試論新時期高校檔案工作

索曉丹

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

試論新時期高校檔案工作

索曉丹

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案工作不但是高校工作的重要組成部分，而且是國家檔案事業的重要組成部分.在新時期，我們廣大的高校檔案工作者要積極適應時代發展的要求，認真做好本職工作，努力為構建社會主義和諧社會而服務.

新時期；高校；檔案工作

高校檔案是高校在不斷地建設和發展過程中逐步形成的有價值的歷史記錄.它不但記錄著高校發展的方方面面，而且見證著改革開放以來我國高等教育的發展軌跡.高校檔案工作不但是高校工作的重要組成部分，而且是國家檔案事業的重要組成部分.由于高校檔案工作承擔著為高校發展和社會各方面服務的雙重重任，因此深入研究高校檔案工作具有重要的現實意義.

本文將從高校檔案工作的概念、特點、現狀及對策等三個方面來探討新時期高校檔案工作.

1 高校檔案工作的概念

高校檔案工作的概念有廣義和狹義之分，廣義的高校檔案工作是指高校檔案事業的各個組成部分，包括高校檔案室工作、高校檔案理論工作、高校檔案教育工作、高校檔案科研工作、高校檔案宣傳出版工作等.狹義的高校檔案工作則是指高校檔案業務工作，隨著檔案工作的不斷深化和發展，高校檔案業務工作的范圍還在不斷拓寬.當然，無論是廣義的還是狹義的，基本內容只有兩部分：一是高校檔案收集利用工作；二是高校檔案業務管理工作.具體包括高校檔案的收集、檔案的統計、檔案的檢索以及檔案的利用等.下面我們簡單地介紹一下這兩部分的工作：

高校檔案收集工作是高校檔案工作的基礎，因此，高校檔案收集要全面，凡是反映本校以及各院系職能活動的各種載體的文件材料都要收集齊全.高校檔案收集工作要求我們在實際工作中要把不同形式和不同載體的文件材料都收集起來，不僅要收集國家教育部和自治區教育廳的紅頭文件，還要收集一些非紅頭文件；不僅要收集正本，還要收集底稿和附件；不僅要收集文字材料，還要收集圖紙和圖表等非文字材料；不僅要收集紙質檔案，還要收集語音、錄像和光盤等非紙質檔案.

檔案收集的目的就是利用，高校檔案利用工作是高校工作的重要組成部分.這就要求我們要積極主動地利用這些收集的檔案資料信息為本校的廣大師生服務，為經濟社會發展服務，為構建社會主義和諧社會服務.提供利用的方式主要有兩種，一種是檔案工作者根據相關規定提供原始檔案給使用者查閱，另一種是檔案工作者依據相關史實編寫出本校大事記和組織機構沿革供本校領導和內部業務人員使用.

1.2 高校檔案業務管理工作

高校檔案業務管理工作不同于其他的工作，它既是一項不生產物質財富的工作又是一項管理性的工作.通過提供相關檔案信息為高校的社會實踐服務，是高校檔案管理工作區別于其他工作的顯著特點.高校檔案工作者在進行檔案業務管理工作時要遵循兩個原則，一是要集中統一管理高校檔案，維護高校檔案的完整與安全，以便于有效地利用；二是要維護高校檔案的真實性，不允許任意篡改或修正，保持高校檔案的原貌.高校檔案業務管理工作不僅對高校的工作有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義.

2 高校檔案工作的特點

2.1 高校檔案工作的規范性

高校檔案工作以辯證唯物主義和檔案學基本理論為指導，以檔案工作的法律、法規、規章為依據，引入系統論的觀點和現代化管理的方法，把我國高校檔案工作的歷史、現狀和發展前景有機地結合起來，充分吸取了我國高校檔案工作數十年的發展成果.高校檔案工作既要尊重歷史，又要有所創新；既要突出共性，又要照顧個性；既有統一標準，又要靈活運用.以上這些都體現了高校檔案工作的規范性特點.

2.2 高校檔案工作的綜合性

高校在漫長的發展過程中，不但積累了數以百萬計的教學檔案、科研檔案和個人檔案，而且收藏了許多有關高校發展壯大的珍貴的影像檔案和人事檔案.這些檔案雖然各自作為一個獨立的分支存在著，但是它們又與其他分支共同組成了高校檔案系統，毫無疑問，多樣性是這個系統最顯著的特點之一.因此我們說高校檔案的多樣性決定了高校檔案工作的綜合性.

扶貧開發是中國現代歷史上一次重大的社會實踐，參與其中的干部和人員之多、社會影響范圍之廣、程度之深，應該都可以載入史冊。中國的扶貧開發，除了前述經濟社會發展方面的成就之外，在另外一些方面如培養干部的作風和能力、豐富和發展農村治理和政府社會治理的經驗和理論等，也都產生了顯著的溢出效應。

2.3 高校檔案工作的復雜性

高校檔案工作是高校各種管理工作的重要組成部分，它與高校其他的管理工作是相互交叉的，如高校教師在日常教學過程中形成的教案是教學管理科學的一部分，而要把教案形成教學檔案必然離不開教務處的工作；高校領導與各院系領導的任免文件是人事管理科學的一部分，而要把這些任免文件形成人事檔案必然離不開高校黨委組織部和人事處的工作；高校的公文是行政管理科學的一部分，而要把公文形成檔案必然離不開秘書處的工作等等.因此說，高校檔案工作與高校其他部門、其他學科之間的工作關系決定了高校檔案工作具有復雜性的特點.

