探索高校大型儀器設備信息化管理模式

賀 錦

(北京交通大學 實驗室與設備管理處，北京 100044)

近年來，大型儀器設備的數量在高校儀器設備中所占的比重不斷增加，這些儀器設備在實驗教學、科研等方面的重要性日益凸顯。對大型儀器設備需要更加科學的管理，以充分發揮設備效益、提高利用率、提升培養人才質量、提高科學研究水平[1]。但是，現存高校大型儀器設備管理模式似乎還不能夠充分發揮儀器設備的效益，使用效率偏低。為更好地完成人才培養、科學研究及社會服務工作，本文探索結合信息化管理手段，以信息系統管理平臺為基礎，建設集中管理、開放共享的大型儀器設備管理模式。

1 高校大型儀器設備管理存在的問題

雖然高校大型儀器設備的數量在不斷增加，設備的先進程度不斷提高，但傳統的管理模式卻鮮有變化，使得大型儀器設備效益的發揮與效率的提高受到限制。在現有大型儀器設備管理模式中，主要存在檔案管理不規范、運行數據記錄不準確等問題。

1.1 較少開放共享，設備使用效益不高

由于大型儀器設備一般較為貴重，許多高校教師還存在“專管專用”的思想。他們認為用課題組科研經費購置的儀器設備，只能由課題組進行管理和使用，因而使大型儀器設備的管理處于封閉狀態，不能開放共享。

有資料顯示，目前世界一些發達國家大型儀器設備的利用率高達170%～200%，而我國高校大型儀器設備的利用率卻比較低[2-4]。盡管有些學校、有些教師希望大型設備開放共享，但是沒有一個良好、有效的共享平臺支撐。在學校現行管理體制下，不能科學、有效地協調設備管理與設備使用部門之間的關系，難以有效調節設備使用過程中出現的種種矛盾[5]，所以即便有共享的想法也很難實施。

總的來說，高校大型儀器設備管理還屬于較封閉的模式，設備開放共享率低，設備使用效益不高。

1.2 缺少專業技術人員，設備使用效率低

高校大型儀器設備購置完成后，設備使用單位對設備的使用管理隨意性較大，對儀器設備的維護與保養未被高度重視，缺少大型儀器設備專業技術管理人員。由于大型儀器設備經常由教師或學生自己操作，有些師生操作技術不熟練，往往使設備故障頻發，設備的專業功能也沒有得到充分發揮。由于缺少專業的管理技術人員，大型儀器設備的維修、維護、保養不及時，還影響到儀器設備的使用壽命[6]。這些問題都會降低設備的使用效率。

1.3 數據記錄不準確，人工統計工作量大

高校大型儀器設備是國有資產的一部分。為了更好地掌握大型儀器設備的基本情況和設備實際使用情況，教育部要求高校每年上報大型儀器設備的相關數據。但是，有些高校大型儀器設備管理工作缺乏監督機制，對于大型儀器設備數據也沒有較完善的管理制度，所上報的相關數據(例如使用機時、培訓人數、所承擔的實驗教學、科學研究、社會服務等)是根據現存記錄人工統計的，易受到人的主觀因素的影響，難免出現差錯。另外，數據的統計工作多為機組教師人工完成，增加了機組教師的工作量。

1.4 檔案管理不規范

高校大型儀器設備檔案較一般設備檔案內容更多，主要包括：設備購置的可行性論證報告、購置合同、大型精密貴重儀器設備驗收報告、驗收卡片、使用說明書、出廠合格證、該儀器設備的使用記錄、維修記錄等[7]。但是在平常使用過程中，由于沒有受過專業的檔案管理培訓，存在檔案管理工作不夠規范等問題，例如設備管理人員收集檔案不完整，忽略大型儀器設備的購置計劃單及領導批復文件和可行性論證報告，不重視設備使用記錄及維修記錄。由于檔案不規范，設備運行中出現故障將無法提供全面、詳細的設備管理檔案，使維修人員不能及時判斷故障原因，影響了工作進度及設備的使用壽命。

2 基于信息化管理系統的大型儀器設備管理模式

針對大型儀器設備管理現存的問題，需要開發建設一個大型儀器設備信息化管理共享平臺，依靠該平臺，實現大型儀器設備共享、自動記錄設備運行狀況、進行數據統計和設備檔案管理，以提高大型儀器設備的使用效率和效益。

2.1 建設信息化管理共享平臺

大型儀器設備管理共享平臺的設計思路為：(1)在設備終端安裝觸發裝置，將設備的運行使用數據上傳到管理系統，系統自動記錄這些數據；(2)管理共享系統對外隨時公布設備預約狀態，校內用戶可通過校內賬號直接登錄，查看設備運行使用狀態；校外用戶可通過互聯網注冊賬戶，審核通過后獲得登錄權限進行瀏覽預約[8]；(3)系統為每臺大型儀器設備建立自己的檔案庫，管理人員可將設備的所有資料轉變為電子版上傳到管理系統，并實現隨時記錄、隨時查閱。

