加強高職院校教學(xué)檔案管理的思考和建議

閆瑞鳳

加強高職院校教學(xué)檔案管理，提高教學(xué)檔案管理水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等工作中的重要作用，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。如何有效地建立和利用教學(xué)檔案，是高職院校在長期教學(xué)實踐活動中值得重新審視和思考的問題，是一項急需完善和重視的基礎(chǔ)工作。就高職院校教學(xué)檔案管理工作，本人提出幾點不成熟的看法，與同行們共同探討。

一、加強教學(xué)檔案管理的必要性和重要性

學(xué)院教學(xué)檔案記錄了在教學(xué)活動中形成的具有保存和利用價值的文件、材料、照片、聲像等不同載體的原始資料，是學(xué)院檔案的重要組成部分，是評估和衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平的重要依據(jù)，是學(xué)院教學(xué)改革、教學(xué)管理水平、科研活動等的必要條件，也是反映學(xué)院辦學(xué)的歷史面貌的一項重要工作，是促進學(xué)院辦學(xué)長期發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作。

教學(xué)檔案為師生提供真實的歷史資料，為教師進行教學(xué)改革、為學(xué)院發(fā)展提供有效的利用價值；為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)管理決策提供依據(jù)；為學(xué)院教學(xué)評估和教學(xué)評價提供真實的原始資料。因此，教學(xué)檔案管理工作是一項非常重要的工作，教學(xué)檔案管理人員，一定要做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，充分發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用，為提升教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平作出貢獻。

建立和完善教學(xué)檔案，教學(xué)管理者就可通過原始記載與相關(guān)數(shù)據(jù)，對學(xué)院教師的教學(xué)計劃、教學(xué)方法、教學(xué)進度、教學(xué)效果以及招生就業(yè)等方面進行對照檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，不斷完善管理制度。教師得到信息反饋后，進行系統(tǒng)地、科學(xué)地對比分析，努力找出問題所在，能夠及時改進教學(xué)方法，讓學(xué)生享受到更加適合職業(yè)教育的特色，能夠較快地完善教與學(xué)的過程。因此，加強教學(xué)檔案管理，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。

二、現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理存在的的問題與不足

隨著高職教育體制的不斷改革和完善，很多學(xué)院對于教學(xué)檔案管理逐漸重視起來，但是由于多方面的不足和各項設(shè)施的不完善，學(xué)院的教學(xué)檔案管理存在一系列的問題。

（一）檔案管理意識不強，對教學(xué)檔案管理工作重視程度還不夠

很多學(xué)院對教學(xué)檔案管理沒有提到議事日程上，各系部兼職檔案人員多，精力和時間更多地投入到教學(xué)日常管理上，對教學(xué)檔案管理意識淡薄，沒有充分認(rèn)識教學(xué)檔案管理的重要性和必要性，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不系統(tǒng)不完備，甚至有些材料根本就不歸檔。歸檔的材料有很大一部分也不夠標(biāo)準(zhǔn)，比如：歸檔的材料必須是原始材料，但我們?nèi)粘Ｕ碇邪l(fā)現(xiàn)也有復(fù)印件現(xiàn)象；歸檔的材料不允許帶金屬物，但有的檔案盒里的個別材料有釘書釘。

（二）教學(xué)檔案歸檔范圍、期限和要求了解不夠深刻

從目前來看某些高職院校對教學(xué)檔案管理的歸檔范圍、期限以及歸檔流程不是很清楚。檔案工作是一項耐心又細(xì)心的工作，要想做好，首先做到心中有數(shù)，也就是明確教學(xué)檔案的歸檔范圍、期限以及流程。

1.教學(xué)檔案（大類）歸檔范圍包括：綜合類、專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、教材建設(shè)、實驗實訓(xùn)及實習(xí)基地建設(shè)、課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、畢業(yè)（課程）設(shè)計（論文）、教學(xué)評價和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)研究與教學(xué)改革以及招生工作等。

2.教學(xué)檔案保管期限分為長期、短期、永久三種。凡在長久時期內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案長期保存，長期保存資料年限為30年。凡在短期內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案定為短期保存資料，短期保存資料年限為6年。永久保存，就是一直具有利用價值，無限期地保存下去。

