“e采購”在高校設備采購中的應用

錢大益，高先強，孟兆磊

(1.北京科技大學 信息化建設與管理辦公室，北京 100083； 2.中國現代教育裝備網，北京 100082)

在互聯網高速發展的今天，高校設備電子采購應用越來越廣。建設高水平的高校設備電子采購系統，實現高校設備采購的電子化、透明化與公平化，實現采購信息聯網，已經成為高校電子政務工作的一項重要任務。本文是2012年北京市高等教育學會技術物資研究會申請立項課題“中國教育裝備采購網易采購系統”(以下簡稱“e采購”)的總結。

1 電子采購的應用簡介

電子采購是技術進步的產物，也是廉政建設的迫切需要。實施電子采購，可以大幅度降低交易成本，提高政府采購的效率和透明度，減少腐敗，因此具有重要的意義。

國務院辦公廳《關于進一步加強政府采購管理工作的意見》中指出：“加強政府采購信息化建設，是深化政府采購制度改革的重要內容，也是實現政府采購科學化、精細化管理的手段。各地區要積極推進政府采購信息化建設，利用現代電子信息技術，實現政府采購管理和操作執行各個環節的協調聯動”[1]。在《中華人民共和國招投標法實施條例》中也明確指出：“國家鼓勵利用信息網絡進行電子招標投標”[2]；這些文件體現了政府采購信息化對于推進政府采購制度改革具有重大意義和職能部門對政府采購信息化建設的高度重視[3]。

目前，我國不少地區已經開始探索和實踐網上交易等更深層次的電子化政府采購工作。中山大學在全國高校中率先啟用電子采購，得到廣東省教育廳的支持，并全面推廣到全省的高校，形成廣東高校電子采購聯盟[4-8]。全國進行網上招標的省市在逐年增加，為建設全國電子化政府采購系統積累了豐富的經驗。

2 高校設備采購現狀

目前，高校設備政府采購分為集中采購和自主采購兩種，但各高校的采購方式卻不盡相同。

2.1 高校設備采購的特點

高校設備采購資金量大、采購環節多、波及面廣、關注度高、社會影響大，可概括為以下特點[9-10]。

(1) 儀器設備種類繁多。高等學校是典型的知識密集型機構，既承擔教學任務，又承擔相當部分的科研任務，工科類院校這一特點更為突出，學校不但需要大量的通用設備，更需要大量的科研專用設備。

(2) 專業性強，技術水平要求高。教學、科研儀器設備種類多、專業性強、技術指標復雜，生產廠家和供應商相對較少。因此，高校的設備委托集中采購難以滿足學?？焖侔l展對教學實驗設備的需求。

(3) 經費來源多元化，時效性要求高。高校辦學層次和籌資渠道已多元化。除國家財政及教育行政撥款之外，儀器設備采購經費還有科研專項經費、銀行貸款和社會捐助等。有些項目在其設備采購中都帶有特殊要求，如時間要求、設備品牌要求等。

(4) 以服務教學、科研為本，服務水平要求高?？茖W研究設備體現的是高、精、尖，而教學用設備則是品種多，價格低。

鑒于高校設備采購的特點，必須采用不同的設備采購方式。政府采購的主要方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等5種，但具體到某一設備采購，采用何種采購方式，各學校都制定了符合自己學校的具體規定。

2.2 高校設備采購的問題

目前，高校政府采購中存在的問題[10-11]主要有以下幾點。

(1) 效率與公開、公平的矛盾。由于政府采購的計劃性和規范性，決定了其程序的復雜性，也使采購的周期長，效率不高，這也成為阻礙高校實施儀器設備政府采購的一個重要因素，需要采購人、采購機構和財政部門共同予以解決。

(2) 價格與采購設備性能的矛盾。低價是政府采購中標的主要因素。然而，不同價格的儀器設備性能會有很大差別，盡管低價中標的產品主要技術參數符合招標書的要求，但往往是性能差的產品。另外，低價中標的原則容易誘發供應商之間的惡性競爭，這種惡性競爭極不利于政府采購工作的良性、可持續發展，也背離了政府采購法的宗旨。

(3) 預算編制、項目批復與實際采購的矛盾。預算是實施政府采購的依據，是政府采購計劃的核心環節。財務預算體制存在預算批復與高校設備采購計劃的脫節，甚至有些項目的設備采購計劃幾年以后才會得到資金批復。當資金到位后，留給采購的時間往往很短，客觀上給高校的設備采購帶來了較大難度。

(4) 政府采購協議供貨商品種類少、更新速度慢與高校采購種類繁多、技術要求跨度大的矛盾。協議供貨采購是在一定的品牌和型號范圍內的采購。由于現代技術的快速發展，有可能出現某種產品到公示期快結束時已經落后的情況，甚至有些協議型號產品早已停產而政府部門全然不知，使采購難以操作。

