信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創新研究

紀利杰

摘要：本文簡要分析常規檔案管理模式下存在的不足之處，以及此項工作開展期間需要秉承的原則，包括集中統一與實事求是兩項。進一步分析實現信息化管理的價值，切實強化此項管理的完整性、有序性及高效性。著重研究此種管理模式的創新之處，從管理系統、數據庫、管理機制、宣傳活動、基礎設施、技術培訓及信息篩查等八個方面入手。旨在提高檔案工作在信息化管理模式下的實際效用，以提高退役軍人的檔案服務質量。

關鍵詞：信息化;退役軍人;檔案管理;技術培訓

引言：

近年來，退役軍人總量呈持續上升的趨勢，不斷增加相關檔案管理的工作量，管理難度隨之提升，此外退役后的安置問題也急需處理。就整體情況而言，國內在人員安置方面的工作已經得到有效完善，并切實落實出臺的有關政策及社會福利補貼等。但仍存在遺漏的情況，導致退役后的生活缺少必要保障。

一、退役軍人檔案管理的不足

主體混亂是此項管理工作的主要問題，無序的管理形式，導致檔案信息的利用效率低下，退役軍人在查閱資料時通常需到多個部門詢問，甚至出現檔案無處可尋的嚴重情況。此外，退役軍人中的部分來自于偏遠地區，退役后會選擇回到家鄉或從事其他工作，而且長期不與相關部門聯系進行資料補充或更改，由此可能會出現無法找到檔案的問題。另外，檔案資料轉遞期間也可能出現保管不利等情況。導致檔案材料不完整或缺失等問題，無法為退役軍人提供基本的檔案管理服務。軍人原本為特殊群眾，退役后回歸到普通群眾中，國內對于退役軍人有多項政策，為保障其今后的基本生活，因而，其檔案信息較為重要，是其在服役過程中的證明。而實際上，對于相關政策及管理等相關方面的內容宣傳效率低下，造成軍人本身對于檔案缺少認識及應有的重視度，未能及時辦理有關手續，無法享有支持政策。

二、退伍軍人檔案管理工作原則

（一）集中統一

對于退伍軍人的檔案管理，有關部門應當采取集中統一的管理模式，設定具體的管理目標，使得管理者能夠清楚地認識自己，準確衡量自身的業務水平及能力，保證基本的管理能力。因而，為保證此項工作的開展效率，應實現集中式管理，保證管理程序的有序性。同時，有關部門應當將檔案材料放在統一的管理部門，不僅方便管理，及時進行補充、整理等，還有利于提高檔案的利用效率。

（二）實事求是

檔案資料的實際價值和其本身的可靠性及真實性有極大的關聯性。因而，基層管理者需秉承實事求是的原則，認真對待每個環節。按照既定標準完成檔案分類，并主動核實內容的真實性，避免檔案資料出現虛假數據，保障資料的質量及參考價值。對于檔案的完整性，需要工作者檢查是否存在不全的情況，一旦發現異常，需立即匯報，查明原因。

三、開展信息化檔案管理的價值

（一）提高管理的有序性

在實現信息化管理之前，此類檔案管理實際上較為混亂，接收及保存的部門數量及類型較多，在實際管理期間難以有效避免出現失誤，導致檔案管理推進速度緩慢。在調取退役軍人信息時需要耗費大量的時間，造成服務質量低下。而在信息化背景下，準確設置訪問權限后，會提高后續檔案管理的有序性。

（二）保證檔案的完整性

軍人退役后在工作方面基本都會有所變動，存在由于部分因素導致其未能與檔案管理處及時溝通，由此使得檔案信息不完整。再加上部分一線檔案管理者有出現紕漏的可能，由此引發一系列的問題。另外，紙質檔案材料不利于長期保存，難免會有所疏漏，導致信息不完整。而實現信息化管理，使得檔案資料及時更新，并通過備份恢復等手段，保證數據的安全性，降低遺失的概率[1]。

（三）提升管理工作效率

通過信息化管理，可對保存的檔案內容進行細化整理及分析，最終建立信息庫，為軍人退役后可從事的崗位做科學分析，做到事前處理。另外，通過在信息庫內進行篩查，可快速找出符合崗位需要的軍人，以提高辦事效率。同時，對于跨區域管理，也可直接借助網絡交流，為退役軍人安排至合適的崗位，由此提高辦事效率，進而優化檔案管理服務質量。

四、基于信息化時代退役軍人檔案管理模式的創新

（一）建立健全的管理系統

自我黨十九大以來，在此方面設置專門的事務部，主要負責有關于退役軍人的管理內容，致力于維護其權益。此外，開發出專門的管理系統，系統內涉及到基本的檔案信息、就業資料及保險等數據，建立相應的管理平臺，以保證管理的全面性。借此，提高檔案管理的信息化程度，改善原本管理無序的問題，并能及時且準確發布各類有關信息，為軍人退役就業提供基本保障。如就業培訓、社會福利等服務項目。同時，通過構建專項的管理平臺，形成電子檔案，有效避免紙質材料在轉移過程中發生遺失或不完整的問題，提升檔案數據的安全性。

