高校物資采購的質量控制對策研究

袁 雄， 歐陽中萬

(湖南農業大學 資產管理處， 湖南 長沙 410128)

高校資產是保證高校進行教學、科研和學科建設的物質基礎。資產管理處是學校國有資產歸口管理的職能部門，擔負著全方位提高辦學效益和學校綜合實力的重任。物資采購工作是資產管理處一項重要而基礎性的工作，其政策性強、涉及面廣、專業知識要求高。隨著我國高等學校辦學規模的不斷擴大，以及國家對教育事業投入的持續增加，高校物資采購工作面臨許多新的挑戰。筆者在簡要分析高校物資采購工作存在的主要問題的基礎上，就加強高校物資采購的質量控制提出了若干構想，旨在提高物資采購水平。

1 高校物資采購存在的問題

近年來，各高校認真貫徹政府采購精神，規范物資采購流程，從一定程度上提高了物資采購實效，但仍然存在許多亟待解決的問題。

(1) 采購制度不健全，創新管理意識薄弱。目前，部分高校物資采購制度不健全，主要表現在：

① 未根據國家最新招標采購文件及時修訂本單位物資采購有關制度；

② 缺乏必要的采前干預，對物資的型號、技術參數、預算等不進行干預，結果導致所購產品達不到預期效果；

③ 物資招標采購領導小組、計劃管理單位、物資采購單位、評標委員會、使用單位、招標代理公司和物資供應商之間權責不清，采購管理欠規范，存在越權采購的現象；

④ 對物資采購的實際效果缺乏必要的監督、反饋、績效考核和獎懲機制[1]；

⑤ 采購管理方法沒有與時俱進，創新管理意識薄弱。

(2) 物資采購計劃征集質量不高，采購工作主動性有待提高。物資采購計劃的征集是采購工作非常重要的一環，直接影響著采購成本與質量。目前，部分高校物資采購計劃征集質量不高，主要表現在：

① 各單位和科研課題組隨意提交物資采購計劃，物資采購人員被動受理；

② 部分教師不按規定時間提交專項資金采購計劃，造成采購周期延長；

③ 部分單位和教師提交的采購計劃操作性不強，直接影響采購進度和質量。

(3) 缺乏專業的物資采購隊伍，物資采購質量可控性不強。高校物資采購工作技術性強，要求工作人員具備較強的個人素質和業務水平[1]。由于高校物資采購人員大部分為內部調整，整體學歷水平較低，知識面較窄，對所采購的物資尤其是高精尖的儀器設備不熟悉，很難把握其技術參數和價格，從而無法控制物資采購質量。

(4) 未建立物資采購管理平臺，物資采購信息化水平低。隨著采購制度改革的不斷深入和社會信息化的發展，要求高校搭建一個物資采購管理平臺，形成一個供應商、教職工、物資采購人員、招標代理商等共同參與的通道，實現物資采購從計劃申報、審核、標書編制、采購、合同簽訂、驗收到資產入賬的動態管理。然而，許多高校對物資采購信息化的重要性認識不足，信息化進程緩慢，未建立適應本校物資采購工作的管理平臺。

(5) 忽視對物資供應商的管理，未建立供應商服務質量評價指標體系。供應商管理是指對供應商的了解、選擇、開發、使用和控制等綜合性管理工作的總稱，其目的是發揮供應商在物資采購工作中的積極作用，優化采購資源，規避采購風險，降低采購成本，提高物資采購質量，完善售后服務[2]。然而，在實際工作中，采購人員往往忽視對物資供應商的管理，對其產品價格、產品質量、技術水平、服務水平等缺乏深入了解，未建立供應商檔案和適用本單位的物資供應商服務質量評價指標體系[3-4]。

2 高校物資采購質量控制的對策

高校物資采購質量控制是指物資采購部門為控制物資質量所采取的措施和活動。針對高校物資采購存在的問題，必須對癥下藥，辨證施治;健全采購制度，搭建采購管理服務平臺，實現物資采購動態管理；加強采購人員素質教育與物資采購全程監管，增強采購質量的可控性。

2.1 健全采購制度，加強采購管理

采購管理工作是一項綜合性的工作，要使各項工作有章可循，必須建立健全采購制度。具體來說就是要從以下幾方面健全制度：

(1) 根據國家最新招投標、政府采購制度及時修訂本單位的物資采購制度；

(2) 建立定期收集采購計劃制度，增強采購工作的主動性；

(3) 明晰招標領導小組、計劃管理部門、采購單位、評標委員會、使用單位、招標代理公司和供應商各自的責任與權限，強化資產歸口管理意識，規范采購流程；明確公開招標、邀請招標、詢價采購、協議供貨、網上競價、競爭性談判和單一來源等采購方式各自適用的范圍，在采購方式的選擇上強化公開招標的主導地位，規范使用邀請招標方式，嚴格限制使用詢價采購、協議供貨方式，適度應用網上競價方式，慎用競爭性談判方式，從嚴控制單一來源采購方式[5]；

