商務英語信函的語體分析

佟慧芳

（綏化學院，黑龍江 綏化 152000）

隨著我國加入世界貿易組織，我國經濟逐漸發展起來，而且涉外的商務活動也逐漸增多，商務英語已經成為世界上不可或缺的工具之一，而作為商務英語中傳遞信息的重要手段，商務信函也正在逐漸被廣大使用者所關注，但隨之出現的一系列問題也與商務英語信函有關。如何更好地了解商務英語信函的整體特征成為了一個重要的問題。

1 商務英語的語體特征

1.1 詞匯方面的特點

商務英語并不像口語英語那么簡單，商務英語當中會出現許多的正式詞匯，這些詞匯要比非正式口語詞匯和英語基本詞匯多很多，這也體現了商務英語規范正式的特點，而且商務英語信函的用詞都是非常莊重的，它是國際的公函語體，所以它所使用的都是書面詞匯，用書面詞匯來代替普通的詞匯，并且所寫文體用詞非常簡潔樸素、準確具體，這也充分體現了國際商務公函的正式、規范的特點。

在商務英語中，經常會發現有很多詞匯被替換，比如，用意義相近的詞匯去代替非正式口語英語詞匯，運用正式的介詞短語來代替商務英語中的介詞和連詞，使得整個商務英語讀起來更加規范，大方得體，如果商務英語中出現了一些涉及貨物價格等這類有關數字的詞時，一定要準確寫出，絕對不允許有模糊的情況出現，而且商務英語對于時間這一概念的要求非常嚴格，比如，月份會出現不同的天數，那么所有不同的天數都要用準確的詞語寫出來，即使看起來有些像書本上的英語，但是一定要這樣按照商務英語的規范去寫，從這一點我們可以看出商務英語的嚴謹性和可靠性。

在商務英語中，會使用很多專業性較強的專業性的術語，有時還會使用一些外來的詞語和縮略語等，比如，C I F（到岸價）、F O B（離岸價）等類似的專業術語，而且商務英語中規定所有英語信函中涉及其專業術語或者縮略語只要使用就必須一直運用這一個，所縮略的專業術語在國際上也是通用的，這些專業術語是絕對不可以隨意更換的，因為這些專業性的術語在商務活動中都是頻繁出現的。

商務英語信函的主要作用是傳遞商務方面的信息。所以我們在使用專業術語準確表達這些信息后，還要使信函的詞語能讓多數人都能讀懂，明白其意圖。所以我們會發現商務英語信函中除了一些正式的詞匯之外，是很少使用修辭手法的，而且整體的文體風格呈現出一種樸實的感覺。比如，在商務英語中，T h a n k y o u就會被翻譯成承蒙而不是謝謝，這就是商務英語中最為明顯的一個特點。此外，多數的商務英語信函都是較為簡短的，語句也很易懂，現階段就需要用詞簡潔、節約時間的信函，這類信函也是目前最受歡迎的信函之一。

1.2 句式結構的特點

在商務英語信函的整體結構中，比較習慣使用從句和長句，因為這些句子可以很清楚地介紹復雜的邏輯關系，還可以清晰地表達出句子與句子之間關聯的含義，由于商務英語信函在大多數情況下都是表示某些條款、條件等具有一些相互關聯的事件，并對這些事件進行相應的敘述，因此，從這幾個方面看，長句語體非常適合運用于商務英語信函中。由于商務英語信函是一種公函，是具有一定公用的正式信函，因此它所使用的詞匯都是較為常見的官方語言，用這種語言能夠顯現出整個信函的正式和禮貌程度。所以這些詞語在長期的商務活動中逐漸被確定下來，從而形成了一個習慣，現在被廣泛地應用于各個商務英語信函當中。

1.3 語言特點

第一，禮貌。商務英語的措辭非常的禮貌婉轉，而且用詞比較誠懇，在誠懇的基礎上并不焦躁，因此有這樣一個說法，信函的禮貌程度決定了自身誠信的高度，一封禮貌的商務信函可以為雙方的合作建立更為順利的橋梁。

第二，體諒。在商務英語信函中，體諒的處事態度是整個商務英語信函的關鍵，它是指在對方的角度去考慮問題本身，一直為對方著想，把對方的各項要求考慮在前面，這樣才有利于一個合作的成功。

