淺析項目計劃控制在項目管理中的作用

劉永利

摘 要：項目管理是管理學中一個重要分支，怎樣做好項目管理也是擺在項目管理者面前的一大課題。在項目管理中，項目計劃是項目管理中的重要部分，因此項目計劃控制也將會產生積極的作用。本文從多方面來進行分析探討，從而詳細說明了項目計劃控制在項目管理中的作用。

關鍵詞：項目管理；項目計劃；層次；結構；跟蹤

項目管理是一項主動性的工作，項目管理經理人要在項目進行的過程中主動的來進行管理，從而找出項目中存在的問題，而單單靠被動的反饋是達不到預期效果的。因此，項目經理人在項目管理中的態度也有著決定性的作用。而項目計劃是項目管理最為關鍵的步驟，項目計劃是一種將項目管理的思路轉化為實際形式的工作。一個成功的項目必然要有一個成功的項目計劃，但是成功的項目計劃卻不能保證項目的成功，其中影響的因素較多，在進行項目管理的過程中，還要取決于管理者對計劃項目執行的力度以及靈活性。從項目計劃的字面上來看，其主要內容就是對項目進行有效的規劃，從而形成具體形式的工作。為了能夠更好的保證計劃的完成，在計劃進行過程中，還要對計劃進行有效的跟蹤，項目跟蹤的主要目的也是在計劃進行中時，更好的執行計劃的實施，從而提高項目計劃的準確度。

一、項目計劃的層次和結構

項目計劃的執行需要進行有效的項目跟蹤，在計劃執行過程中，如果單靠一個人的力量將會很難完成，因此項目計劃要分為多個層次結構。這這樣做的目的是為了更好的將計劃來進行分段管理，從而更好的方便工作的開展和實施。將項目計劃分為多個層次結構的具體作用有以下方面內容：首先，層次結構能夠更好的展現出工作的具體流程安排，工作執行能夠更方便進行。尤其是在項目初期階段，項目的細節工作難以加以確定，而制定出相應的計劃后，將計劃進行分層，分層后的計劃能夠展現出計劃整體中的細節部分，也因此能夠更好的對項目的細節開展工作，計劃分層越細，細節就越清晰。其次，層級結構更能將分工的細節表現清楚。在項目管理過程中，項目組要對項目執行的具體安排進行劃分，計劃分工需要根據計劃的相關內容來進行工作和責任的分配。層級結構決定了項目組中執行人員的各自任務，如大的計劃項目由項目經理來進行統籌規劃，中的計劃項目由組長來進行組織編寫，小的計劃項目由項目成員來進行具體執行等。

二、計劃的詳細程度

“計劃越詳細越好”。計劃至少應該有三個要素被真正的落實下去，這就是任務、進度和資源。計劃的詳細程度就取決于對這三項的考慮。按照現在的情況來說，計劃應該細到人/日（對于精密工作的計劃甚至應該精確到每時每分），項目越緊計劃就應該越細。計劃越細項目中不確定的東西就越少，項目執行起來就越簡單、明了。

針對不同層次的計劃，詳細程度有不同的要求，大計劃應該確定中計劃的任務，安排各任務實施的先后和用時的多少，以及人員組織；中計劃應該確定階段中的子任務，任務開始和結束時間，任務負責人；小計劃應該確定個人進度的詳細安排。如果用一個例子來說明它們之間的關系的話，那么大計劃是整個身體，中計劃是支持身體的骨骼，小計劃是血和肉。所以他們組成一個有機的整體。以瀑布模型為例，項目整體計劃作為大計劃，階段計劃作為中計劃，然后分配到具體個人的工作為小計劃。

三、計劃三步方略

計劃的實施是有先后順序的，也就是說計劃的工作實施是有邏輯關系的。尤其對于中、小計劃。計劃與實施之間可能會存在一定的偏差，如果偏差積累起來，就會導致計劃失效和項目失控。所以應該實時對計劃進行調整。跟蹤會發現計劃/實施的問題，這些問題就是調整的依據。

計劃的制定應該是整個項目組的事情，人人都應該參與項目計劃的制定。所以全員參與計劃制定/修改才能及時將問題都反應出來，只有這樣才能避免小計劃問題的淤積。如果等到發現中計劃已經不適合的時候，就說明你已經失去了最佳調整時機，而你要承受的就是拖延。

大計劃可以和第一個中計劃一起制定，緊接著應該考慮實施的問題。對于多個中計劃來說是按照一定時間順序來實施的，前面計劃出現問題可能會影響后面的計劃。所以這里建議實行三步走的方略。總結一個，實施一個，籌劃一個。

四、設置項目計劃基線和警戒線

計劃會有拖延的情況。這種情況發生的頻率非常的高。很多拖延在發生之前是難以明確的，就像風一樣在不知不覺間到來、并流過。對于項目組來說，最好是通過設置項目計劃基線和警戒線的方法來控制這種風險。所謂項目計劃基線是指按照項目正常計劃制定進度曲線，所謂計劃警戒線是指在正常計劃中計算項目總浮時，可以計算出最早完成計劃和最晚完成計劃，然后根據這兩款計劃再制定出最早計劃曲線和最晚計劃曲線，如果實際跟蹤計劃曲線在正常計劃基線上下浮動卻沒有超出最早和最晚曲線（警戒線）即可。警戒線是為了認清發生拖延的標志，就像水位的警戒線一樣。當警戒信號出現后，就應該執行應急措施。警戒線上應該設置必要的解決或緩解問題的活動。

五、項目跟蹤

項目跟蹤是主要作用是對項目計劃的實施進行有效的監控和管理，包括對項目工作人員工作的情況、項目計劃的具體落實情況等。而主要是目的是為了能夠更好的在項目計劃執行的過程中發現存在的問題，同時根據實際情況來及時的解決問題，避免后期發生較大的影響后果。而項目跟蹤的也有著一定的標準，如前文所說的項目計劃基線和警戒線，在進行項目跟蹤的過程中，要以項目的警戒線和基線為標準，同時跟蹤結果產生實際曲線，通過實際曲線和項目警戒線和基線的對比，項目管理者就能夠更好的掌握項目中存在的問題，由此可以看出，項目跟蹤在整個項目計劃中的積極作用。

在計劃執行時，也有很多影響因素的存在，如工作人員的工作態度、思想變化等，在項目跟蹤時，對這些潛在的因素進行掌握也是計劃控制的重要部分。

不管項目計劃做的多好多完美，沒有有效的項目跟蹤項目計劃也只能是一種擺設，而有效的項目跟蹤才能夠保證項目計劃在項目管理中發揮其最大作用。計劃跟蹤不僅能夠發現計劃中存在的問題，同時也能夠找出計劃本身存在的問題，而無論存在何種問題，在計劃跟蹤的過程中，只要能夠發現存在的問題，對于項目計劃都有著積極的作用。因此，我們必須要對項目計劃跟蹤工作加以重視。

參考文獻：

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