信息化：暢通法律管理“中樞神經”

□ 本刊記者 王 旸 鐘大海

每一家企業在合同管理中的每一個環節都嚴格按固化的內控流程和合同管理制度運行，不可逾越和變通，“軟要求”變成了“硬約束”。

“現在簽合同真是既方便又快捷，只要手機在手，只要有網絡的地方，輕輕地打開合同管理系統頁面，仔細審閱后，就可以實現會簽了?！闭勂鸷贤芾硐到y帶來的便捷，茂名石化物資供應中心材料科副科長梁文雄掩飾不住內心的高興勁兒。

茂名石化是中國石化企業合同管理系統的第一家上線單位。中國石化合同管理信息系統自2010年10月啟動建設，歷經可研立項、試點實施、全面推廣，于2012年12月31日在公司123家直屬企業及總部機關各部門全面上線，公司境內合同實現100%線上運行。

現在，合同管理信息系統已成為中國石化日常合同管理的“中樞神經”，既支撐起生產經營科學決策，又增強了合同法律風險防控。“合同管理信息系統的運行，標志著中國石化法律管理工作全面進入了信息化、網絡化的時代，實現了法律管理在工業化與信息化方面的有效結合?！敝袊刹肯嚓P工作人員說。

截至2014年11月30日，中國石化合同管理信息系統在線運行合同累計超過142萬份，金額超過4萬億元，累計注冊用戶超過10萬人，用戶累計登錄超過830萬人次。合同運行高峰期單個工作日登錄系統用戶最高達15451人次，同時在線人數峰值達3230人，單個工作日創建合同份數最高達4154份。

“一體化”規范管理既能“著地”又能“通天”

石化行業點多、線長、面廣，各企業簽訂的合同內容涉及上中下游各個領域，合同管理信息系統首先需要解決的問題就是確立涵蓋制度、流程、系統集成等內容的一體化合同管理標準體系，以保證合同的統一規范管理。

莫瑞欽是茂名石化法律事務部具體負責合同管理的主辦科員，當年，他參與了CMIS系統的開發，并對它在茂名石化上線運行三年多的情況非常熟悉。他說：“這個系統最大的好處，就是在公司范圍內確立了合同管理標準，實現了合同一體化管理。”

在中國石化，合同系統用戶有10萬多人，其中專職法律人員僅占1%，99%的用戶為業務人員、管理人員和各級領導干部，甚至是企業一把手。他們在合同管理信息系統中的身份或為合同主辦人和合同執行人，或為合同審查人、合同監督人和最終簽批領導。

一體化合同管理標準體系的建立，讓這些各司其職的人可以通過同一個系統相互配合相互制約，并且實現高效流通。

據介紹，合同管理信息系統通過與ERP、電子商務、資金集中等業務系統的集成，使合同管理真正嵌入業務流程中，確保合同簽訂成為業務辦理過程中不可逾越的一環，避免了合同辦理和業務操作“兩張皮”，保證了合同信息與業務信息的同步，真正實現了法律與業務的有機結合。

“正是合同的多系統聯結，實現了互聯互通，促進了經營管理水平的提升。和生產經營管理系統實行一體化管理，和生產經營業務鏈條一體化，特別是和ERP系統的互聯互通，實現了企業內部信息化管理的互聯互通。”茂名石化法律事務室科長朱瑜這樣描述。

以前，企業合同簽訂有時會不經法律審核?，F在，在總部統一規劃下，各企業在配置合同系統管理流程時，必須嚴格按照中國石化統一的內控制度和合同管理制度進行設置，通過技術手段進行流程固化后，合同審批內控權限得到有效執行，合同法律審核成為繞不開的環節，合同的法律審核率100%也得到有效保障，有效杜絕了不經法律審核簽訂合同的現象。

□ 法律工作人員在電腦前操作。張瓊 攝

通過人管系統、系統管人，每一家企業在合同管理中的每一個環節都嚴格按固化的內控流程和合同管理制度運行，不可逾越和變通，“軟要求”變成了“硬約束”，實現了中國石化統一的合同管理制度在全系統各企業貫徹執行、落地生根和全公司范圍內合同管理的一體化、專業化、標準化、規范化、正規化。

同時，在工作人員辦理或審核、審批合同的過程中，“依法、合規、公平、誠信”的中國石化法治文化理念通過合同系統向縱深延伸，向大眾擴展，既能“著地”又能“通天”，極大地增強了全員法律觀念和風險管控意識，切實提高了企業依法經營和合規管理水平。