第三，完整。在書寫商務英語信函時，我們要時刻注意整個商務英語信函的細節和相關的信息，要詳細地檢查所有問題是否全部都是客戶提出的，現在檢查信函完整性一般是用5 Ws和1 h來檢測。

第四，清楚。我們所說的清楚是指所寫的商務英語信函的整體意思清晰明了。不會出現誤會的情況，而且在商務英語信函中禁止出現模棱兩可的詞語。因為這些措辭會給商務英語信函一個不同的含義，導致信函所要傳遞的信息出現分歧，這是商務英語信函中一個非常重要的問題，所以在寫商務英語信函時，一定要清楚清晰、準確地表達自己想要表達的意思。

第五，簡潔。簡潔是指運用最少的語言來表達最為豐富的內容，它并不與完整性存在矛盾關系。在實際的商務英語信函寫作當中，因為商務英語信函的一個主要特點是明白易懂、言簡意賅，所以我們在傳遞信息時要用簡短、直接的英語，避免出現重復、冗長的話語。修辭手法也盡量少用，因為不同的國家和地區，它對于修辭手法的理解也是有偏差的，一旦理解錯誤，那么這篇商務英語信函就沒有任何意義，而且還很有可能造成不可估量的損失。

第六，具體。在商務英語信函中，所寫信息要詳細正確，不能運用含糊抽象的詞語，因為抽象詞匯含義表達不清楚，意思不準確，而具體詞匯的意思很明確，非常適合在商務英語信函中使用。

第七，正確。商務英語信函不僅僅是英國、美國人去寫，還有其他各個國家和地區都在使用商務英語信函，所以對于其他國家的寫作者來說，要正確使用單詞、語法以及準確的數字，這些都是商務英語信函當中非常關鍵的，如果出現了交流方面的障礙，就很有可能造成巨大的經濟方面的損失，經濟損失還能夠在一定時間內得到彌補，但是如果因為語言問題造成了名譽方面的損失，那么在一定時間內是不可能恢復的，可見交流的重要性，因此在商務英語信函中，用詞一定要準確嚴謹，不能有一點馬虎。

1.4 其他特征

在商務英語信函中經常會用到委婉的句式來表達投訴的意思，此外，還會經常使用條件句和疑問句以及虛擬語氣，這些句子常常用于表達禮貌的請求等。在商務英語信函中，常會運用含有積極含義的詞語和句子，因為在商務交往中，閱讀者還是愿意看到積極向上、肯定的信函，這種肯定的陳述會給人一種往好的方向發展的想象，反之，消極的陳述也會給人一種不好的聯想。

2 語篇特征

語篇是指連讀的語段和句子共同構成的語言整體。由于語篇的交際功能是不同的，所以語篇的結構也是多種多樣的，而商務英語信函是具有一定的語篇合法性的，并且邏輯非常合理。商務英語信函的篇幅比較短小，簡潔直接、段落較短，一般都為三段或者四段，單詞的數量都是控制在100個單詞左右，這些都體現了商務英語信函的簡潔性特點。

商務英語信函的格式是比較固定的，一般較為常用的是齊頭式、混合式、縮進式三種，主要由信頭、稱呼、日期、正文、結束語和最后的簽名幾個部分組成。一般商務英語信函的正文都已經形成了固定的模式，總共分為三段：第一段是開頭，這段開頭基本上都是書面的套語，主要的意思就是寫出寫這封信函的目的是什么。第二段則是寫出具體寫信的理由并對上次通信中提出的問題進行解答。第三段一般是寫信人所提出的問題或者希望對方回復的一些文字。

全球化的腳步正在逐漸加快，運用英語的人也會越來越多，商務英語信函現階段已經成為商務活動中重要的交流方式之一，對商務英語信函的研究會更加有利于了解商務英語信函的寫作特點，從而進一步提高商務交流的能力。

［1］ 孫志祥.商務英語函電［M］.蘇州：蘇州大學出版社，2007.

［2］ 李江春.再談商務英語語言與文體特色［J］.科技信息，2009，（03）：136-137.

［3］ 陳冬純.商務英語信函的體裁分析與撰寫策略［J］.國外外語教學（FLTA），2003，（02）：182-183.