基于信息化環(huán)境的高校檔案管理策略

文/防災(zāi)科技學(xué)院檔案館 王翀

基于信息化環(huán)境的高校檔案管理策略

文/防災(zāi)科技學(xué)院檔案館 王翀

隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)成為一種發(fā)展的必然趨勢(shì)，在高校檔案管理中也需要網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)作支撐，并為建立高校檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)揮重要的作用。在高校檔案的管理中，實(shí)現(xiàn)信息化的管理依賴于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳送和交流，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的效率化。通過(guò)分析信息環(huán)境下高校檔案建設(shè)的重要作用和意義，探討實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的方法和策略。

信息化；高校；檔案管理；策略

高校的檔案管理在國(guó)家的教育發(fā)展中占據(jù)著重要的作用和意義，是國(guó)家檔案管理不可缺少的一個(gè)重要的組成部分。在信息化的環(huán)境下，高校的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化提供了有利的條件和技術(shù)支撐。高校檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，也是高校自身發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。在信息化的背景下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的高效化是當(dāng)前高校發(fā)展的基本道路，也是推進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)的必經(jīng)之路。

一、消息化環(huán)境下高校檔案管理的作用的意義

實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理不僅是教育發(fā)展的必然要求，更是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然要求。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，教育體制的不斷改革，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化環(huán)境下的發(fā)展模式，因此需要改革高校檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。

（一）高校檔案的信息化管理有利于檔案的保存、使用和開(kāi)發(fā)。在信息化技術(shù)應(yīng)用之前，高校的檔案管理普遍采用傳統(tǒng)的人工管理的模式，在檔案的檢索上效率低下，具有普遍的局限性。往往在翻閱檔案或者查閱重要的信息時(shí)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。在查閱的過(guò)程中如果沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的整理會(huì)容易造成數(shù)據(jù)的丟失，會(huì)給檔案管理帶來(lái)很大麻煩。因此必須要改革高校的檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化管理，進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)傳輸和信息的共享，并進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)檢索，提高工作的效率。與傳統(tǒng)的人力管理相比具有明顯的優(yōu)勢(shì)，節(jié)省了時(shí)間和人力，且操作簡(jiǎn)單快捷。高校檔案的信息化管理可以有效地推進(jìn)科研工作，將管理后的時(shí)間更多地投入到科研工作當(dāng)中，為學(xué)校的發(fā)展贏得了更加廣闊的空間和范圍。信息化檔案的建立可以為高校的教師和學(xué)生提供更加便捷的方式的和服務(wù)。在高校檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中要注重給使用者提供不同的價(jià)值。另外檔案的信息化建設(shè)要根據(jù)時(shí)代和教育的發(fā)展需要，不斷地進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為高校的教師和學(xué)生提供便捷和實(shí)際的服務(wù)。高校檔案的信息化管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的不斷開(kāi)發(fā)和挖掘，進(jìn)行工作的創(chuàng)新和研究，從而為高校的發(fā)展提供便捷的服務(wù)。

（二）高校檔案信息化是高校改革的必由之路。高校檔案管理是在信息化的基礎(chǔ)上對(duì)學(xué)校具有價(jià)值的科研資料以及人事檔案、學(xué)生檔案利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存，有利于數(shù)據(jù)的檢索和查閱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都利用信息技術(shù)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存，為提高工作效率作出了重要的貢獻(xiàn)。因此實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理是高校改革的必經(jīng)之路，也是教育跟隨時(shí)代發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。檔案的建立是要發(fā)揮其最大的價(jià)值和意義。高校實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理不但可以提高效率，還能夠彰顯檔案的價(jià)值和意義。在信息化的時(shí)代背景下，高校檔案的建設(shè)推出數(shù)字化概念，并在數(shù)字化理念的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理。高校檔案的信息化管理首先需要一定的信息化技術(shù)平臺(tái)，為規(guī)范檔案信息化管理提供基礎(chǔ)。其次要聚集高校各種信息資源并進(jìn)行篩選。因此高校檔案的管理在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案管理的最大價(jià)值和作用。

（三）高校檔案信息化加強(qiáng)了與社會(huì)信息的交流與融合。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，文化信息和科技信息實(shí)現(xiàn)了不斷的更新。高校作為文化和教育的基地，需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)文化信息作為教育發(fā)展的基礎(chǔ)，因此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化可以有效地加強(qiáng)與社會(huì)之間的文化信息和科技信息的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)高校與社會(huì)接軌，為社會(huì)培養(yǎng)更多的人才。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理理念滯后。雖然當(dāng)前高校檔案管理信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢(shì)，但在實(shí)際的檔案管理中還受到傳統(tǒng)管理理念的影響，在檔案的收藏和整理中，受到輕使用重收藏的影響，阻礙著高校檔案管理的進(jìn)步發(fā)展。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了信息化的發(fā)展步伐，因此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化是實(shí)現(xiàn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。面對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，高校的檔案管理要及時(shí)地更新管理理念，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為高校教育的發(fā)展作出重要的貢獻(xiàn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，建設(shè)費(fèi)用不足。雖然高校檔案管理人員對(duì)于檔案的信息化建設(shè)十分的重視，但在信息化體系以及平臺(tái)的建設(shè)上存在著嚴(yán)重的資金不足，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施十分陳舊和落后，嚴(yán)重阻礙著的檔案管理的信息化進(jìn)程。高校在信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上存在著嚴(yán)重的問(wèn)題和資金不足，因此高校要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)就必須加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，不斷地提高基礎(chǔ)設(shè)施的信息化技術(shù)程度。

