風物長宜放眼量：檔案職業的疆域拓展與戰略性遷移

張照余

（蘇州大學社會學院，江蘇蘇州，215123）

長期以來，檔案職業被看成是小眾化的邊緣行業，默默奉獻、因循守“舊”成為檔案人留給公眾的職業形象。國外曾用“佝僂著背、躲在小閣樓里擺弄著一堆發霉的文件”來形容舊時的檔案專家。這種“靜默”、“堅守”甚至頗顯“保守”的品格與社會賦予檔案職業“守望歷史”的使命比較吻合，因而社會對檔案人的奉獻和低調投射的是贊許的目光。

然而，這一切卻在社會信息化大潮下迅速改變。最先讓檔案界忐忑不安的是其職業對象的數字化。數字化無非是信息記錄方式的改變，這種技術變化對于圖書、情報等職業意味著更高的采集、管理和利用效率。但作為歷史記錄的檔案文件，數字化帶來的是對其證據屬性和長久保管可能性的懷疑：電子文件可靠嗎？數字檔案能夠長久保存嗎？這種質疑的現實反應是司法領域對電子文件作為直接證據的排斥和檔案館在接收電子文件進館上的猶豫不決。而在業務活動中，電子文件取代傳統文件已成不可逆轉的大勢，面對幾何級增長的電子文件，我國檔案界在遲疑彷徨之后拘謹地選擇了“雙套制”。事實上，這種做法的局限性十分明顯，由數字資源回退紙質資源是一種極不環保的資源浪費，遑論音視頻、數據庫等數據信息根本無法形成紙質版本。因此，筆者以為：“雙套制”充其量只是權宜之計，面對數字化沖擊，檔案界應該尋求更為正面、積極的解決方案，而不是回避退守。

一、堅守職業使命，拓展檔案概念

可喜的是，有識之士作出了行動。十多年前，檔案學界首先自電子文件的特點出發反思檔案概念，對構成檔案證據價值的“原始性”做出新的詮釋，強調：凡“內容原始”并嚴格執行“過程控制”和提供“背景信息”的電子文件即為“原件”。這一“大檔案”概念，與基于內容而不是載體來判斷電子文件真實性的“電子簽名法”相呼應，為電子文件的歸檔保存掃除了理論障礙。

此后，學者進一步認同：記錄社會活動的信息資源是多樣化的，以往我們之所以選擇文件而不是圖書抑或文獻資料歸檔收藏，是因為它相比其它記錄材料具有更大的可靠性和代表性。隨著業務環境的變化和技術手段的發展，非紙質的電子文件和非文件的各類記錄信息，諸如今天大量存在的網站資源和社交媒體信息等，都可能成為我們選擇進館賴以記錄社會活動來龍去脈的檔案。評判我們的選擇是否合理，唯一標準只能是在現有條件之下這種選擇是否更有利于記錄歷史，而不是是否符合既定的檔案定義！作為歷史證據，選擇電子文件等記錄材料并不理想，但在無可替代或權衡利弊之后，或許就是最明智的選擇。我們所能做的只是促使其檔案屬性的最大化，而不是為堅持所謂的檔案質量而造成證據缺失或記憶空白。

這種“大檔案”觀念顛覆了對我國檔案職業的傳統認識，意味著我國檔案界開始將“保存社會記憶”作為整個職業的邏輯起點，以此來界定檔案外延和檔案業務范圍。這種基于存史職能而拓展檔案館藏的做法，在國外早有先例。國外檔案館熱衷于收集“口述史資料”（oral history），在缺乏直接書證的情況下通過合理程式采集當事人的口述信息，并將這種可靠程度值得推敲的“資料“作為珍貴館藏，為未來的史學家提供考辨史實的基礎材料，避免記憶空白。這是一種基于職業使命的、積極的檔案態度。同樣道理，今天的檔案人為避免“數字失憶”完全可以敞開懷抱歡迎電子文件的到來，而不是對之心生芥蒂。

在“大檔案“觀念的指引下，電子文件采集、數字資源存儲均成為檔案工作的題中應有之義，檔案職業的疆域被迅速拓展，檔案信息化風生水起，電子文件真實性維護、數字檔案的長期保存等難題開始成為國內外檔案界協力攻關的課題，文件格式、元數據、電子簽名等大量技術術語滲透檔案著述，以人文見長的檔案職業華麗轉身，投向了IT的懷抱。種各樣的問題，甚至引發諸如“耕了別人的地、荒了自家的田”之類的爭議。但筆者以為，這些貌似“跨界”的探索是檔案機構勇敢應對數字危機的順勢之舉，是整個檔案職業戰略性遷移的前奏。

