從檔案角度看電子記錄的價值

林明香

（廣西民族大學 管理學院，廣西 南寧 530006）

所謂的電子記錄，“是指依靠計算機系統進行創建、修改、維護、存檔、找回或發送的諸如文字、圖表、數據、聲音、圖像及其他以電子形式存在的信息的任何組合”[1]。由此可知，電子記錄集文字、圖形、聲像于一身，必須借助計算機系統才能讀取，具有較強的非直觀性；可以從一個載體轉換到另一個載體，通過網絡實現共享；易被增加、刪除、改動或破壞且不留痕跡，保存管理難度高；對生成和識別電子記錄的軟硬件、系統更新、升級和加密以及保護系統的要求較高，簡稱系統依賴性。

電子記錄主要收集人們未經刻意整理，沒有經過修琢的語言與動作的記錄，所以記錄內容比較零碎，系統性不強。影響了電子記錄最終的可用性及價值。

電子記錄雖然產生的時間比較晚，依賴的載體與檔案不一樣，隨著電子文件研究熱情的不斷升溫，把電子記錄簡單地認為電子文件是不負責的行為，應該正確認識電子記錄與檔案的關系。

1 從檔案定義分析電子記錄的價值

中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案定義的表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。對于這個定義，首先，檔案的主體是國家機構、社會組織或個人，電子記錄的主體也可以包括國家機關、企事業單位和公民個人；其次，檔案的限制條件是在社會活動中直接形成的，電子記錄是依賴于計算機技術人工進行的活動成果，也屬于社會活動范疇；再次，檔案的范圍廣泛，比電子記錄廣，它包括各式各樣的記錄，是除了電子記錄外還包括紙質記錄、實物記錄等；此外，檔案的屬概念是歷史記錄，電子記錄本身就是一種記錄，并且記錄的是過去所發生的事件；最后，筆者認為這里“有價值的”是指保存價值，因為對檔案的收集、整理鑒定保管、銷毀都要看檔案的保存價值如何，而某一份文件是否具有保存價值以及具有怎樣的保存價值，其決定性因素取決于該文件“客體屬性”和鑒定人員的“主體需求”之間的統一[2]。

從客體屬性來說，客體是主體實踐和認識活動所指向的對象。電子記錄是人類實踐活動的記錄和產物，其客觀地記錄了人們社會活動的過程和內容。電子記錄的來源、時間、內容和形式等各因素構成了電子記錄的客體屬性；從主體需求看，主體對電子記錄的認識，必定會根據各自的需要，針對各電子記錄對自身的不同意義而賦予其不同的保存價值，具體也表現為相應的保管期限。理論上說，電子記錄似乎也可以依照這兩方面條件，在一定程度上具有保存價值和利用價值。但是電子記錄具有易變性的缺陷，而且包含人們需要的和不需要的內容，比較籠統。

總之，電子記錄比檔案更難判斷保存價值，僅電子記錄非直觀性強，依賴計算機，電子記錄要消耗的保管成本比正常的檔案大，那么在同等條件下，電子記錄的最終受益比檔案少。

2 從檔案的本質屬性分析電子記錄的價值

檔案的本質屬性是原始記錄性，這是檔案區別于其他事物尤其是相鄰事物特有的本質。“對原始記錄性的界定，最為重要的一點是，這種原始性特點必須根植于某項特定的社會活動的歷史過程中。換言之，必須強調社會活動的歷史過程，在這一過程中形成的，便是原始的，沒在這一過程中形成，它就不是第一手資料，也不具有原始性”[3]。

電子記錄的形成也是歷史的原始記錄，但它遜于檔案。第一，電子記錄很難確定它的原始性，沒有內容和形式標準，雖然有學者提出元數據理論，但在實際應用中阻礙重重；第二，電子記錄比較零散，比如監控錄像，人們可以在監控器上動手腳，使得里面的內容難以辨認，或者借助死角作案；第三，電子記錄穩定性差，都是電子生成物，易中病毒，易被無形地改動，而在檔案當中，更多的還是紙質檔案，紙張的筆跡，紙質等都可以鑒定出。

