工程物資管理系統功能全面利用分析

羅文華

摘 要：從工程物資管理系統項目部使用中存在的問題，功能全面利用的方法、作用，如何準確輸入基礎信息等方面，分析了工程物資管理系統功能全面利用的重要性。

關鍵詞：物資；管理；系統功能；分析

中圖分類號：F490.6 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）01-0052-02

中鐵三局集團公司于2008-04開發了一套工程物資管理系統，2008-12在集團公司范圍內的項目部全部應用，經過2009-04，2010-08，2012-12和2013-11四次升級已經比較成熟，使用起來比較方便，基本滿足了各層級單位物資管理工作的需要。

但是時至今日，項目部對工程物資管理系統的使用主要限于收發料、動態表等簡單功能的應用，工程物資管理系統的主要功能，如供應商管理、合同管理、付款結算管理、周轉材料租賃管理和核算分析等，多數項目沒有得到很好的利用。

1 工程物資管理系統使用存在的問題

1.1 合格供應商的調查評價資料未錄入

項目部操作人員只是為了滿足填寫收料單的需要而輸入了供應商名稱，并沒有將主要材料供應商的調查評價資料和合格供方的名單完整錄入。因此，上級部門不能從工程物資管理系統中獲取項目部合格供方信息。

1.2 采購合同未登記或登記不全

工程物資管理系統中設置了采購合同的登記，但是項目部簽訂的采購合同未登記或登記不全，使上級部門無法從系統中看到項目的全部采購合同和合同的執行情況，不能起到監督作用。

1.3 付款登記未填寫

沒有填寫付款登記，無法生成供應商的付款、欠款動態表，物資采購的結算付款情況無從取得。

1.4 周轉材料的租賃和內部借用未輸入

周轉材料、租賃材料未輸入，無法從工程物資管理系統中了解外部的租入和出租情況；內部借用未輸入也就無法從系統中看到周轉材料的分布使用狀態。

1.5 主要材料的總計劃未輸入或輸入不全

限額供應和發料是物資管理的重點內容。工程物資管理系統中設置了報警監控、限額發料提醒、限額供應和工號限額臺賬，但是主要材料的總計劃不輸入或輸入不全，這些功能并未發揮作用。

1.6 每月的主要材料應耗量未輸入或輸入不全

工程物資管理系統中有主要物資的節超分析表，但是每個月完成工程的主要材料應耗數量未輸入或輸入不全，也無法從中獲取準確的節超數據。現在顯示在系統中的數據是全超全節或大超大節，數據準確性極低。

1.7 上級部門要求的報表需要手工填寫

上級部門的報表不是通過工程物資管理系統來實現，而是另外制作表格填寫。這樣使操作人員忙于填寫表格而無暇顧及輸入系統數據。

現在使用存在的問題主要是：①未向工程物資管理系統設置的項目中輸入相應的數據，使這項功能不能發揮作用；②上級部門全面推行的力度不強。如何將這些功能充分利用起來就

成為需要解決的問題。

2 工程物資管理系統功能全面利用的方法

2.1 領導的重視和支持

任何一項工作的推行都離不開從上到下各層級領導的重視和支持，有領導的支持才能配備符合要求的硬件設備和有能力的物資人員來從事這項工作。當初使用工程物資管理系統的時候，各級領導都給予了很大的支持，使工程物資管理系統得以在全公司范圍內使用。現在要將其主要功能全面利用起來，集團公司領導重視了，分公司的領導、項目的領導和部門負責人是否也重視了？要知道具體的工作都在基層。

2.2 發文件來加強管理

要將工程物資管理系統的主要功能利用起來，就要通過下發文件作出規定，使具體的操作人員學習文件后知道應該怎么做。

2.3 上級部門的培訓

要將工程物資管理系統的主要功能利用起來，操作人員是否能夠正確操作，還需要上級部門適時進行培訓，使操作人員將遇到的疑難問題在培訓中得到解答，從而可以熟練應用管理系統。

2.4 上級部門利用系統數據而不是另外制表填寫

上級部門把日常的報表和執行情況的數據通過工程物資管理系統來審核檢查，及時將檢查情況通知物資操作人員，并督促其修改，在此過程中操作人員自然也就把相關內容錄入了。不再另外制表填寫，使操作人員就有更多的時間來完善系統數據。

2.5 上級部門的監督檢查

上級部門在日常的監督檢查中要將工程物資管理系統的功能利用檢查納入其中，對每一項內容的輸入進行評分，也就是執行力的監督檢查。這樣做是為了讓操作人員對這部分工作重視起來。

