國有設備檔案的現代化管理應與企業發展相一致

劉忠艷

（勝利油田現河采油廠 綜合檔案室，山東 東營 257000）

檔案是人類社會活動的真實記錄，是人類文明進步的階梯。設備檔案是指設備在購置、安裝、使用、維護維修過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是人類為了更有效地保存和積累已往的文明成果，并使之更好地服務于人類現實社會活動的工作。相對應的設備檔案是檔案的一個分支，它的現代化管理工作就是在企業的不斷發展過程中應運而生的。在現代化企業飛速發展的今天，如何根據發展的需要，合理有據地確定企業設備檔案在現代化企業中的地位、作用，為企業謀求最大的經濟效益、社會效益。保障設備檔案與企業發展同步，是現在檔案管理人員面臨的主要問題。就以上問題有以下幾種解決辦法，僅供參考。

1 設備檔案的現代化管理工作要與企業發展現狀相適應

設備檔案是在企業發展過程中，根據企業的發展需要，不斷積累和發展起來的，在企業發展中起著輔助、指導的作用，與企業的興衰一一對應。可以這樣講：一個企業沒有了，那么設備檔案在這個企業中的作用也就消失了。企業是檔案依存的主體，主體丟失載體自然消失。國有企業實行破產整合，在破產的同時，由于設備的大量轉賣、設備檔案形同虛設，再也無法起到應有的作用，只能申請報廢或銷毀。這說明檔案對企業的依賴性，設備檔案資料應適應企業的發展，在發展中為企業提供服務。

1.1 根據企業的發展，制訂相應的設備檔案管理規范。根據企業的發展方向，將設備檔案分門別類，以適應企業發展的需要。

1.2 建立設備檔案的流通環節，在企業轉制、轉型、破產等問題出現時，根據不同的情況，建立檔案設備的共同流通機制，以確保設備檔案服務的最大化。

1.3 建立健全國有大型設備及高精尖設備的檔案目錄的查詢、利用、跟蹤卡片，確保企業設備的安全運行，及檔案材料的利用效果。用經濟效益、社會效益證明設備檔案在企業中的地位。

1.4 根據企業發展的需要，定時定期檢查庫存設備檔案，建立“檔案—設備”聯系卡，針對報廢、損壞等的設備，庫存檔案資料已沒有保存價值的，應與相關責任人一起及時撤出或銷毀，確保庫存資料的準確性。

2 加強設備檔案信息化建設，確保設備檔案利用的靈活性

企業設備的投入為企業順利發展注入了動力。設備在安裝、運行過程中形成的資料檔案是該企業發展過程中不可或缺的。設備的運行、檢修、維護、保養都需要設備檔案的技術支持。隨著改革的不斷深化，企業所有形式也在不斷發生變化。股份制、私企、外企逐步發展起來，給經濟發展帶來了活力，同時設備檔案的管理則由原來的共有慢慢向私有轉化，在此過程中就存在原來共有的資源不能繼續共享，從而降低了檔案的利用率。以采油廠為例，采油廠的三產改制后成為獨立的股份企業，設備、資料隨單位一并劃出。這樣就產生了同型號、同車型、同編號設備資料的查閱矛盾。一本資料幾個單位同時借閱，或大部分資料處于無人問津的情況時有發生。為了提高檔案的利用率，改變資料的獨有、獨占、不透明的現狀，采油廠根據中石化、管理局檔案館的管理要求，進一步深化檔案管理，建立檔案信息網絡，實現檔案信息資源的數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，消除了資料的浪費、利用率低的情況。僅以電網檢修為例，利用庫藏資料節省了檢修時間，優化了電器設備的日常維護管理，圓滿完成了電網檢修的任務，為采油廠的節能降耗做出了應有的貢獻，同時也為采油廠節約了大筆設備的購置費用。

3 優化設備檔案的管理模式，使其進一步為企業的發展服務

為了進一步提高設備檔案的利用率、透明度，使其能夠更好地服務于企業應用與生產，充分發揮其檔案本身的作用，讓企業特別是企業領導認識到它存在的價值至關重要。要做到這幾點則必須：

3.1 進一步加強檔案系統各檔案館的縱向聯系，確保設備資源的不斷補充。設備檔案的庫存量、存儲質量是為企業提供服務好壞的衡量標準。這個標準往往取決于使用者，因為只有在實踐中獲得效益的才有說服力。有了效益才能讓領導重視檔案工作，才能使其尊重檔案管理的地位。因此，加強各部門的聯系，確保檔案資料完整歸檔，才能為更好地服務企業提供可靠的資源。

3.2 建立設備檔案利用“反饋”卡，深層次開發設備檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。例如：采油廠是各類型泵的主要使用者，在使用過程中，該設備的運行情況能否滿足生產需要，這時庫藏資料就是檢驗其的標準，為企業再生產過程中出現的問題提供技術支持。在此基礎上，檢查企業設備在生產、利用、維修的目標是否已達到、已經做了些什么、還應做些什么等。這樣，檔案的作用就顯現出來了。

綜上所述，設備檔案在社會實踐中以其特殊性決定了其在企業生產中的特殊地位，它是社會、企業發展中必不可少的一個元素。充分利用設備檔案的績效作用，建立統一的檔案服務模式，才能為企業的發展和經濟效益的提高，提供良好的參考，從而真正體現設備檔案的現代化管理與企業發展相一致的真實涵義。

[1]設備儀器檔案管理細則（勝利油田檔案管理中心）.