(4) 建立大型貴重設備購置論證制度，提高大型貴重設備采購實效和利用效益；

(5) 建立培訓制度，定期面向設備類物資使用單位，介紹相關設備發展動態；

(6) 建立健全采購質量跟蹤制和責任追究制，強化采購人員和資產管理人員的責任意識，提高資產使用效益；

(7) 建立采購人員定期走訪用戶制度，及時掌握物資使用情況。

2.2 搭建采購管理服務平臺，實現物資采購動態管理

高校資產管理處要從本校物資采購工作的實際出發，綜合考慮資產管理、財務管理等信息化建設要求，搭建一個物資采購管理服務平臺，實現物資購置全程網絡化管理。物資采購人員、使用單位和供應商等通過登錄物資采購管理服務平臺，實時了解物資采購狀態，從而實現物資采購的動態管理。

2.3 加強采購人員素質教育，增強采購質量的可控性

按照科學發展觀的要求，切實改進和提高物資采購系統人員的業務能力。采取請進來與走出去相結合、個人自學與集中學習相結合等多種形式的素質教育，不斷提高采購隊伍的思想政治素質、學法用法素質、專業基礎素質、市場分析預測素質和溝通技巧、談判技巧，從而有效避免采購風險和因個人素質因素導致采購質量偏低，有效控制采購質量[6-7]。

2.4 加強采前干預，完善采購計劃

物資采購分為采前、采中和采后3個過程。采前是基礎。物資采購人員要加強采前干預，多途徑完善采購計劃，提高其可操作性。具體工作有：

(1) 提供物資供應信息服務，引導使用單位進行充分的市場調研，挑選最佳品牌、型號規格；

(2) 仔細審核完善擬購物資技術參數，盡量滿足3個以上品牌，杜絕出現產品品牌信息，補全特殊物資配件信息，對于特殊進口物資，在技術參數中明確供應商供應零配件，部分常用物資，要求配送一定數量的易耗件；

(3) 整體把握物資技術參數，適當增減、修改部分技術參數，防止用戶照搬技術參數，慎用與使用與功能無關的個性化參數，防止物資來源單一，并確保在預算金額內買到質量好的產品；

(4) 采購重要的和技術性較強的物資，應組織專家進行論證，實行集體決策和審批[8]；

(5) 合理分包，對要采購的物資，按照其屬性進行分類與合并，采取重要物資單體劃分，同類物資多體劃分的方法，以便管理和招標[9]；

2.5 加強采中監管，提高采購實效

采中是核心。采購人員要加強采中監管，確保采購計劃順利實施。采中監管包括：

(1) 嚴格準入制度，對供應商進行資質審查，嚴防借資質投標和圍標；

(2) 審查擬中標供應商的投標文件，對其所投物資的品牌、性能和報價進行仔細審查，嚴防以次充好和抬高報價，一旦發現圍標現象，立即廢標；

(3) 對競價不足3家的品目，及時改用競爭性談判或議價的方式完成物資采購的后續工作，當物資性能、價格滿足預期值時，由相關供應商中標，否則廢標；

(4) 加強特殊物資的生產監管，檢查供應商是否按照規范執行，是否落實質量管理措施，確保所采購的物資沒有質量問題；

(5) 部分特殊物資采用先試用后采購的方法，確保所購產品的使用性能[3]。

2.6 加強采后管理，提高資產使用率

采后是保障。物資采購計劃實施以后，采購人員要認真做好采后管理工作。采后管理包括：

(1) 加強物資的合同管理，一方面根據物資屬性，與供應商及時簽訂合同，明確物資型號、規格、數量、送貨方式、交貨日期、質保期、驗收標準、付款方式等，對于進口物資，還需注明貨號等信息；另一方面及時將合同上傳至物資采購管理服務平臺，讓用戶對照合同進行初步驗收，一旦發現有不合格的地方，要求供應商迅速調查原因，并報告處理對策；

(2) 建立供應商檔案，加強對供應商的分類分級管理，要求供應商及時提供設備類物資的使用培訓和其他售后服務，確保物資正常使用[10]；

(3) 建立大型貴重儀器設備開放共享平臺，實行單位內部、校內、校外三級共享機制，提高其利用率；

(4) 建立順暢的物資維修管理網絡平臺，簡化報修流程，提高物資完好率；

(5) 建立聯系二級單位制度，定期走訪用戶，及時了解各類物資使用和供應商售后服務情況，為日后采購提供參考；

(6) 建立物資供應商服務質量評價指標體系，定期評估供應商的績效[11]。

3 結束語

總之，高校物資采購是一項業務性很強的工作，采購人員要緊跟時代步伐，健全物資采購制度，創新工作方法，加強采購質量控制，不斷提高物資采購的信息化和科學化水平，為學校各項事業的發展提供強有力的物資保障。

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[3] 袁雄，解忠義. 高校儀器設備采購的質量控制研究[J]. 中國現代教育裝備, 2011(15):44-45.

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[6] 唐兆珍. 高校物資采購的內部控制設計[J]. 經濟師, 2011(7):112-113.

[7] 劉靜. 新形式下高校物資采購管理中存在的問題與對策[J]. 重慶工學院學報, 2007,21(11):74-76.

[8] 李楊. 高校物資采購管理內部控制探析[J]. 財會通訊, 2012(3):108-109.

[9] 張之華，張一云，徐顯啟. 核工程中設備的采購及質量控制[J]. 核動力工程, 2006,27(4):86-88.

[10] 徐小三，秦麗萍. 高校設備招標采購中供應商選擇與誠信監督分析[J]. 銅陵學院學報,2009(4):51-52.

[11] 袁雄. 高校設備供應商管理研究[J]. 中國現代教育裝備, 2010(23):29-30.