大型儀器設備管理共享平臺構成如圖1所示。

圖1 大型儀器設備管理共享平臺的構成

大型儀器設備管理系統功能如下：

(1) 用戶管理：支持管理員添加用戶及用戶基礎數據信息，提供用戶信息列表，用戶注冊登錄；

(2) 預約管理：支持用戶預約使用儀器設備，管理員審核預約信息；

(3) 設備信息管理：建立儀器設備信息管理檔案庫，支持設備信息錄入；

(4) 統計查詢：支持多條件組合查詢，管理員可以統計儀器設備使用情況并形成統計報表[9]。

2.2 信息化管理模式的優勢

2.2.1 實現大型設備共享，提高設備利用率

在大型儀器設備的信息化管理模式下，可進行儀器設備網上預約，實現大型儀器設備的共享。管理平臺系統隨時記錄顯示設備的預約使用情況，有效更新存儲信息，并通過終端監測設備的使用狀況。大型儀器設備管理共享平臺對外提供共享設備信息、預約狀態、收費標準等，不但便于管理人員對儀器設備的合理分配，還提高了設備的使用效率[10]。

2.2.2 提供準確的設備支撐數據

通過網絡，大型儀器設備管理共享平臺能夠記錄設備運行全過程狀態數據。系統預約功能還需要用戶填寫所做實驗項目的相關信息，例如實驗項目的服務方向。可以看出，管理共享平臺支持大型儀器設備統計上報使用情況所需的使用機時、培訓人數、所承擔的實驗教學、科學研究、社會服務等數據，并且此數據為系統自動記錄，不存在人的主觀因素的影響，確保了數據的準確性，也減少了由人工記錄統計帶來的工作量。

2.2.3 規范檔案管理，方便查閱

利用計算機技術及網路技術對大型儀器設備進行檔案管理，管理人員可將大型儀器設備的相關技術檔案及購置計劃、論證報告、購買合同與驗收報告等檔案以電子格式上傳到系統中保管；對于儀器設備維修維護信息，由系統生成記錄表，由管理人員填寫。大型設備建立電子檔案，使檔案管理工作系統化、規范化。管理人員如需查閱大型儀器設備相關信息，可直接通過網絡系統調取查閱，既方便、又快捷。

2.3 信息化管理模式實施難點

大型儀器設備信息化管理共享平臺是結合網絡信息化的新型管理手段，這樣的管理需要機組人員的大力配合、共享資金支持、管理隊伍健全，這些需求也正是實施過程中的難點。

2.3.1 需要提高管理意識

高校中很多大型儀器設備的采購資金來源于教師的課題經費，有些課題組負責人更愿意將自己課題經費購買的儀器設備完全由自己支配使用，不愿接受大型儀器設備開放共享的管理方式。這將給大型儀器設備管理共享平臺的推進工作帶來了一定的阻力。

2.3.2 需要合理的獲取與分配共享資金

為推進大型儀器設備信息化管理的實施，應制定激勵政策[11-12]。對于管理工作完成較好的設備管理人員，應優先為他們提供專業培訓機會；對于加入共享管理的機組，可將有償使用所得費用按一定比例作為共享基金，用于設備的維修維護。這些激勵政策均需要有資金支持，如何獲取、分配共享基金也是管理共享平臺推進的主要難點。若將一部分有償使用收費所得納入共享基金，那么收費標準的制定與管理、所得收入分配與使用也將是一個難點。

2.3.3 共享管理隊伍建設

完成信息化大型儀器設備管理共享平臺的建設工作，除了管理系統的前期開發設計工作外，后期系統的維護升級也是不可缺少的。為了更好地完成高校大型儀器設備的信息化管理與大型儀器設備共享工作，管理隊伍應具有系統升級維護的能力。另外，為了更好地使用、維護大型儀器設備，延長設備使用壽命。專業技術人員在共享平臺管理隊伍中是不可缺少的。但是，將具有專業技術的人員吸收到設備管理共享隊伍中，建設一支專業的管理隊伍，也是開展管理共享工作的難點。

3 結束語

在信息化管理手段不斷進步的今天，作為高校設備管理人員，應該突破傳統管理模式，實現大型儀器設備的信息化管理，并以大型儀器設備管理共享平臺為基礎，以充分發揮儀器設備使用效益、提高設備利用率、提升設備管理工作水平為目標，推動高校大型儀器設備管理水平的不斷提高。

[1] 許建峰.高校大型儀器設備管理體制探討[J].實驗科學與技術，2012，10(5):186-187.

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[4] 徐曉明，苗偉，陶琨.高水平X射線衍射儀開放共享服務平臺的建設[J].實驗技術與管理，2011，28(3)：191-194.

[5] 許建峰.對高校大型儀器設備管理現狀分析與思考[J].實驗室科學，2012,8(4)：193-196.

[6] 楊威.高校大型儀器設備的使用與管理探討[J].實驗技術與管理，2013,30(2):220-222.

[7] 呂波，于亞鷺，丘劍均.淺談高校大型儀器設備檔案管理工作[J].中外醫學研究,2010,9(21):52.

[8] 林鳳屏，黃飛，唐良華，等.大型儀器設備開放共享平臺建設的探索[J].實驗科學與技術,2012,10(5):180-182.

[9] 張機.大型儀器設備網上預約管理共享平臺的研究[J].玉林師范學院學報，2012,33(2):109-113.

[10] 肖鵬博，盧艷青.高校開放實驗室管理系統的設計與實現[J].實驗科學與技術，2011，9(5):57-59.

[11] 陳敬德，周海濤.高校貴重儀器設備資源共享管理的實踐與體會[J].實驗技術與管理，2009,26(5):11-14.

[12] 賈延江，林明河.高等學校儀器設備共享系統管理及運行的激勵機制研究[J].實驗技術與管理，2006,23(10):12-14.