淺談在建工程檔案管理的現狀與對策

魏軍霞

（新疆額河建管局 新疆 烏魯木齊 830000）

目前，我國水利水電建設進入快速發展時期，不同規模及形式的水電工程如雨后春筍，星羅棋布的建造于各條江河上，每時每刻都有成千上萬的建設者酣戰在這些工程項目上，如何把這些輝煌的時刻真真切切的記錄下來，作為一種歷史的見證，那就要做好工程檔案的管理工作。水利工程檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，同時工程檔案的質量又是衡量工程質量的重要依據，是工程建設與管理工作的重要組成部分。它隨建設項目的開始而建立，又隨建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程同步。目前，水利行業檔案管理工作很難達到同步管理，更難達到與工程建設同步完工，因此，做好在建工程的檔案管理工作顯得尤為重要。

1 在建水利水電工程檔案管理工作的現狀

大型水利工程項目備受各級黨委、政府的重視與關注，但他們往往將建設、設計、施工、監督等列為工作重點，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導致重點建設項目檔案管理工作相對滯后，不利于工程項目的后期管理，導致工程檔案管理工作存在諸多問題，且影響后期各類工程驗收工作，通過本人多年參與工程檔案管理工作經驗，總結如下幾點問題：

1.1 檔案管理意識不強

許多水利工程項目承建單位往往將工作重點放在項目建設的質量、進度和資金調度上，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，檔案管理意識淡薄。在項目建設過程中，沒有認識到工程檔案是項目建設和管理的重要依據，忽視檔案的作用。往往會出現檔案管理人員為非工程技術人員，沒有一定的檔案管理經驗，檔案設備配置也不齊全，還會出現工程竣工時，為應付驗收，才投入人力、物力，突擊填補檔案資料空缺，致使工程檔案的系統性、準確性、真實性得不到有效保障。

1.2 檔案管理制度成為一種虛設

通過近幾年對各承建單位工程資料的檢查，深切體會到，各單位的工程資料管理制度雖健全，也制度上墻，但是，檔案管理人員對檔案制度并不熟悉，雖每天與它在一起，缺讓它成為檔案室的一種虛設，同時對檔案制度的執行力度不夠。為使檔案管理工作制度化，須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，并嚴格按照制度去規范檔案日常管理，用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

1.3 檔案管理人員業務水平低

通過參與這些年工程檔案的管理工作，發現普遍存在：一是檔案管理人員更換頻繁，且非專業檔案管理人員，大部分單位檔案人員為兼職，不是專職檔案管理人員，沒有經過專業培訓，缺乏必要的工程檔案知識，不能很快進入崗位角色，而且出現工程建設中人員變動后檔案無人接管的現象，檔案質量大打折扣。二是檔案管理人員對檔案要求不熟悉。由于大部分檔案管理人員是兼職未經過培訓，缺乏應有的工程技術知識或檔案專業知識，在實際工作中往往找不到工作的方向，不知從何處入手，造成歸檔材料不齊全、不規范等問題。三是不能很好的將檔案管理與工程建設實際相結合。在日常工作中，憑主觀臆斷只收集紙張材料，忽略聲像材料的收集，造成最直觀，最形象的資料缺失，給工程資料的真實性打了折扣。

1.4 檔案管理的權責不明確

目前諸多工程中，都存在工程項目分包的現象，造成在檔案工作中，權責不明確，給檔案管理工作帶來影響。按照分包的有關要求，總承包單位有責任對分包單位的工程資料進行督查。大多分包單位人員配備就不全面，更談不上專業。從分包的負責人到下面的施工管理人員，對工程資料的重視程度不夠，從工程資料的收集、整理、歸檔都存在缺陷，甚至因管理不善，造成資料丟失，更甚者會因自然災害對工程資料造成損壞，故權責明確，加強檔案管理是保證工程資料齊全、完整的保證。