2.3 某高校采購情況分析

表1為某高校近2年的采購情況統計。從表中可以看出：該校校內自行公開招標額在25%左右，委托公開招標在16%～21%之間，政府集中采購在7%～10%之間，其他采購方式包括競爭性談判、單一來源采購、詢價以及教師的自行采購等采購方式，基本在50%左右。具體來說，有3個主要特點。

(1) 公開招標采購為主要采購方式，2011年和2012年分別占采購總量的45%和42%，體現了該校采購的規范、公開、透明。

(3) 其他采購方式采購的設備占50%，一個原因是學校為典型的工科學校，大量科研設備為非標定制，無法采用招標方式采購，只能采用競爭性談判、單一來源采購方式；另一方面原因是大量教學設備金額較小，未納入招標采購范圍，只能由教師用詢價方式自購。

表1 某高校設備采購方式統計

3 “e采購”構建

3.1 “ e采購”的定位

“e采購”是對政府采購的有效補充。根據國務院辦公廳《中央預算單位2013—2014年政府集中采購目錄及標準》規定，高校設備采購主要分為4類：一是集中采購機構采購項目；二是部門集中采購項目；三是分散自行采購單項或批量金額達到50萬元以上的貨物和服務；四是公開招標，單項采購金額120萬元以上的，必須采用公開招標方式。“e采購”的定位主要針對第三類分散自行采購項目，北京市屬高校要求雖有不同，但第三類項目依然存在。

對于第三類采購項目，大部分高校的采購是通過校內招標實行，也有部分高校嘗試自己研發電子采購平臺，在自己學校內實行網上采購。但學校自行研發的電子采購平臺有如下幾個缺點：(1)信息僅限于校內，信息傳播面??；(2)供應商數量不足；(3)通過公共網絡訪問高校網絡速度不理想；(4)缺乏專業化的系統運營人員和經驗，僅僅是將采購事務搬到網絡上而已。因此，依托中國教育裝備網開發一個適合北京高校的公共電子采購平臺可行而且必要。

3.2 “ e采購”的優勢

在實際設備采購過程中，各高校的情況有較大差異：有些學校所有采購項目均委托招標公司執行，有的學校大部分項目都由本校自行采購，還有部分學校以項目金額為限，超過一定金額的項目必須通過政府采購，低于限額的則可以自行采購。在采購過程中，專家、學校紀委和監察部門、供應商均參與到采購過程中來。供應商與專家是平臺的公共資源，可以參與不同單位的不同項目，采購過程比較復雜。

“e采購”具有以下優勢：(1)依托中國教育裝備采購網強大的供應商庫，提供專業的供應商資源；(2)角色設計科學化，涉及到采購人、招標公司、專家、供應商、監督人5種不同項目角色；(3)專業化的系統設計，關鍵節點給相應用戶發送短信、郵件提醒；(4)基于網絡的快速響應、安全、透明，高效率執行項目采購。

3.3 “e采購”設計原則

“e采購”除要遵循一般電子采購系統的設計原則外，還要遵循以下原則[12]。

(1) 規范性和適用性。規范性是指電子采購的全部流程和功能設計必須符合政府采購的要求。北京高校既有隸屬教育部、國家部委的中央高校，也有北京市屬普通高校和高等職業院校。中央高校遵從財政部、國管局的政策要求；北京市屬高校、高等職業院校的采購要遵從財政部和北京市財政局、市教委的相關政策規定。即使是同一種設備的采購，采購方式也多種多樣。因此，“e采購”的設計要充分考慮北京高校的構成，考慮各高校業務層次、管理環節的不同，考慮用戶使用的便利性和可行性，要易操作、易維護、易管理。

(2) 安全和保密性。注重從技術和業務流程上保證系統的安全、可靠、穩定?！癳采購”在物理層、網絡層、應用層和管理層提供安全和保密保障。

(4)包裝可以進行復制?？蓮椭剖钦f包裝要通過某些形式或通過一定的技術可以將包裝進行批量復制。如果某個包裝不可以進行批量復制，個性化過強，就不利于發揮產品的自身價值，其自身價值不能得到體現，企業花費的人力物力不能為其創造出應有的利益。復制手段多種多樣，可以進行批量生產，達到人類視覺感知的效果。

(3) 技術先進性和可擴充性。采用開放的系統結構和主流電子商務系統開發平臺，確保用戶享受安全、可靠、高質量的服務。應用軟件和數據存儲結構具有較好的可維護性、可移植性、可擴展性和靈活性。

3.4 “e采購”的創新

“e采購”借鑒中央、北京及其他省市采購平臺的經驗，根據教育裝備采購的特點實現了創新和突破：第一，實現了尋價、詢價、競價、招標四大流程；第二，實現了采購單位、供應商、專家、監督人、招標公司五大角色的完備信息管理；第三，實現了供應商庫、專家庫的信息資源互通共享；第四，實現了各采購流程的信息統計分析和項目的電子歸檔；第五，實現了對供應商評價統計功能。