二、轉變管理模式，突破職業疆域

在數字環境中，檔案的真實有效性更大程度上取決于其文件階段的管理狀態。因此，為確保數字檔案的質量，檔案界必須超前控制電子文件的形成、流轉乃至業務系統的開發，規定文件數據的格式、標準、處理方式，并記錄其處理過程和技術環境信息。文件與檔案之間的界限越發模糊，為此，國外檔案學界提出了“文件連續體理論”和“后保管模式”等理論模型，積極尋求對文件的超前控制，“檔案管理與文件管理”之間的關系被再一次聚焦。這一爭論了百年的命題曾經讓“二戰”后美英等國的檔案機構合法擁有了監管文件工作的權力，美國聯邦檔案管理機構定名為NARA（National Archives and Records Administration國家檔案與文件管理署）即見其一斑。

我國文件管理與檔案管理在行政體系上分割已久，睿智的學者從電子文件管理的困境中看到了我國檔案職業突破的方向和機會，積極推動行政層面上的文檔管理一體化，并提出了電子文件管理的國家戰略。這種探索是一種頂層設計，對檔案職業而言是革命性的，如果成功，有望破解我國電子文件管理的困局，并為國際檔案界樹立典范。然而，這種改革必然艱難，因為它是對整個國家行政組織體系的變動和權力結構的調整，涉及到最終責任的交付，牽一發而動全身，只能循序漸進。這場由學者倡導的機構改革并沒能得到檔案行政機構的積極呼應，缺乏自信或許是一個主要原因。欣喜的是，檔案學人的不懈努力還是贏得了中央和國家領導人的重視，國家電子文件管理部際聯席會議的設立、《國家電子文件管理工作規劃（2011~2015年）》的頒布和由檔案專家牽頭的“中國電子文件研究會”的成立，意味著我國檔案職業正在逐步邁向掌控電子文件的新時代。

事實上，這些年來在“大檔案”觀念和文檔一體化思路的引領下，一些務實的檔案機構已經嘗試將管控的觸角伸向電子文件。例如，自2004年起，江蘇、安徽等地的檔案局館在當地政府的支持下陸續建立起區域性的電子文件中心，基于政務網絡平臺采集、管理和提供利用仍處于現行期的電子文件。2009年，浙江省全面啟動數字檔案登記備份工作，明確規定各級檔案局應當依據一定程序對本地區形成的電子文件和數字檔案的完整性、真實性和有效性進行登記、驗證，并由同級綜合檔案館對經過認證的電子文件和數字檔案進行數據備份。這些實踐超越了傳統檔案工作的范圍，在組織實施、資源配置、技術支持和法律依據上都會面臨挑戰，在操作過程中會產生各

三、調整戰略方向，融入開放社會

在數字化背景下，檔案人不再是相對被動的“證據守護者”，而上升為積極的“記憶構建者”。這一方面，是因為承載社會記憶的數字檔案在技術上變得難以把握，需要檔案界與文件形成者、管理者、IT技術人員緊密合作，通過設計出可靠的技術系統、業務流程和管理手段來共同維護檔案文件的真實性、完整性與長期可讀性。這些系統與手段設計的如何，在很大程度上決定了檔案證據價值的大小乃至有無。因此，當今的檔案職業具有更大的開放性和創造性，社會記憶的維護成為檔案職業內外共同勞動的結果。

另一方面，隨著博客、微信等新型社交媒體的爆發式增長，人類進入了大眾書寫的時代，民眾參與意識和檔案意識的提升使得構筑社會記憶的信息來源空前廣泛，檔案職業與社會各個方面的關系比以往任何時期來得復雜和緊密。檔案機構不能再像以往那樣僅將關注的重點局限于政府機構和官方文件，因為這種職業取向根本無法構建起完整的社會記憶。而必須積極轉向社會大眾，以人為本，構建“覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系”。在此過程中，檔案界需要重新定位檔案職業與社會公眾的關系，梳理各種檔案來源渠道，調整檔案館藏策略，轉換檔案職業方向，充分發揮檔案人在構建社會記憶中的主觀能動性。通過與社會各方合作，全面融入現代社會，獲取檔案職業發展的長久動力。

古老檔案職業與現代信息技術的不期而遇，使許多檔案從業者措手不及。由于對技術的生疏，全國年投資近百億的檔案信息化項目似乎成了“局外人”的盛宴。受到知識結構和學術慣性的影響，學界對IT技術也普遍存在排斥心理，更樂于在抽象“概念”、“模式”的搭建中自娛自樂，固步自封。這種集體性的“技術失語”嚴重危及到檔案職業的活力和前景。為此，檔案界必須以開放的姿態實施職業隊伍改造，積極引入新生技術力量，吸納融合社會人才資源，以壯士斷臂之勇氣調整群體知識結構，實施職業隊伍的歷史性遷移。

總之，眼花繚亂的信息化變局在給檔案職業帶來巨大挑戰的同時，也為職業的發展打開了一方新的天地。今天的社會檔案需求比以往任何時期來得更為強烈、復雜，因此我們有理由相信，實施結構轉型和戰略遷移后的檔案職業一定會涅槃重生，笑對春風。