1.5 聲像檔案管理不規范

在諸多的在建工程中，聲像檔案的管理并不被重視，聲像檔案從收集、整理到歸檔仍存在諸多的問題，比如：對聲像檔案的認識還比較模糊，設備配備不齊全，攝影人員水平不高，拍攝內容不全面，拍攝后缺乏必要的整理等問題。由于上述各種因素的制約，使得最終形成的聲像檔案內容不夠全面，質量不高，影響后續電子檔案的編錄。同時，不能夠全面的反映整個工程建設的各個環節。尤其是在工程結束后，此類檔案資料無法再次獲取，會成為檔案編制的一個缺陷，故加強聲像檔案管理勢在必行。

2 加強水利工程建設項目工程檔案管理工作的對策

2.1 領導重視，注重宣傳

從多年的檔案工作經驗來看，凡是單位領導重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。新疆額河建管局領導對檔案工作亦是專人領導，專職負責，做到責任層層分解，各負其責。同時還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實際案例讓大家意識到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項目檔案管理網絡，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。

2.2 完善規章制度，注重貫徹落實

新疆額河建管局在成立之時，就制定印發了《水利工程建設項目檔案管理實施細則》，隨著各類工程建設的陸續展開，通過與工程建設實際相結合，不斷修訂完善了檔案要求，最終針對在建工程印發了《檔案管理文件匯編》，該匯編中涵蓋了檔案管理辦法、細則，聲像檔案管理辦法及驗收管理規定等章節，使工程參建各方統一了檔案管理工作標準，做到了檔案工作有章可循。在制度完備的條件下，更為重要的就是認真貫徹落實這些規章制度，用規范的制度管理檔案，規范管理人員的工作，從而使檔案管理向規范化、制度化發展，確保工程檔案齊全完整，整理規范統一。

2.3 加強指導，跟蹤服務

按照新疆額河建管局檔案管理要求，建設單位檔案管理人員職責中的一條就是：加強對監理、施工單位檔案人員的業務指導，并定期檢查。新疆額河建管局檔案管理人員一直秉承著在努力做好自身檔案的收集與整理工作的同時，積極督促和指導參建單位做好檔案工作的理念，采取定期或不定期地形式對參建單位的檔案管理工作進行檢查和指導，多次與參建單位就檔案管理工作進行溝通，統一認識。同時，因地制宜的進行一些檔案培訓，將理論與實踐相結合，在培訓過程中，將自身在檔案管理工作中的經驗和好的做法與參建單位檔案人員分享，幫助參建單位解決檔案管理中遇到的具體問題，有效地控制檔案的形成質量，減少因意見不一致而造成的返工工作量。

2.4 明確要求，同步實施

按照新疆額河建管局長期以來對于檔案管理工作的要求，各項目自立項始，就著手進行文件材料的收集和整理工作。在簽訂工程建設合同、協議時，對檔案的收集、整理、移交又提出明確要求。同時，按照年度目標管理考核工作，將工程檔案工作納入日常工作范疇，工程資料檢查與施工同步進行，并提出明確要求，每年至少對各單位工程資料進行2～3次檢查，每次檢查有記錄、有反饋，切實將工程檔案管理工作落到實處。

2.5 規范聲像檔案管理，便于查閱

在信息化飛速發展今天，數字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設的各個階段，各監理、施工單位都會產生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。尤其要按照工程項目劃分，從單元、分部到單位工程，及時收集整理能夠是反映工程建設各個環節的圖片資料，按照統一載體，統一格式，形成一套系統、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

3 結語

水利工程檔案是工程建設全過程的綜合反映，有別于一般的檔案，它是由多個單項工程組成，周期長，投資大，環節多。在整個工程建設中形成的檔案數量大，種類多，專業性強，是一份寶貴的資源。檔案工作作為工程建設管理的重要組成部分，日益成為一項維護工程經濟效益、合法權益及記錄工程項目真實面貌的重要基礎性工作。水利工程檔案作為一項系統工程，只有參建各方做到領導重視、機構人員落實、檔案制度健全、管理網絡建立、過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好水利工程建設檔案管理工作，從而滿足水電建設快速發展要求。※