（二）注重檔案數據庫建設

與檔案管理相關的負責人及工作者本身需充分意識到此項工作側重要性，細致開展工作，主動學習有關的法律條文，以及時更新自身的法律知識，借助現代信息技術開展具體的管理工作，嚴格根據既定規章制度辦事。另外，需完整補充檔案信息，保證數據的準確性及全面性，做到精細化管理，詳略得當。積極訓練自身的業務能力，提高各項工作行為的熟練度，以便提高檔案調閱等工作的效率。此外，工作者需全面掌握負責的管理內容，掌握兵種與軍人的基本條件，以為軍人退役后從事職業或自主創業提供參考數據。在工作期間需保證嚴謹的態度，降低出現紕漏的概率，保證數據的完整性。

（三）明確實際的管理機制

從制度的角度考量，基于信息化時代下，若想保證檔案管理的有序性，應當配備明確的管理機制，并保證制度調整的合理靈活性，根據具體情況，及時補充調整，使管理機制始終符合實際的管理需要。此外，需合理分配工作權責，制定標準化的管理程序。例如，在管理系統上設定訪問權限，獲取上級批準后方可調取特定的檔案數據，若需對現有檔案內容實施修改、增刪等操作，均應安排專門的工作者完成，一旦發生問題，可及時找到負責人，進行追責及補救，以降低損失。

（四）優化檔案的基本分類

基于信息化管理，在構建專門的檔案數據庫時，需充分運用信息技術，以獲取更為完整的數據內容，可以幫助相關人員發現檔案資料內的潛在價值。對于優化資料分類，需采取統一編號的方式，并提高對檔案篩選及審核兩個環節的重視度，確保文件入檔前經過全面審核，以保證檔案內容的可靠性。

（五）強化管理的宣傳工作

檔案信息直接關乎軍人的切身利益，通過提高對此項管理工作的力度，有利于強化軍人本身對于檔案的重視度，并基本掌握有關的管理規定，避免其在實際辦理相關手續時，無清晰的認識，導致手續辦理效率低。此外，各級相關管理部門在對應的管理平臺上需積極開展線有關的宣傳活動，包括對退役軍人的安置及扶持項目，保證國家出臺的政策得到有效落實。特別是偏遠地區，信息獲取途徑缺失，導致軍人對有關政策的了解不足，因而，需主動開展宣傳活動，以為其提供必要的檔案服務[2]。

（六）優化基礎設施的建設

基礎設施是保證檔案管理工作有效開展的基石，基于全體工作者的深刻認識，由思想帶動行為，提高工作的認真度，積極優化基礎設施，保證管理工作的有序實施。基礎設施的具體內容主要有三個部分，首先，硬件配置，避免工作人員在開展檔案管理工作期間，計算機硬件出現故障，導致管理行為不得不暫停，影響工作的進度。其次，軟件的先進性，檔案信息會隨著時間的推移持續增加，且逐漸復雜化，因而，應用的軟件系統應隨之升級，保證數據庫的容量及兼容性，提高數據統計及分析的效率與準確度。最后，保證機房的安全，對此，需在機房設置門禁卡，限制出入的人員，避免外部人員進入，提高檔案信息的保密風險，最大限度地控制信息外漏的可能。

（七）加強信息化技術培訓

對退役軍人的檔案管理屬于人事工作的范疇，因而，能借鑒現有的人事管理工作開展模式和應用的計算機管理程序。在信息化管理模式下，會涉及到多項現代技術，為保證工作開展的高效性，避免出現重大失誤，檔案管理人員需擁有提升個人能力及素質的意識，持續學習先進的知識，以擴充自身的知識儲備。既要完全掌握有關的法律規定，又需了解此類管理工作開展的重難點，熟練使用計算機檔案管理系統，以強化管理工作的開展質量。相關部門需定期組織檔案管理人員開展系統化、專業化的培訓，使其清楚地掌握該項管理工作的新標準，著重強化其業務能力。目前，部分管理工作者的思想意識仍停留在“原地”，具體實施的工作行為也較為落后，難以有效發揮信息技術的作用，甚至出現信息系統過度閑置的情況，造成檔案管理辦事效率未能得到有效提升。因此，需以技術為切入點，聘用專業人士進行培訓，強化工作人員的實操能力，進而提升其工作水平。

（八）做好信息的篩查分類

通過構建檔案數據庫，整合零散的數據信息，持續補充及完善，使得相關工作者為退役軍人進行細度分析時，提供真實完整的參考數據。另外，應當提高審核篩選的力度，在信息錄入數據庫前，需對內容加以審核，保證數據的真實性，基于此，保證數據分類的準確性。檔案管理者登錄管理系統后，需根據既定的劃分標準完成分類，如區域、時間等，之后做好編號。紙質檔案的留存資料在整理期間，需和管理系統的編號及分類相同，確保管理工作開展的有序性，便于檔案后續的查閱管理。通常情況下，工作者需先利用管理系統查找具體的檔案信息，若對具體的內容存有疑問，需調取對應的紙質檔案進行比對，避免出現差[3]。

結束語：

信息化時代下，常規的檔案管理方式已然無法滿足檔案資料的管理需求，因此轉變管理模式逐漸成為應當重視的問題。退役軍人檔案數據直接關乎到其就業安置及政策享有程度等方面的問題，強化此方面的管理能力，創新是其發展的必然方向，各級管理人員需不斷提高檔案管理的信息化程度，以為退役軍人提供高質量的檔案服務。

參考文獻：

[1]唐贏.信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創新[J].現代經濟信息，2019，（23）：81.

[2]武生萍.試析信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創新[J].人力資源，2019，（12）：72.

[3]曹守志.基于信息化背景下退役軍人檔案管理模式分析[J].國際公關，2019，（04）：135.