總之，電子記錄也是歷史的記錄，但由于電子記錄本身的缺陷，它的原始記錄性比檔案弱。

3 從檔案價值分析電子記錄的價值

檔案價值的大小，是由形成檔案的文件和材料本身客觀屬性與所包含的利用者需求共同決定的。檔案價值形態是檔案價值的具體表現形式，它除了憑證價值和情報（參考）價值外，“從檔案價值的不同角度，還存在現實利用價值與歷史研究價值，第一價值與第二價值，保存價值與利用價值”[4]。下面就從這些檔案價值形態中找尋電子記錄的價值：

3.1 電子記錄具有“憑證價值”

憑證價值，美國著名檔案學者謝倫伯格稱之為“證據性價值”，由檔案形成過程及其結果的內容和形式特點決定。電子記錄具有證據性價值的原因有：一是，從電子記錄產生來說，它是時代發展的產物，技術的進步使得電子記錄成為可能；二是，電子記錄是客觀的，無論是載體本身還是所記錄的內容都是客觀，是事件本身的重現；三是，電子記錄的內容可以直觀地、完整地記錄某個階段的真實信息，為單位和執法部門展開工作提供了便利，提高工作效率。

電子記錄，一定程度上可以作為行政機關執法或人民法院審理案件的依據和證據，但是電子記錄不能等同于證據 （電子證據），“電子記錄強調證據的環境離不開計算機系統或類似設備。而電子證據除了電子記錄的載體外還有電報、傳真或常規的數字電話交談，可見，電子記錄的范疇比電子證據要窄”[5]。

3.2 電子記錄具有“參考價值”

電子記錄所記述的是過去所發生的事實與經過，隱含著人們的知識與經驗，具有廣泛的、可靠的、可供參考的價值。例如“汽車行駛記錄儀，它自動、連貫、真實地記錄數白天內駕駛員的行駛速度和連續行車情況，相當于在車上長期配備了一名交通警察，同時又為路查路檢提供了查閱有關資料的直接方便”[6]。因此，可以利用這些數據建立駕駛員的行車檔案，增加富有價值的參考資料，提高工作效率。

3.3 電子記錄具有“現實利用價值和歷史研究價值”

因為電子記錄具有對特定歷史時期的記錄及映射。對于電子記錄的現實利用價值比較容易認識和把握，因為形成電子記錄的主體——利用者及其需求是現實的，電子記錄可以滿足這些需求的屬性是比較容易判斷的，但是電子記錄的歷史研究價值的難度較大，因為人們難以準確預測和估計將來的利用者對現今電子記錄的利用，所以，電子記錄滿足現實價值也是它能及時帶來經濟和社會效益的優勢決定的。

3.4 電子記錄具有“第一價值和第二價值”

筆者認為，電子記錄可能同時包括第一價值和第二價值，而且對這兩種價值的先后順序及重要程度因具體情況而不同。一般地講，電子記錄的價值是從第一價值逐漸過渡到第二價值的過程，電子記錄的產生需要一定的成本即時間成本、機會成本，需要支付一定的經濟費用。因此，電子記錄產生于形成機關，對機關行政管理、法律憑證、財務監督、執行反饋等提供有效的信息和記錄，具有較高的第一價值。但也不排除例外情況，即電子記錄側重于第二價值，電子記錄的主體往往與記錄的內容沒有多大的關聯，與記錄中的社會其他組織或個人來說，發揮的更大效用。

綜上所述，電子記錄具有非直觀性、系統依賴性、可分離性、集成性、易變性的特點，蘊含著較高的歷史憑證和參考價值。從檔案學的角度探尋電子記錄中所蘊含的檔案價值，為檔案學發展、檔案工作本身以至整個社會的檔案利用和服務提供幫助。電子記錄中的檔案價值尚有待進一步發掘，筆者在此略談拙論，希望對電子記錄的價值有更深的認識與理解。

[1]Department of Health and Human Services,Food and Drug Administration,21 CFR Part 11,Electronic Records;Electronic Signatures[EB/OL].[2014-04-17].http://fda.gov/regulatoryinformation/guidances/ucm125067.htm.

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京.人民大學出版社,2009:7.

[3]桑毓域.如何認識原始記錄性——關于檔案本質屬性的探討[J].檔案管理,2008(3):29-30.

[4]宗培嶺.對檔案價值形態的再認識[J].檔案學通訊,2004(2):34-46.

[5]杜志淳,廖根為.數字證據、電子證據、科學證據、電子記錄的概念比較分析[J].中國司法鑒定,2011(4):67-68.

[6]王振群.汽車行駛記錄儀在道路交通管理中的作用[J].廣東公安科技,2003(3):60-61.