2.4 高校檔案工作的社會性

聯系的普遍性原理告訴我們，世界上一切事物都與周圍其他事物有著這樣或那樣的聯系，世界是一個普遍聯系的有機整體，沒有一個事物是孤立存在的，高校檔案工作也是如此.高校的使命決定了高校檔案工作與社會的聯系是普遍的、廣泛的、客觀的.在幾十年甚至上百年的教學和科研實踐過程中，高校一方面為國家培養了各類適用人才，另一方面又積累了大量的教學檔案、科研檔案和個人檔案.在社會歷史發展的過程中，人們的生老病死、工作學習、生產經營等等各個方面無時不刻都與這些檔案有著千絲萬縷的聯系，甚至可以說這些檔案為社會歷史的發展提供了強大的內在動力.

3 高校檔案工作的現狀及對策

改革開放以來特別是《檔案法》頒布實施以來，我國高校的檔案工作發展迅速，在加強高校廣大教職工的檔案意識、加強專職檔案隊伍和檔案網絡建設、改善檔案工作的工作條件和環境上都邁出了堅實的一步，取得了可喜的成績.但是，目前高校檔案工作仍存在著一些不能適應新形勢發展需要的問題，主要表現在：（1）有關檔案工作的法律法規不夠完善；（2）部分高校領導對檔案工作不夠重視；（3）檔案人才隊伍建設滯后；（4）檔案工作保障條件相對簡陋；（5）檔案工作服務意識不強.為有效解決上述問題，筆者認為應當采取以下對策：

3.1 完善法律法規，依法治檔

加強檔案工作的法律法規建設，是高校檔案工作得以順利開展的重要保障.據了解，我國目前已經出臺了《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等多部與高校檔案工作有關的法規.下一步就是要對現行的有關法律、法規進行協調、修訂，進一步完善以《中華人民共和國檔案法》為核心的高校檔案法律法規建設.高校檔案管理部門要認真履行職能，依法治檔，切實保證高校檔案工作卓有成效地開展起來，以便更好地為高校的發展服務.

3.2 提高認識，加強對高校檔案工作的領導

高校檔案工作雖然枯燥乏味，但是卻是一項“功在當代、利在千秋”的事業.高校檔案是高校在建設、管理和教育教學等活動中直接形成的具有保存價值的文件材料的總和，是高校歷史面貌的真實記錄.高校檔案里積淀和傳承著高校厚重的歷史底蘊，凝聚著幾代人的辦學心血，體現著高校優秀的文化傳統，能給我們的后人留下無數的寶貴記憶.因此，我們的高校特別是高校領導要進一步提高思想認識，加強對高校檔案工作的領導，要把高校的檔案工作列入重要議事日程，不但要放在心上，而且要抓在手上.我們的高校領導對從事高校檔案工作的同志們在政治上要信任，在工作上要支持，在生活上要關心.我們的高校領導要切實抓好這項工作，努力做到我們的工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，我們單位所做的工作都能在檔案中找到記憶、找到記錄，讓檔案來告訴后人今天的我們都做了些什么.只有領導的重視，才能最大限度地調動起廣大檔案工作者的積極性和創造熱情，不斷提高高校檔案工作者的工作水平.

3.3 加強檔案人才隊伍建設

發展檔案事業，適應市場經濟需要，必須要有一支過硬的檔案工作隊伍[1].在新時期，高校要想培養出一支過硬的檔案工作隊伍，僅僅依靠規章制度是遠遠不夠的，要從思想上、政治上、組織上、作風上、行動上全面加強隊伍建設，使這支隊伍始終保持堅定正確的政治方向，講政治、講大局、講責任；始終堅持大視野、大思路、大胸襟，干大事業；始終堅持特別能創新、特別能突破、特別能奉獻；始終堅持合作、合心、合力的良好精神狀態；始終堅持謙虛謹慎、艱苦創業的優良作風，努力打造現代高校檔案工作隊伍.此外，還要鼓勵廣大的檔案工作者要加快學習，與時俱進，不斷地把最先進的科技發展成果運用到高校檔案工作的實踐中去.高校檔案館（處、科、室）領導還要充分地肯定廣大檔案工作者的能力與智慧，調動他們的工作積極性，使他們在對檔案使用者服務的工作實踐中實現個人價值.

3.4 加強檔案工作保障建設

高校檔案館（處、科、室）的建設多始于二十世紀八十年代，當時新館（處、科、室）的建設極為稀少，大多數高校的檔案館（處、科、室）都以舊辦公室改擴建而成，僅能滿足保存一般紙質檔案的需求.時至今日，仍有很多高校的檔案館（處、科、室）設施陳舊，已經遠遠不能滿足時代的需求.這不僅與現代大學“廣闊”的校園、造型新穎的教室、寬敞明亮的辦公室以及一應俱全的辦公設施的差距是顯而易見的，而且與國家頒布的《檔案館建設標準》相去甚遠[2].因此，各高校都應該根據本校的實際情況來加強本校的檔案工作保障建設，有條件的高校應該建設獨立的現代化的檔案館.

3.5 增強檔案工作服務意識

服務是高校檔案工作的根本目標，在新時期高校檔案館一定要找準切入點，緊緊圍繞高校的教學科研中心工作，大力開發有關高校建設發展的檔案信息資源，努力拓寬高校檔案工作的服務領域，不斷更新現代化的服務手段，增強檔案工作服務意識，為高校的建設發展提供良好的歷史借鑒.

4 結語

總之，高校檔案工作是一項服務當代、惠及后人的重要事業，做好這項工作是我們高校檔案工作者的責任和義務.在新時期，我們廣大的高校檔案工作者要積極適應時代發展的要求，認真做好本職工作，為高校的建設發展和社會的文明進步做出積極的貢獻.

〔1〕楊家英.新時期高校檔案工作探析.平原大學學報，2000（2）.

〔2〕陳華新.檔案資源建設是學校檔案部門的生命.上海檔案，2008（11）.

G271

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1673-260X（2014）03-0109-02