落實單位內部控制規范做好高校設備管理工作

趙志強，吳 兵，董君楓

（首都醫科大學 設備與實驗室管理處，北京 100069）

在總結我國行政事業單位內部控制建設經驗的基礎上，國家于2014年1月1日起在所有的行政事業單位施行《行政事業單位內部控制規范（試行）》［1］，進一步規范和引導我國行政事業單位內部控制體系建設。該規范對于深化我國正在進行的行政事業單位改革，提高管理服務效益，將起到極大的促進作用，同時也為行政事業單位內部管理機制建設提供了強有力的政策支持和制度保障。

該規范對于作為事業單位重要組成部分的高校，加強預算管理、優化資源配置、提高資金使用效率等方面提出了新的要求，也對提高高校內部管理水平、規范內部控制制度、加強廉政風險防控機制建設等都具有十分重要的意義［2］。

我校設備管理部門在內控機制建設方面工作起步較早，已經進行了許多有益的探索與嘗試?！氨O督工作中有我，我在監督中工作”［3］的工作理念已經形成，并已覆蓋于業務工作全口徑、貫穿于業務工作全過程。

1 應用信息管理平臺，實現痕跡化管理，全過程監督

學校設備管理采取了許多控制措施，在主要職能中建立試劑耗材管理平臺、低值物資領用管理平臺、設備購置管理平臺、平臺組項目申報管理平臺、資產賬務管理平臺、實驗室管理平臺、設備維修管理平臺并陸續投入使用，逐步實現了全處所有工作職能的網絡管理、逐級審核、實時記錄、分級查詢、分類匯總和信息追溯。工作信息的實施共享，極大地提高了工作效率，提升了工作效果，體現了管理效益。

在上述7個工作信息化管理平臺中實現了采購節點、資金支付、物資設備的實時定位、過程追蹤、數據統計和節點報表等功能，節省了人力資源、物力資源和時間資源，提高了物資管理效率［4］。各信息管理平臺執行信息內部公開，及時準確地提供了物品采購、使用情況的數據信息，提高了學校管理服務的效率與效益，為學校教學科研工作的開展提供了強有力的技術支撐和條件保障。

針對試劑耗材購置、使用及管理的特點，動態的網絡管理平臺將每一個項目的每一筆經費支出都清晰地記錄下來，項目負責人可隨時掌握經費執行情況，因而可提高經費使用的合理性，有效避免因為追求支付進度而盲目購置的現象。另外，學校職能管理人員將年度內各經費購置試劑、耗材的品種、數量、價格、供應商等信息在校園網上公布，可以強化對試劑耗材的過程監管，實現對購置經費的規范化、科學化管理［4］。

通過設備采購管理平臺，各設備使用人員、項目負責人和職能部門相關人員都可以上網瀏覽或查詢采購信息，了解采購項目的執行狀態；歷史數據為采購過程提供價格、已有設備數量等參照功能。統計分析功能可以根據用戶權限的不同對數據庫相應數據進行查詢和統計，并生成反映不同需求的統計報表［5］。信息化的管理平臺注重細節和實際應用，例如：自動檢驗分包內中標金額總額與分包中標金額相等，否則顯示錯誤等細節；在每個模塊內部設計了針對性強的查詢功能，力圖對設備采購的各個環節進行高速有效地管理。同時也能為學校節約管理成本，實現設備采購和管理環節的有序、高效、安全運轉［6］。

2 確立工作流程標準，強化復核環節，形成工作閉環

業務工作程序標準控制，形成標準化業務處理流程。只有嚴格按照工作流程執行，才能確保內部控制能夠真正深入到日常工作中去。對學校設備管理的每項業務活動，按申報、審批、執行、驗收和復核5個步驟建立標準化業務處理程序［7］，并強化復核環節。

基于標準化的流程管理手段，使得物資管理的每個工作節點和每個工作環節都得以在網絡管理平臺中體現，換而言之，物資設備項目支出的真實性、及時性、必要性也都因為系統管理平臺的設計得以充分的體現。經費負責人可以及時了解項目的進展過程，及時發現合同執行、資金結算等環節出現的各種問題，減少因供貨不及時或經費問題對學校教學科研的影響。

基于全流程的標準化工作管理平臺設計，清晰地界定了時間責任，有效地避免了工作環節之間的相互推諉，提升購置項目執行效率。信息化的管理服務平臺完善了物資采購、驗收、出入庫管理［8］等各環節的標準化管理機制，擴大了對各管理環節的監督力度和監督范圍，在完善部門內控機制建設的同時有效避免隨意行為，積極創建規范、廉潔的管理服務工作環境。

