門的全稱或通用簡稱。

（五）載體妥善保管，整理操作規范

檔案部門應對數碼新聞照片檔案進行規范管理。數碼新聞照片檔案通常是刻錄在只讀光盤上進行保存，光盤雖然具有容量大、保存時間長等特點，但也會因為外因導致的破損、老化等原因，而致使所存照片信息丟失，所以檔案管理人員在整理光盤時必須要做到操作規范化。要保證數碼新聞照片檔案光盤刻錄的質量，刻錄時就必須要用帶有“校驗”功能的刻錄軟件，例如Nero 9.0、Ultra ISO等等，這種軟件可以將刻錄光盤和原始數據進行數據校驗，從而確保已刻錄光盤的數據完整性。數碼新聞照片檔案光盤刻錄時要做到一式三套，一套查閱使用，一套封存保管，一套異地保存，可在光盤封面內容的備注項里分別用A、B、C表示。光盤要放在堅硬的塑料保護盒里，并要做到豎立存放、避免擠壓、不得彎折。不能直接在光盤表面上粘貼標記物，光盤的目錄標簽應貼在光盤的包裝盒上，標簽書寫材料應符合檔案要求。數碼新聞照片檔案光盤應按順序整齊地存放在專用消磁柜里，外部環境要遠離強磁場，并與腐蝕性氣體、強紫外線等隔離。光盤的存放環境溫度應控制在4℃～20℃，相對濕度要控制在20%～ 50%。要積極改善保管條件，有條件的新聞單位可以建立專用的數碼新聞照片檔案庫房。數碼新聞照片檔案光盤要做到每4年轉存一次，即刻錄新光盤，同時原光盤保留時間不得少于4年，只有對光盤進行定期檢查、定期復制，數碼照片檔案信息才能無限期保存下去。

*本文為《2013年度山東省檔案局科技項目計劃》課題項目（編號2013-18）階段性成果。

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作者單位：山東省聊城大學檔案館endprint