（三）從事檔案管理的人員素質(zhì)不高。目前在高校的檔案管理人員當(dāng)中缺乏專業(yè)檔案管理人才，許多管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理的培訓(xùn)和檔案管理方面的學(xué)習(xí)。還有些高校在檔案管理人事制度方面沒(méi)有明確的規(guī)定，從而導(dǎo)致管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)。因此在高校檔案的信息化管理過(guò)程中必須提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，不斷地提高人員的業(yè)務(wù)能力。

（四）檔案信息管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在高校檔案信息化管理的過(guò)程中，對(duì)檔案的儲(chǔ)存、信息搜集等方面還缺少完整的體系，導(dǎo)致了信息不完整，有些信息存在嚴(yán)重的失真，在查閱時(shí)給工作帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。因此在高校檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，保障高校檔案信息的完整性和科學(xué)性。

三、實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的策略

（一）進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)。高校檔案信息化管理要結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的計(jì)劃和管理策略。對(duì)于學(xué)校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、磁帶等數(shù)據(jù)要有計(jì)劃科學(xué)地實(shí)施數(shù)字化管理。數(shù)字化的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)首先放到學(xué)校的館藏資源當(dāng)中，如學(xué)生的檔案、人事檔案、科研成果等，優(yōu)化館藏資源。對(duì)學(xué)校各個(gè)院系的兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)前端的控制和全程的管理，將具有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)歸檔處理，將院系各部門的信息數(shù)據(jù)歸檔入庫(kù)。在工作上，各個(gè)檔案員要具有工作的主動(dòng)性和前瞻性，保障數(shù)據(jù)信息的完整和健全。

（二）改進(jìn)檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。隨著高校檔案的信息化管理腳步不斷加快，在高校檔案管理的體制上有了更高的要求。但目前高校檔案管理還沒(méi)有形成統(tǒng)一的體制，管理目標(biāo)和管理機(jī)制不統(tǒng)一，因此在高校檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中首先制定統(tǒng)一的管理目標(biāo)和管理的體制，結(jié)合檔案管理部門的綜合因素制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)高校各類檔案的規(guī)范化管理。在高校檔案信息化的建設(shè)中要提高檔案管理的服務(wù)水平和質(zhì)量，落實(shí)國(guó)家和教育部門關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)方針和政策，制定統(tǒng)一的嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，并認(rèn)真地貫徹執(zhí)行，從而保障高校檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）加強(qiáng)信息化管理人才的培養(yǎng)。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，高校檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平直接影響著檔案管理信息化的水平和程度。檔案管理人員是用戶和資源之間的橋梁和紐帶，隨著高校檔案信息化管理進(jìn)程的不斷加快，檔案管理人員大多占據(jù)著重要的作用和地位，需要大量高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員為提高檔案管理質(zhì)量作出重要的貢獻(xiàn)。在信息化的背景下，高校的檔案管理人員要不斷地加強(qiáng)自身的管理技能和專業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)，運(yùn)用專業(yè)化的信息技術(shù)手段熟練掌握各種操作軟件和信息系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的儲(chǔ)存、歸類和整理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。高校在招聘專業(yè)的管理人才時(shí)要具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，注重專業(yè)人才的引入，注重管理人員專業(yè)知識(shí)和技能方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)人員的實(shí)踐應(yīng)用能力，并且具備高端的信息技術(shù)操作技能，不斷通過(guò)工作鍛煉自身的工作能力，從而形成扎實(shí)的管理能力。

（四）保障檔案數(shù)據(jù)的安全。在高校檔案信息化管理的過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)資源和信息的防護(hù)，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)的安全防范系統(tǒng)。對(duì)計(jì)算機(jī)上的病毒進(jìn)行及時(shí)清理和防范，加強(qiáng)安全防范體系的建設(shè)，給高校檔案管理人員配備網(wǎng)絡(luò)安全管理員，杜絕非法操作和非檔案管理人員的登錄，定期對(duì)檔案的信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中潛在的危險(xiǎn)。在高校檔案管理的信息化平臺(tái)上安裝防火墻和殺毒軟件。提高檔案信息化管理的安全性能。

（五）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和資金投入。目前許多高校在檔案信息化建設(shè)上嚴(yán)重缺乏資金投入，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，資金基本上滿足檔案資源的基本運(yùn)行。對(duì)高校檔案的資金投入包括加強(qiáng)對(duì)高校檔案館的建設(shè)以及信息硬件和軟件，購(gòu)買維護(hù)檔案信息化管理的資金等。由于電子產(chǎn)品的更新周期十分短暫，因此在購(gòu)買電子產(chǎn)品上的預(yù)算不能一成不變，要根據(jù)實(shí)際情況和檔案管理信息化的建設(shè)實(shí)際情況增加投入，從而為高校檔案信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

在信息化時(shí)代的背景下，高校的檔案管理要結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，建設(shè)信息化的檔案管理體系。檔案信息化管理不但可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效儲(chǔ)存，還實(shí)現(xiàn)了辦公的信息化，為高校的科研和教育工作提供了更多的空間和時(shí)間，為高校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。高校檔案管理人員要不斷地提高自身檔案信息化管理的能力，加強(qiáng)自身信息化技術(shù)的實(shí)踐操作能力，為高校檔案的信息化管理貢獻(xiàn)自身的力量。

（防災(zāi)科技學(xué)院檔案館信息化建設(shè)研究，JY2015B25，防災(zāi)科技學(xué)院教育研究與教學(xué)改革項(xiàng)目。）

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