2.6 規定獎罰措施，且落實到位

規定工程物資管理系統功能利用的獎罰措施，要將規定進行實際實施，督促和激勵操作人員使用。

3 工程物資管理系統功能全面利用的作用

施工企業物資管理的主要內容：①要及時、齊備、質量良好、經濟合理地供應物資，包括計劃、采購、運輸、點收、保管、發放等過程和環節；②做好物資統計核算和分析，為決策提供消耗依據；③做好廢舊物資的回收和處理。工程物資管理系統從不同的功能模塊實現了這些內容，主要體現在以下幾方面。

3.1 實現了事前計劃

在單項工程總需用計劃單中輸入各項目工號的總計劃。這個計劃的輸入和后期輸入的收料單生成了限額供應臺賬，起到限額供應的作用；在主要物資采購計劃單中輸入時，從單項工程總需用計劃單中選擇數據，防止了采購計劃超總需用計劃數據情況的發生。供應商的調查評價、資料填寫和合格供方名單的完善都是對采購物資的事前計劃，都能在工程物資管理系統中查詢。

3.2 實現了事中監控

分期分工號需用單輸入各作業班組的施工工號的計劃，對后期作業班組的發料起到限額的作用。如果后期填寫的發料單超過總需用計劃或分期分工號計劃，發料單記賬時系統會自動提醒超過了計劃，并且系統管理中有報警監控和報警明細，隨時可以查看報警情況：超量的顯示為紅底色并打“×”，未超量的顯示藍底色并打“√”。同時，還增加了現金流量監控表，每月對采購結算資金、臨建物資數量、主要物資數量和周轉材料攤銷進行監控。

3.3 實現了事后核算

某工號完工后，在工程工號中的完工處打上勾，就可以到完工工程核算表中完善相關資料并進行核算分析，總結節超原因，制訂整改措施，為其他工號的物資管理提供經驗教訓。

3.4 廢舊物資處理監控

當有廢舊物資處理時直接記錄到工程物資管理系統的自完產值消耗表中，系統將自動沖減當期的消耗金額，和產值進行對比。

3.5 完成手工難以完成的信息處理，提高管理效率

從主要物資的送檢通知單到試驗報告單的填寫，收料單、發料單的填寫實現從收料到消耗或消耗到收料的完整追溯，方便隨時查詢。當前期預進物資的正式票據到達后，可以通過簡單的一步操作生成相應的多張正負數的收發料單，大大減少了沖賬的工作量，提高了效率。通過基礎數據的輸入自動生成主要物資的價差量差分析表，完成主要物資的節超分析，可以按月、季、年或其他任意月份的組合選擇進行數據匯總，也可以生成從開工至某月的包含總計劃、應耗量、收支存的數量金額、節超的數量金額、超耗扣回量和金額、綜合節超數量金額和節超率等全面數據的項目部綜合分析表，從此表中可獲取項目部的全部信息資料。單機核算分析明細表自動生成。直接點擊“管理看板”快速生成領導重點關注的內容。

這些作用只是管理中的主要內容，其他還可以根據不同組合生成相應的數據。總之，把工程物資管理系統的功能全面利用起來后可以隨時從不同的角度獲取不同時間段需要的數據。

4 準確輸入基礎信息

要想將工程物資管理系統的功能全面利用起來，還有很重要的一點是輸入的基礎信息要準確，要與實際情況相符，這樣生成的數據才是有意義、有利用價值的——不僅僅是數字的準確性，還有文字方面的準確性。針對經常容易出錯的情況有以下幾項需要注意：①填寫單據的數量、單價要準確，要注意單位換算時數量、單價的正確填寫。②供應商名稱要準確。供應商名稱要填寫供應商的工商注冊全稱，供應商的名稱即使是一字之差，上級單位統計時就會成為兩個不同的供應商。③存放地點選擇要準確。填寫收發料單這些基礎單據時，存放地點一定要選擇正確，否則生成的倉庫動態表不正確。按照存放地點條件查詢的數據不準確，無法為分析提供準確的數據。④供應方式選擇要準確。填寫收料單時供應方式要正確選擇，這樣生成的報表顯示的不同供應方式數據才能準確。⑤成本科目選擇要準確。填寫發料單時成本科目要按照操作指導書中的分類正確填寫，便于財務部門正確歸集成本科目。

5 結束語

適應現代管理的要求，工程物資管理系統已經使用近五年，如何把工程物資管理系統的功能正確、合理、全面地利用起來，逐步改進，使系統更加適應現場的需要，是擺在物資管理人員面前的問題。希望通過領導的支持，上級部門的督促指導，項目部門的貫徹實施，使工程物資管理系統更好地為施工現場物資管理工作服務。

〔編輯：白潔〕