信息化技術在企業檔案管理中的應用

武立

摘 要：隨著經濟和信息社會的迅猛發展，檔案管理信息化必將是檔案事業發展的必然趨勢。企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，加快企業檔案信息系統化建設，運用網絡管理和信息化的技術，對檔案資源進行數字化管理和提供利用，使企業檔案更好地為企業生產、經營和管理服務。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化技術；應用

引言

辦公無紙化及辦公自動化的出現，使得生成檔案的方式發生了翻天覆地的變化，比如文件的催辦、簽發、歸檔以及起草等運作過程在通訊線路、計算機中進行，因而檔案前身的主要形態就必須是機讀文件，由此檔案便開始以機讀的形式存在。與利用紙質載體檔案的方式相比，現代化的檔案利用方式有著突出的優越性，該變化表明檔案工作者勢必會面臨越來越多的機讀形式的檔案。近些年以來，隨著計算機網絡以及信息技術的迅速發展，檔案管理隨之得以變革，富有現代化氣息的信息技術被廣泛的應用到了檔案管理工作中，不僅簡化了檔案管理環節，而且大大的提高了檔案管理效率。由此可見，加強信息技術在檔案管理中的應用，有著非常重要的意義。

1 企業檔案信息化管

企業檔案信息化就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，實現檔案工作為企業生產，經營和管理提供優質高效服務的過程。企業檔案的信息化可以實現通過計算機及網絡技術及時、準確地向企業管理者和各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務。

2 推進企業檔案管理信息化的必要性

2.1 適應社會發展的需要

隨著信息化成為當今世界經濟和社會發展的主題，傳統的檔案管理模式已經很難適應市場經濟的發展需求，信息時代下對于檔案信息的時效性、高價值性要求越來越大，這就要求我們檔案管理工作者利用計算機網絡技術，對實現檔案資源共享，加強企業檔案信息管理的信息化建設。

2.2 提升檔案管理水平的需要

檔案管理具有特殊性，其保存周期長、對保存環境要求高，普通的人工查閱檔案管理的辦法不僅效率低，而且對檔案的損害較大，這就有必要運用高科技的科學技術，通過信息化管理提高管理工作效率，實現管理的現代化。

2.3 確保企業可持續發展的需要

檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為企業發展服務，而且在減輕工作人員勞動強度的同時，也大大提高了工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發和利用。

3 在檔案管理中應用信息技術的優勢

檔案信息電子化具體指的是以室（館）藏檔案資料為物質對象，使用計算機不同層次的加工、篩選和收集檔案文獻，使其能夠切實的轉變成計算機軟件形式的二次文獻信息，以此供人們加以利用的一個過程。在檔案管理中應用信息技術的主要優勢包括：（1）能夠把現有計算機信息技術的潛能充分的利用和發揮出來，有助于利用率的提高。目前，絕大部分的基層檔案室（館）應用信息技術單一，開發功能過于簡單，甚至有些只限于文件打字儲存或者檔案著錄，利用效率偏低，嚴重的浪費了時間、財力和人力，使得現代化設備無法發揮出應有的作用。（2）加工二次文獻的時間大大縮短，檔案信息的時效性明顯提高。選題、選材、編輯和出版是手工加工信息的主要工作模式，此類“慢出細活”的方式，也就是從形成文件資料至“二次文獻信息”開發的時間相對較長，使得信息失效，對檔案信息的應用價值帶來負面性影響。而在檔案管理中應用信息技術，則編者可以直接對機讀形式的檔案信息加以利用，借助于計算機功能將加工信息的工作程序完成，以此把二次文獻快捷地出版出來。（3）在檔案管理中應用信息技術，能夠實現一次投入、多次產出，有助于擺脫加工信息受經費束縛的不良局面。

4 信息技術在企業檔案管理中的應用

4.1 信息技術在企業檔案管理中的重要作用

信息技術包括計算機技術、網絡技術與通訊技術，它是以計算機科學為基礎，主要是處理信息所采用的各種技術。信息技術的應用使企業檔案管理呈現了嶄新的發展前景。這主要體現在檔案信息網絡化。計算機網絡將多個獨立的檔案管理對象實體，納入到一個統一的檔案管理系統，將它們有機地聯系在一起，并將它們轉化成數據檔案信息，形成信息檔案一體化的管理體系。它不僅改變檔案的使用模式，也改變檔案管理人員的傳統工作模式，開啟檔案管理進入數字化的時代。除此之外，信息技術使檔案管理更加規范化和將檔案服務產業化。

4.2 提高企業檔案管理信息技術的具體措施

在今天的經濟市場環境下，科學技術就是第一生產力，信息技術在企業檔案管理中的應用顯得尤為重要。如何把信息技術更好地引用到企業檔案管理中去，是企業提高管理水平重要方式，為企業在市場上增強自身競爭力、贏得更好發展地位有重要的作用。那企業如何應用信息技術在檔案管理呢？這是每個現代企業都不應忽視的問題。

4.2.1 企業管理者的重視和推動

企業管理者，尤其是管理者中的領導者，是企業對策決定的關鍵，因此，他們是否認識到信息技術對檔案管理的重要作用，直接決定企業是否能夠在此投入財力與物力。只有領導者重視并支持這一技術，才會在資金、人才和設備等方面給予適當的投入。這是企業檔案管理使用信息技術的前提條件。

4.2.2 加強建設信息化的基礎設施

信息化技術是建立在計算機技術與網絡技術基礎之上，因此，企業要購買性能良好的計算機與最適合本企業檔案管理的軟件來作為軟硬件設施。這些軟硬件設施是建設企業檔案管理信息化基礎的基本條件，也是檔案信息資源開發利用的最佳技術保障。

4.2.3 強調檔案信息資源的建設

現代社會的信息能得到廣泛的傳播與共享，原因就是信息的數字化。所謂的數字化就是指把所有的信息都用“0”和“1”這兩個數字表示。檔案信息的數字化使檔案能夠擺脫傳統紙質庫房式管理方式，數據庫不再是一個物化的庫房，而更多地像是一個人的大腦。首先是利用掃描儀、計算機把紙質的檔案數字化，建立一個融合檔案管理與辦公自動化為一體的全文數據庫軟件系統，以便查找管理和利用。其次是建立一個層次統一、規范性、服務性、開發性、能適應檔案信息資源共享要求的檔案目錄數據庫。這些數據庫的建立是實現企業檔案信息化的最好的途徑。

4.2.4 培養和引進檔案信息化人才

科技是第一生產力，而科技的發展依賴人才。企業想要把信息技術更好地應用在企業檔案管理工作中，始終要依賴于檔案人員素質的提高。檔案管理是一項應用性很強的工作，不斷加強檔案人員的教育培養，使他們掌握最新技能與知識應用到自己的工作中去是提高檔案管理信息化的重要舉措。同時，企業也應與時俱進，引進熟悉計算機運用以及現代化辦公室設備各種電子文件的操作的現代高技術人才。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作既能體現企業的管理水平，又是展示文明風貌的重要窗口。所以，檔案管理應當充分的發揮出其最大作用，體現最大價值，而信息技術的應用實現了檔案管理效率最大化和質量最佳的效果，它不僅為檔案的保存和利用提供了有力的保證，更為檔案作用的發揮以及檔案價值的實現提供了堅實的基礎。因此，我們應當高度重視檔案管理工作，積極的采取科學有效的措施，強化檔案管理中信息技術的應用，以此提高檔案管理的綜合效率及水平。

參考文獻

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