略談檔案館（室）的發展趨勢

高楠

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

略談檔案館（室）的發展趨勢

高楠

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

作為信息社會的重要節點，檔案館（室）在當今社會的地位日益提高，其發展趨勢自然引起人們的關注.從當前科技及社會發展步伐看，檔案館（室）正逐步向復合形態發展，這一發展趨勢不僅對檔案館（室）的人員、設備提出新的要求，也使館員素質、思想觀念面臨挑戰.要實現檔案館（室）的跨越式發展，必須要有戰略眼光，按科學規律辦事，從而跟上歷史的發展進程.

檔案館；信息社會；數字化

當前，我國檔案事業正處于轉型時期，一方面，計算機技術、數字化技術、網絡技術大量融入檔案館（室）工作，另一方面是傳統檔案管理模式仍占有重要地位.我國正處于轉型期，經濟和技術的底子還恨薄，因此，檔案館（室）的發展模式，應該是復合型的.

1 復合型檔案館（室）是當前和今后的發展趨勢

復合型檔案館并不是傳統檔案館與數字檔案館內容上的疊加，而是二者的有機結合.復合型檔案館（室）的發展趨勢是由以下因素決定的.

第一，不管是檔案傳統檔案形態，還是數字檔案形態，都離不開對各類檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用，離開這些流程，就不能滿足社會對檔案信息的需求.傳統檔案館(室)以保存實體館藏資料為主，主要紙質形態的檔案（也有一定數量的縮微品、視聽資料等）；而數字化檔案館（室）主要以數字形式存貯和處理信息，即將檔案信息以數字形式儲存起來供顧客使用.兩種檔案館（室）雖然儲存方式有別，但是，基本功能還是大體一致的.

第二，傳統檔案館(室)與數字檔案館（室）從本質上講并沒有什么不同.傳統檔案館（室）也好，數字檔案館也罷，都是公益性事業，其根本宗旨都是為了滿足社會經濟、政治、科研、文化發展的需要，滿其服務社會性質并沒有什么區別.

第三，無論是數字檔案館（室）還是傳統檔案館（室），其基本構成都是相同的.傳統檔案館（室）也好，數字檔案館也罷，從它們的構成要素來看，離不開檔案信息資源、管理者、利用者、技術設備和管理方法等.

由以上三點可知，傳統檔案館與數字檔案館是可以兼容的，是互補的.盡管它們的檔案載體和技術方法各異，但是二者并不是相互排斥的，傳統檔案館豐富的館藏資源是數字檔案館基礎，離開傳統檔案館的數字化就會變成空中樓閣；同樣，沒有數字化技術的支撐，傳統檔案館（室）就不能得到最大限度的提升與擴展.二者并不是一加一等于二的關系，二是一加一大于二的關系.

2 建立復合檔案館（室）意義

傳統檔案形態與數字檔案形態雖然截然不同，但二者卻不是一加一等于二的關系，把它們有機整合于一體，打造復合型檔案館（室），就能實現二者的共贏，獲得疊加效應，這將使檔案事業實現跨越式發展，有過去的“丑小丫”變成信息時代的“灰姑娘”，成為知識經濟的重要支點.

2.1 優勢互補，獲得疊加效應

2.1.1 館藏載體形態互補

傳統檔案館（室）的檔案存在形態以紙質為主，包括紙質檔案，磁性、縮微載體等；數字檔案大都以光盤、磁盤、數據庫等為主.兩者相比，可以說各有優勢：對于普通客戶來說，在使用上，對傳統檔案來說無需借助其他技術手段，而且還具有真實性強、可信度高等特點.實體檔案使用壽命長，但信息的載有量無法與數字檔案相比，且體積、大占用空間多、保管成本很高.數字檔案則不同，其優勢在于：存儲密度高，成本低，但信息載體的壽命有限，信息真實安全度還不理想，有待進一步加強.從存儲的角度看，二者的互補性是很強的.

2.2 館藏信息獲取方式的互補

傳統檔案的獲取方式以檔案文件的搜集、接收為主，要耗費大量的人力、物力；數字檔案資料要通過電子文檔的途徑進行.比較來看，數字館藏獲取方式要比傳統檔案信息獲取方式更便捷，渠道也更廣泛，并且，消耗的人力、物力要小得多.并且二者可以取長補短.

2.3 工作方式上各具特色

在傳統檔案館（室），對檔案的管理大都以手工方式進行，包括接收、整理、立卷、歸納、保管、編研等.而數字檔案館（室），主要通過計算機進行，通過計算機和網絡對檔案信息資源進行數字化管理，并通過計算機為使用者提供各種服務.兩者在工作方式上差別很大，可以說有天壤之別.這種差別主要是由各自的館藏的檔案載體形態、館藏方式的差別所決定的.數字檔案館（室）速度快、效率高、數據準確，這大大彌補了傳統檔案館手工操作帶來的不足，達到了優勢互補；而傳統檔案館全面、系統、原始性的積累，使館藏更具原始性和真實性，彌補了數字檔案館缺陷——不穩定性和安全性.