3.教學(xué)檔案收集、整理歸檔一般按學(xué)年，就是第二學(xué)期末（6月底）整理前一學(xué)年的。如果按學(xué)期也就是每學(xué)期末整理本學(xué)期的材料。所有歸檔的教學(xué)文件、材料等必須是原件。做到審查手續(xù)完備、格式統(tǒng)一，項目填寫完整、字跡工整、不能帶有金屬物、裝訂整齊，書寫要用鋼筆或碳素筆（禁用不牢固的書寫工具）。

（三）使用效率不高

俗話說得好：“檔案貴在活，而重在于用?！蹦壳拔覀兊慕虒W(xué)檔案使用率不高，只是在評估、招生時體現(xiàn)較為明顯在上級部門檢查時作為部門支撐材料。完整的教學(xué)檔案資料應(yīng)在教學(xué)管理、教學(xué)研究與教學(xué)改革等方面發(fā)揮重要的作用。教學(xué)檔案管理的目的是服務(wù)，要通過創(chuàng)新方式，為教學(xué)研究和教學(xué)改革服務(wù)，為各級領(lǐng)導(dǎo)、各位教師和學(xué)生服務(wù)，這才是我們的宗旨。

三、加強教學(xué)檔案管理工作的幾點建議

（一）強化教學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)變觀念

1.思想轉(zhuǎn)變是做好教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對各類信息的需求越來越多，教學(xué)檔案對于學(xué)院的長遠發(fā)展以及教師個人的發(fā)展起著關(guān)鍵的作用。因此要轉(zhuǎn)變思想領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加大資金投入提供物質(zhì)條件，配備硬件設(shè)施（如檔案室、防潮、防火、防盜、電腦、復(fù)印機、防磁柜）等基本物質(zhì)保障。增強廣大教職工檔案管理意識，特別是一線的專兼職檔案管理人員對檔案工作的高度認(rèn)識，進一步提高專業(yè)技術(shù)水平。轉(zhuǎn)變工作方式、思維方式，把封閉守舊的思想觀念轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極創(chuàng)新的觀念。

2.創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機制

創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作，就必須有健全完善的工作機制。制訂好規(guī)章制度，做到有章可循。把教學(xué)檔案納入到學(xué)院的整體規(guī)劃，建立目標(biāo)管理體制，促使檔案人員從管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型；促進檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化；完善檔案人員的崗位職責(zé)，加強監(jiān)督嚴(yán)明紀(jì)律。從而形成責(zé)任心強、效率高、服務(wù)周到的管理機制，為教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展提供堅實的保障。

（二）提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1.愛崗敬業(yè)

愛崗敬業(yè)就是熱愛自己的本職工作，對待工作有一種恭敬嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。愛崗敬業(yè)作為最基本的職業(yè)道德規(guī)范，是對人們工作態(tài)度的一種普遍要求。作為一名專職或兼職檔案人員，首先要具備愛崗敬業(yè)的精神。其次要鉆研業(yè)務(wù)、深刻理解、不斷創(chuàng)新。抱著對歷史負(fù)責(zé)任的態(tài)度，科學(xué)地、規(guī)范地辦理好每一份文件每一個材料。

2.提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

對一個檔案人員來說，不僅要有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，同時要具有過硬的專業(yè)知識及實踐操作能力。要學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科的知識，具有一定的寫作能力、協(xié)調(diào)能力和數(shù)字化管理能力。要善于理論聯(lián)系實際，在實際工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、增強創(chuàng)新能力。要經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且向其他院校學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗。

總之，學(xué)院應(yīng)加強對教學(xué)檔案管理工作的重視，兼職檔案人員應(yīng)參加崗位培訓(xùn)或由檔案專業(yè)老師指導(dǎo)，要在專職檔案人員的指導(dǎo)下收集、整理材料。學(xué)院要把教學(xué)檔案管理逐步納入教學(xué)工作計劃和規(guī)劃、納入教學(xué)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)教學(xué)檔案管理工作。endprint