淺析基層人民銀行檔案管理信息化建設

丁 雯

（中國人民銀行常州市中心支行辦公室，江蘇常州，213000）

檔案管理信息化是檔案管理適應社會信息化發(fā)展的一種基本途徑，更是全面提升檔案服務水平的必然選擇。近年來，基層人民銀行辦公自動化系統(tǒng)的逐步建立和完善，為檔案管理開啟信息化模式建立了電子文件數據基礎，也有效推動了基層人民銀行檔案管理電子信息化進程。

一、基層人民銀行檔案管理信息化的現狀

2003年，在人民銀行總行的統(tǒng)一部署下，各地基層人民銀行內部辦公自動化系統(tǒng)開始運行，公文的制發(fā)、上級行文及各級單位的收文均通過辦公自動化系統(tǒng)流轉，個別單位還充分開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的功能，將督查督辦、簡報管理、金融宣傳、行政執(zhí)法等辦公管理事務嵌入系統(tǒng)，實行督辦或申請在線管理。高效運轉的網絡化辦文、閱文，替代了以往冗繁的紙質文件流轉，電子類文檔的存在為檔案信息化管理提供了數字化的保障，也推動了檔案工作方式的與時俱進。

為了規(guī)范人民銀行地市中心支行檔案的管理與使用，人民銀行總行在省級推廣電子檔案信息管理系統(tǒng)的基礎上，加快推進地市中心支行檔案管理信息化建設的步伐。2010年，地市中心支行開始運行電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)以提高檔案管理整體水平，提升人民銀行檔案資源利用和服務的效率為宗旨，通過規(guī)范辦公自動化流程，推進分支行辦公自動化系統(tǒng)與公文傳輸系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的整合，真正實現電子文檔一體化管理。

二、基層人民銀行推進檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.檔案基礎設施保障日趨完備

為保障電子文件和電子檔案的安全和有效開發(fā)利用，全面提高人民銀行信息工作效率和檔案管理效能，基層人民銀行積極推動金融信息化建設，作為檔案基礎設施保障的網絡環(huán)境、硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件建設均初具規(guī)模。如業(yè)務網與辦公網、內聯網與外聯網、內聯網與政務網的網絡環(huán)境均實現了物理隔斷，根據檔案信息化管理功能需要，建立了檔案數據庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)，配置了高速交換機、路由器、服務器、檔案數字化加工設備等基礎硬件設施。先進安全的計算機網絡為發(fā)揮檔案信息化的整體效益提供了技術保障。

2.檔案信息資源日趨豐富

將不同載體的檔案資源轉化為數字化信息，是豐富檔案信息，推進檔案管理現代化的重要基礎性工作。筆者單位為使電子檔案管理系統(tǒng)的信息更豐富，已經將1986年至2010年室藏保管期限為永久和30年（長期）保管的紙質非密級文書檔案、2011年至今三個期限的文書檔案、1985年以來的室藏照片檔案進行了全文數字化掃描，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)中，實現了全文檢索和利用。

3.檔案管理信息化框架日趨完善

基層人民銀行辦公自動化系統(tǒng)的運用，有效提高了公文運行的效率，節(jié)約了文件流轉的時間，也為電子文件的收集和積累打下了基礎。為實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案資源的共享化，人民銀行總行在開發(fā)檔案系統(tǒng)時便設置了電子文件格式轉換功能，使辦公自動化系統(tǒng)保存的歸檔庫能與電子檔案管理系統(tǒng)無縫對接，保證了歸檔后電子文件的完整性、真實性和長期可讀性，對于未在辦公自動化系統(tǒng)中流轉的紙質文件則通過掃描的方式錄入，使紙質文件電子化。

三、基層人民銀行檔案管理信息化存在的問題

1.電子檔案收集的全面性需要進一步提高

自《檔案法》頒布實施以來，人民銀行總行陸續(xù)下發(fā)了檔案收集管理方面的辦法，不斷加強檔案收集工作。然而，由于基層人民銀行檔案管理人員兼職過多，辦公事務繁雜，對于本單位產生的實物、磁介質等其他門類檔案，相對不是特別重視，導致了應歸檔門類不齊全、不完整，檔案的收集范圍狹窄，且人民銀行總行電子檔案管理系統(tǒng)雖然實現文書和非文書檔案為管理對象的電子檔案綜合管理，但實際只限于文書檔案和照片檔案系統(tǒng)在使用，系統(tǒng)的功能運用還需要不斷深化。