2.4 服務方式各有千秋

傳統檔案館（室）的服務方式是陣地式的，十分原始；而數字檔案館則符合信息時代的要求，是在線的、遠程的服務，使用者可在萬里之外.通過比較可知，數字檔案館（室）的服務方式要比傳統檔案館（室）更加多樣化，服務手段也更加先進，服務范圍也更加廣泛.當然，對于那些保密級別很高的檔案，數字檔案館也有保密規則.然而有些檔案，比如原始性檔案，如果用戶需要，還是要在傳統檔案獲得.

2.5 對檔案人員素質要求不同

在傳統檔案館（室），對檔案管理者的技術素質要求遠比數字檔案館低，無論是搜集還是整理還是服務，大部分都是通過手工完成的.而數字檔案館（室）的檔案管理人員則要精通計算機、網絡技術，還要熟悉數據庫維護技術，他們必須擔當起信息利用的導航者(信息服務)、信息資源管理者（對信息、數據庫的管理）、信息知識的教育者（指導用戶如何使用數據信息）等角色.可見，數字檔案館（室）對檔案人員的素質要求要與傳統檔案館相比，差別明顯，但總體來說，數字檔案館（室）要高出許多.數字檔案館（室）對人員素質的要求是開復合型、一專多能的人才，這是由數字化檔案的本性決定的，不然數字化檔案就不能正常運行，也滿足不了社會的需求.

3 發展數字檔案館（室）不能否認傳統檔案館的價值

客觀地說，數字檔案館（室）在服務手段、服務質量上的優勢是傳統檔案館無法比擬的，在提供信息的深度和廣度等方面也不是一個檔次.但是這并不意味著數字檔案館是傳統檔案館的終結者，傳統檔案館（室）仍有它不可取代的價值.數字檔案館能夠豐富檔案館（室）的內涵，并能夠成為傳統檔案館的重要補充，并且引領著它的發展方向.二者并不是”零和”關系，而是一種1+1大于2的關系.

第一，數字檔案館(室)并不是一個數據概念，而是一個信息空間，其作用就是存貯各類檔案信息，把紙質檔案館藏轉化為數字，并以數字的形式存儲并在網上傳遞.可見，數字檔案館是不能與實體形態的館藏相剝離的.因此，傳統檔案館（室）是數字檔案館建設的基礎，離開傳統檔案館數字檔案館將成為無源之水，無本之木.

第二，與檔案傳統館相比，數字檔案館有個信息安全性問題，這是數字檔案館發展過程中很難越過的一個難題.一是黑客問題，黑客的網絡入侵是很難防范的，就是網絡技術最高的美國，也很難做到萬無一失；二是計算機病毒，它無孔不入，破壞力要遠遠超過蟲蛀、各種腐蝕給檔案資料帶來的危害，能夠使某些信息被篡改甚至消失.另外，操作人員的失誤和設計漏洞也會使信息丟失或者受損.由此可見，數字化后的檔案資料仍需紙質的形式存在.

第三，我國檔案事業正處在跨越式發展階段，紙質經過數字化整合之后已經有了很大提高，檔案的存儲形式不斷向電子數字方式傾斜.但這并不碩數字檔案將取代傳統檔案，無紙化仍是相當長的過程，紙制品文獻資料只會增加，永遠不會消失.今后，傳統檔案與數字檔案并存并不斷整合將成為檔案事業發展的主要方向.

4 發展復合檔案館（室）是現在和可預見的將來的不二選擇

4.1 更新觀念，明確發展復合檔案館的戰略目標

計算機、網絡以及通信技術的飛速發展，為檔案事業的發展提供了新的機遇，使數字檔案館（室）這一冷門一躍成為信息領域探討的熱點，數字檔案館（室）已經成了檔案館界追求的終極目標.要實現這一目標，檔案館（室）更新觀念，對館（室）的發展進行科學定位，既要看到數字檔案館（室）的優勢和不足，又要看到傳統檔案館（室）的不可替代性，強化二者之間的互補性，明確既重視數字檔案館又兼顧傳統檔案館的發展思路，打造適合我國國情的、便捷高效的復合檔案館，為用戶提供優質信息服務.

4.2 發展復合檔案館要著眼實際，量力而行

我國地區差異很大，經濟發展不平衡，因此耗資巨大的數字檔案館（室）建設要從實際出發，打造自己的特色，切不可盲目建設、一哄而上.要立足本館（室）的實際，做好基礎性工作，整合并優化檔案信息資源，為建立復合檔案館（室）打下創造條件.

4.3 努力服務水平，滿足復合檔案館的建設需要

復合型檔案館（室）的服務模式有本地和遠程服務兩種.要提供優質的服務，就要提高服務質量.一是提供真正的個性化服務，讓兩種館藏形式充分發揮各自的功能，相互彌補各自的缺陷，這樣才能向用戶提供快捷、便利的服務.二是資源組織要走標準化之路.不同館藏資源有不同的管理方法和標準，因此應將兩種不同標準整合，以促進優勢互補.

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1673-260X（2014）01-0138-02