嚴格建立并完善了工作數據月報平衡表制度。各個工作節點、各個工作環節將當月工作數據統計、匯總、上報，進入平衡表管理，形成工作閉環復核程序。對數據信息進行準確的細節分析和綜合判斷，工作數據異常，即可實時反映，以便在最短的時間內發現問題，及時處理與糾正，避免管理漏洞和工作死角［9］。做到嚴格按照預算批復和項目明細清單，組織政府采購業務工作；嚴格按照法律法規和上級文件，組織實施政府采購活動；嚴格合同履約管理，認真執行驗收程序；嚴格按照相關規定保存政府采購業務相關檔案。這“四嚴”是使內部控制成為設備管理工作中的必不可少的一個要素，將各個工作流程融合在一起，最終達到建立一個流程標準、制約性強的內部控制體系［10］。

3 實現不相容崗位分離，合理設置崗位，形成有效監督

在完善內部控制過程中需要保證不同崗位的制約平衡，需要保證崗位的權責對等，需要規范和完善規章制度建設［11-12］。

實現不相容崗位分離，合理設置內部控制關鍵崗位，明確劃分職責權限，實現相應的分離措施，形成相互制約、相互監督的工作機制。對學校內部不相容的職務進行分離，通過明確的崗位劃分實現有效的內部控制［1］。

我們在工作內容上實現資金、賬、物分離，出庫、入庫分離，預算與執行分離，驗收與執行分離，購置與管理分離。崗位設置上分工明確，設備管理辦公室負責購置執行，資產管理辦公室負責驗收、賬、物管理，確認復核后，設備管理辦公室按照資產管理辦公室的意見再進行資金結算。人員安排上做到設備管理辦公室與資產管理辦公室主管處領導分離，資產賬務管理人員與實物庫房管理人員分離，購置工作人員與驗收工作人員分離。

在實現分離控制的同時也要考慮成本效益原則。單位內部控制人員、層次增加，單位內部問題出現的可能性會減少，控制效果會好一些，但控制成本會相應加大。所以在實際工作中不能過于追求單位內部控制的層次和人員，要以高效、實用為出發點，根據單位的工作實際，有重點地、合理地設置內控層次和人員崗位，明確各個層次的職責權限，強化各相應層次的責任，才能提高單位內部控制的有用性和效率性。

4 審計監察工作前置，全程參與，全程監督

審計監察是對內部控制執行情況的一種十分有效的監督形式，是對內部控制的再控制。在當前的內部控制體系中，內部控制的審計監察職能已經不僅僅局限在事后角色，為了適應新形勢新情況，它已經發展成為事前研判、事中監督、事后反饋的全方位參與功能。因此，對于設備管理部門內部控制體系而言，內部控制的審計監察職能也將起著舉足輕重的作用。工作中，我們采取審計監察提前介入，變事后檢查糾正為事前規范執行。大型儀器設備選型論證、參數論證、進口論證、供應商遴選、招投標，均采取設備處組織實施、專家組意見決定、審計監察全程監督的模式開展工作。

我們從“預警、監督、檢查”3個層面對工作進行遞進式控制。“預警”是內部控制的首要環節，是事前控制，具有告知提醒、避免決策失誤的作用；“監督”是事中控制，是對各項工作執行中可能出現的失誤和偏差，及時糾正，確保既定的標準工作流程正確有效地實施；“檢查”是事后控制，是在相關業務工作完成后，對其實施情況進行總結和評價，提出建設性管理意見。

5 結束語

我校設備管理部門經過不斷的工作研究與實踐，在內控機制建設方面進行了富有成效的探索與實踐。但我們也清楚地認識到內控機制建設是一項長效機制，需要我們不斷努力總結、提高和完善。定期地、系統地對內部控制機制的符合性和有效性進行梳理、分析和評價，及時發現薄弱環節及可能存在的問題，提出內部控制機制的改進和優化意見，以便不斷完善內部控制機制，推動高校設備管理水平的持續提高。

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［1］財政部.行政事業單位內部控制規范（試行）［Z］.2012.

［2］楊存田.抓住關鍵提高政府采購工作水平［J］.實驗技術與管理，2005，22（3）：126-129.

［3］趙志強，吳兵.引入監督機制，強化固定資產報廢處置管理［J］.實驗技術與管理，2010，27（9）：212-213.

［4］王喆.優化高校資產配置的精細化管理方法［J］.實驗技術與管理，2013，30（4）：221-223.

［5］黃松.實驗設備采購管理平臺在醫學院校中的應用［J］.中國醫學裝備，2014（4）：75-77.

［6］吳兵.低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］.實驗技術與管理，2012，29（7）：205-208.

［7］毛程連.國有資產管理學［M］.上海：復旦大學出版社，2005.

［8］黃雪麗.內部控制在學校國有資產管理當中的重要作用［J］.現代經濟信息，2010（24）：13-14.

［9］劉永澤.我國政府部門內部控制框架體系的構建研究［J］.會計研究，2012（1）：10-19.

［10］張慶龍.政府部門內部控制研究述評與改革建議［J］.會計研究，2011（6）：50-56.

［11］財政部.事業單位國有資產管理暫行辦法［Z］.2006.

［12］常環.略談《行政事業單位內部控制規范》［J］.現代商業，2012（3）：250-250.