對工程造價咨詢企業檔案管理的幾點建議

韓文廣 陳莉娟

1上海晟戈實業發展有限公司（200000）2河南省鑫誠工程管理有限公司（450000）

對工程造價咨詢企業檔案管理的幾點建議

韓文廣 陳莉娟

1上海晟戈實業發展有限公司（200000）2河南省鑫誠工程管理有限公司（450000）

隨著社會的不斷發展和人們認識的不斷提高，以及我國加入WTO以后開放的競爭體系，使得大家越來越注重檔案的管理，特別是工程造價咨詢業的檔案管理備受關注。工程造價咨詢業的檔案管理涉及方方面面，我們重點探討一下，工程造價咨詢業出具的成果文件的檔案管理。

工程造價咨詢；檔案；歸檔；管理

工程造價咨詢業是個新興行業，它是以工程造價咨詢企業為主，以造價咨詢業務為主要內容的工程服務的第三產業，這就要求工程造價咨詢業要給業主提供更優質、更放心的服務。工程造價咨詢業的主要任務是接受委托，對建設項目工程造價的確定與控制提供專業服務，出具工程造價成果文件。出具的工程造價成果文件應保證其合法、合理、準備無誤，特別是工程造價比較大的項目，以及涉及到國家重點審計項目，更應該保證其準確性，并對出具成果文件的準確性負責。當建設項目造價出現某種問題的時候，對造價人員出具的建設項目成果文件有據可查，這就涉及到了檔案管理。

1 檔案管理

檔案管理是造價咨詢機構質量管理的前提，造價咨詢單位應建立完善的檔案管理制度，完善材料歸檔。

為保證成果文件的質量要求，工程造價咨詢企業應對委托者提供的書面資料（委托者提供的書面資料應加蓋公章或有效合法的簽名）進行有效和合理性核對，應保證自身收集的或已有的造價基礎資料和編制依據全面、現行、有效。同時，對自身咨詢業務使用的工程計價基礎資料和編制依據等要承擔相應責任。為了便于質量的檢查，成果文件及過程文件均需歸檔，便于咨詢企業規范管理，理清責任,同時提高工程造價咨詢企業的質量管理。

2 檔案管理對工程造價咨詢機構出具文件的可追溯性提供有利的保障

工程造價技術檔案分為成果文件和過程文件兩類。成果文件即提交給委托方的成果報告。成果文件包括:投資估算、工程概算、工程預算、工程量清單、招標控制價、工程計量支付文件、工程索賠處理報告、工程結算等。過程文件是支撐成果文件的基礎，不包括在成果文件中，但具有可追溯性。過程文件包括:委托服務合同，工程施工合同或協議書，補充合同或補充協議書，中標通知書，投標文件及附件，招標文件及招標補遺文件，竣工驗收報告及完整的竣工驗收資料,工程結算書及完整的結算資料，圖紙會審記錄，工程的洽商、變更、會議紀要等書面協議或文件，施工過程中甲方確認的材料、設備價款、甲供材料、設備清單，承包人的營業執照及資質等級證書等。為了便于造價咨詢機構出具的文件有據可查，并且出具時間較長的文件也具有可追溯性，成果文件和過程文件均需歸檔，以后對工程造價咨詢機構出具文件的可追溯性提供有利的保障。

3 檔案管理中成果文件的存檔規定

1）上述中提到成果文件即提交給委托方的成果報告。除提交給委托方外，造價咨詢公司內部要存檔一份,歸檔文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料，歸檔的成果文件應包括紙質原件和電子文件。其他文件及依據可為紙質原件、復印件或電子文件，工程造價協會規定工程審核類的成果文件在存檔過程中應包括以下資料:①審核報告及定案表;②工程量計算書及計算書底稿；③送審單位結算書；④施工合同及補充協議；⑤經濟簽證；⑥變更資料；⑦洽商記錄；⑧委托方評價意見等。工程預算類成果文件存檔過程中應包括以下資料:①建設方提供的招標文件及答疑文件；②工程（概）預算（標底）書；③工程量計算書（抽筋附鋼筋分析）；④委托方評價意見。工程清單類成果文件存檔過程中應包括以下資料:①工程量清單；②招標控制價；③工程量計算書及鋼筋量計算書；④委托方評價意見。存檔過程中，要填寫成果文件交接單，雙方簽字、蓋章后方可交接。工程造價技術檔案過程文件自歸檔之日起，保存期應為5年；成果文件自歸檔之日起保存期應為10年。

2）歸檔文件必須完整、系統，能夠反映工程編制和審查活動的全過程，歸檔文件必須經過分類整理，應組成符合要求的案卷。案卷封面的編制:

①填寫檔號:按照報告書的編號；②檔案館號:例如2011年為I，依次2012年為J；③案卷題名:項目的名稱；④編制單位:某工程管理有限公司；⑤編制日期:本報告書上的日期；⑥保管期限:十年；⑦密級:一級。

4 檔案管理的幾點建議

1）工程造價咨詢企業出具的成果文件資料，作為工程造價的最終成果文件，具有法律效力。當成果文件對應的工程出現某種問題的時候，特別是投資巨大的項目，勢必會涉及到重新調閱出具的成果文件資料，這就要求工程造價人員做完一項工程以后，和此項目有關的一些具有支撐力的有效、合法的資料要及時存檔，以利于日后的查找和調閱。

2）歸檔的文件要分類整理，編碼排序，便于后續的查找，建立完整的檔案管理制度是為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，努力開發和利用檔案信息資源，便于工程造價咨詢成果質量的審查，為工程造價咨詢企業提供更及時、有效的服務，促進企業健康發展。

[1]中國建設工程造價管理協會標準,建設工程造價咨詢成果文件質量標準[S].北京:中國計劃出版社,2012,36.

[2]中國建設工程造價管理協會標準,建設項目工程結算編審規程[S].北京:中國計劃出版社,2007,20.