2.電子文件檔案的管理制度需要進一步健全

基層人民銀行雖然按要求建立了比較健全的檔案管理制度，但是規(guī)范電子文件管理方面的規(guī)定仍不完善，基本未建立電子文件收集、電子文件格式轉換標準、電子文件備份等相關管理制度和操作流程，也沒有建立電子檔案系統(tǒng)管理辦法，這樣極易造成電子文檔的管理無章可循，電子文檔收集不完整、電子檔案形成部門對電子文檔的備份格式不統(tǒng)一等問題。

3.檔案管理信息化的共享性需要進一步完善

目前，基層人民銀行電子檔案由人民銀行總行授權查詢的電子檔案數據庫，以及自身在辦公自動化系統(tǒng)中形成的歸檔文件數據庫兩大部分組成。雖然目前已經實現了電子文件格式轉換的有效銜接，但是人民銀行總行的電子檔案管理系統(tǒng)布局在辦公網上，受保密信息安全管理的限制，系統(tǒng)軟件移植性差，只對中心支行辦公室及科技部門開放有限的端口，系統(tǒng)的檔案借閱功能無利用的環(huán)境，制約了信息的共享。

4.部門間的協調配合需要進一步強化

按照《中國人民銀行檔案管理辦法》規(guī)定，人民銀行的檔案包括五大門類，涉及檔案形成部門、檔案管理部門、科技信息管理部門等多部門，要推動檔案管理信息化進程，僅靠檔案部門單打獨斗是不可能實現的。同時，個別部門或個人的檔案意識不強，或為了工作便利，將應歸檔的文件資料長期由部門或個人保存，影響了檔案信息化工作的推進。

5.檔案管理信息化標準需要進一步明確

目前，基層人民銀行的檔案信息化管理處于地方檔案管理部門和條線管理部門分別建立系統(tǒng)和管理標準的組織實施現狀，地方的檔案管理系統(tǒng)和總行的電子檔案管理系統(tǒng)并沒有建立轉換或共享的接口，面對地方檔案管理部門的規(guī)范化考評和條線管理部門的制度規(guī)定，基層人民銀行往往要在兩個系統(tǒng)中同時錄入文書檔案，而且錄入的方式和要求完全不同，降低了檔案管理工作效率。

四、基層人民銀行檔案管理信息化建設的建議

1.科學推進檔案信息化建設

基層人民銀行要結合工作實際，建立健全電子檔案管理制度，明確檔案形成各環(huán)節(jié)的規(guī)范化標準。在實際操作中，應將各部門相對分散的信息進行整合優(yōu)化，按照檔案工作標準，對各種不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換，保證檔案信息的真實、完整、有效。

2.確保檔案信息資源的安全

基層人民銀行必須采取有力措施，充分保證檔案信息的安全性。一是在數字化過程中應重點解決好電子文件的保存問題，防止電子信息損失，特別是需要長久保存的電子文件應采取定期復制等特別處理手段。二是在網絡化過程中應重視網絡安全技術的加強，特別是載有檔案系統(tǒng)的服務器應立足長遠高規(guī)格配置。三是在信息化過程中應對上網檔案信息的內容進行嚴格把關，做到涉密文件專門保管，堅決杜絕電子化檔案中包含帶密級的文件。

3.體現檔案管理信息化的效益

基層人民銀行應健全檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，設計標準化的轉入轉出接口，為檔案信息共享、檔案管理軟件升級提供技術保障，提高檔案信息管理共享的效率。要圍繞部門工作重點，增強主動意識，積極提供檔案信息服務。

4.全面提高檔案工作者的素質

檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、收集、存儲、歸檔到開發(fā)利用，是涉及面廣泛的系統(tǒng)工程，因此，對檔案管理人員的綜合素質提出了挑戰(zhàn)?；鶎尤嗣胥y行要加強教育培訓力度，通過多層次、多途徑的培訓方式，加快推進檔案管理人員知識結構的調整，培養(yǎng)具有檔案管理業(yè)務、計算機技術、網絡信息安全技術等綜合素質的檔案管理人才。同時，檔案管理信息化的實現不是檔案管理一個部門的工作，也不是單靠一些計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，檔案隊伍素質的整體提高對推進檔案信息化建設至關重要。