在“e采購”中，不同角色有不同的功能：

(1) 采購人：發布、管理執行項目；管理本單位內部專家；項目金額統計；項目執行情況統計以及友好短信、郵件提醒功能；

(2) 供應商：參與可參與和被邀請參與項目；線上報價；供應商資質管理；短信、郵件提醒功能；

(3) 專家：通過短信、郵件提醒參與評標；項目開標后根據企業提交的文件打分；

(4) 招標公司：對學校委托招標公司執行的項目線上執行招標流程；

(5) 監督人：項目采購人可通過手機、郵件邀請紀委或監察部門人員登錄進行全程監督。

不同角色在不同類型的采購中所起的作用略有差別。項目尋價中僅采購人與供應商參與；詢價采購中采購人、供應商、監督人參與；項目招標則所有角色均可能參與；項目競價中僅采購人、供應商、監督人參與。

3.5 “e采購”流程設計

(1) 采購項目創建。采購項目創建由采購人完成，項目可以是單一設備，也可以是同類或不同的設備打包成一個采購項目。創建的項目可以直接粘貼在項目欄(包括設備名稱、數量、商務要求及技術指標等)。如果項目內容比較復雜，投標文件可用附件的形式上傳。對于打分表，系統默認給出打分項目和打分規則，用戶可根據項目需要增加或減少打分項目，可以修改打分規則。采購人還需選擇線下開標或線上開標；自行開標或委托招標公司開標。項目創建后，由項目采購人自行開標的項目確認后直接發布招標公告；委托招標公司開標的由招標公司發布招標公告。

(2) 企業報名及資質審核。企業在網上獲得招標公告，在招標文件規定時間內上傳企業資質等信息，由采購人進行資質審核，審核通過的企業按要求報價并提交標書。如果項目創建后委托招標公司執行，后面的采購人流程則由招標公司來執行，其他角色參與流程不變。值得一提的是，項目執行過程中，系統設計了項目變更和項目答疑的功能，需要對項目進行變更、補充信息均可以通過系統來實現。企業投標中有任何疑問也可以通過系統平臺提交。

(3) 開標。開標分為線下開標和線上開標。線下開標程序等同各高校的自行招標，但標書是電子文檔，公司不用現場唱標，實現綠色、環保。系統設計了網上開標大廳，進行線上評標，專家在線審閱標書，并根據打分表和打分規則進行線上打分，系統根據打分情況自動計算打分結果。

(4) 實現數據安全與數據保密。開標時間未到，任何人不能查看到企業報價和投標文件。對于線上評標項目，需要項目執行人在線確認開標，開標大廳開放，解密投標文件和價格，專家才可以查閱招標文件進行評標。同時，系統對學校用戶增加專家管理功能，學?？商砑印⒐芾肀拘５膶＜摇?/p>

(5) 項目執行結束后，項目執行人可通過系統對項目執行中產生的重要文件進行歸檔和下載，便于采購人打印后保存。項目執行流程如圖1所示。

圖1 項目執行流程圖

4 系統優化

4.1 系統的試運行

2012年下半年，“e采購”正式試運行。北京科技大學首次通過該系統進行了臺式計算機網上招標采購和存儲設備網上詢價采購。項目發布后，中國教育裝備采購網企業會員通過網上報名并將資質文件上傳到平臺，學校在報名結束后對企業資質進行了審核。通過審核的企業在系統中提交報價及投標文件。

該項目開標及比價過程是在線下進行的。北京科技大學組織專家、紀委人員集中在會議室，通過每人一臺筆記本電腦現場進行網上開標及比價，最終確定中標供應商。這種電子采購的形式得到了專家和紀委人員的一致肯定。參與“e采購”研究的各高校也進行了模擬操作并提出相關問題，主要為：(1)數據安全與數據保密問題；(2)操作的簡便性問題；(3)電子采購線上評標的實際操作問題。

4.2 系統的優化

針對試運行反映集中的幾個問題，對系統做了6方面的優化改進。(1)簡化系統操作流程：將原有的網上尋價、網上詢價、網上競價、網上招標4種采購形式簡化為網上招標一種形式，其他3種形式暫時隱藏，待系統運行成熟后根據需要再開放。簡化后系統更方便使用，不管是用戶還是專家，進入系統后很清楚自己如何操作。(2)細化打分表：將商務、技術、價格等每一大項細分為若干小項，每一小項打分設定一個分值范圍，超出范圍無法提交。(3)招標信息公開：開標后，投標企業之間能相互看到報名情況和報價信息，其他商務信息則不公開。(4)設置開標管理員：針對線上開標設置開標管理員，與每位專家在線聯系，指導專家在開標過程中的所有操作。(5)增加項目分類：在項目發布時增加項目分類，分為貨物、服務、工程3類，并針對不同項目類型，制定不同的評標標準和打分表。(6)形成評標報告：評標結束后，形成評標文件，專家簽字可以采用電子簽名或線下簽名2種方式。

5 結束語

“e采購”吸取了電子政務政府采購的經驗，結合高校采購的特點，是一種操作性較強的電子采購系統。盡管在項目實施過程中還有很多不盡如人意的地方，但是，隨著信息化技術發展，電子采購一定會廣泛應用到高校的設備采購和管理工作中。

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