“信息化”搭建空中高速路

傳統合同管理模式需要經辦人拿著紙質文件奔走于各部門之間辦理會簽審批手續?？缡∈小⒖绲貐^、跨國家經營活動如需要通過舟車奔波或者郵寄等傳統信息交換方式傳遞合同，必定導致效率低下、成本浪費，甚至有時會貽誤商機。

合同管理信息系統空中高速路的建成，徹底打破了時空界限，合同經辦人足不出戶可以隨時辦理合同并查詢合同流轉的進程，同時對審核審批人提供智能化提醒服務，大大縮短了合同的流轉時間。

茂名石化的張力是港口分部的合同員，由于公司地域比較分散，一些輔助生產單位離公司機關比較遠。合同管理系統上線三年多，她的感受很深?！皬母劭诜植康焦緳C關有20公里，過去送一份合同來回要兩個小時左右，在路上耗費了大量的時間，抱著一大堆合同來回奔跑，既辛苦又費力，現在好了，輕輕松松坐在辦公室就可以搞定，在網上，合同走到了哪個環節一目了然?！睆埩φf。

北京石油的合同經辦人王婷婷也對合同管理信息系統提高效率方面感觸頗深。以前，一系列煩瑣的工作，現在幾分鐘就能完成?！皩⒑贤瑴蕚湫畔⑻詈?，標準文本就自動將相關數據直接關聯進去，5分鐘就能發起一份合同，并且只需坐在電腦前就能知道合同的進展情況，最快一次半個小時就能完成全部的審批?！蓖蹑面谜f。

合同管理信息系統通過模塊化的功能設計，規范了合同準備起草、審查審批、簽署備案、履行反饋、合同終結和統計查詢等過程環節，突破了地域和時間限制，實現了合同全流程閉環管控和規范化管理。以合同系統為平臺，以各模塊為載體，將依法合規管理和法律風險防控要求全部嵌入各個業務辦理環節和審批流程，為依法合規辦理業務奠定了堅實基礎，為企業依法合規經營筑牢了根基。

據了解，合同管理信息系統共嵌入中國石化總部和企業兩級標準合同示范文本3518個。經辦人員在合同準備階段填寫的合同要素信息可自動顯示在標準文本中，并生成擬簽訂的合同文本，大大減輕了業務人員工作量。

集團公司法律部相關工作人員為記者算了一筆賬。合同系統上線后，與傳統手工操作相比，合同平均審批周期從15天下降至7天以內。合同管理信息化大大節省了打印紙張和墨粉，實現了綠色低碳環保。按平均每份合同節省差旅費、打印費等成本100元，通過系統辦理60萬份合同/年計算，每年可節約合同管理成本至少6000萬元，顯著提高了合同管理效益和效率。

“還有一個好處，就是實現了合同原件的電子歸檔?！蹦饸J補充說。過去，公司的合同由各單位歸檔管理，發生過某改制企業一份重要合同丟失的事件，而且供應中心的合同文本多，過去合同文本是放在辦公樓五樓，專門拿出兩個房間專人管理，還要防潮防老鼠。“這種零散的合同文本管理存在一定的風險，而且不方便查詢。”莫瑞欽談起這些往事直搖頭。

現在，所有的合同文本都是電子文本，由信息中心檔案室集中統一歸口管理，既簡化了工作量，又方便了查詢和檢索；既增強了合同管理的規范性，又有效防范了風險，保障了合同的安全性。

動態監督打造“陽光工程”

通過合同管理信息系統，工作人員坐在電腦前，輕點鼠標，合同管理情況就會躍然屏幕，并且實現實時更新，各類合同信息可隨時調取。

如今，CMIS系統已經與業務公開系統、制度管理系統實現對接，成為紀檢監察、內控管理、企業審計的重要數據源，為打造廉潔工程、陽光工程提供了有力的法律支撐和保障。

“合同管理信息系統的建立，為我們實施日常的監督、檢查和效能監察提供了很好的資源和平臺。合同管理信息系統可以動態、全景式展現每一份合同的進度、流程，增加了合同管理的透明度，為合同業務的廉潔管控、陽光運行提供了有效的途徑和手段?！苯瓭h油田紀檢監察處副處長屈蘇說。

在合同管理信息系統中，合同簽署的過程和審批辦理痕跡無不在系統中被完整記錄下來，不可更改，留有證據，易于追溯，責任清晰；合同相對人資質及履約評價公開可查詢，利于從源頭上管控合同風險；系統可對履約異常情況進行提示，完善了事中管理；合同結算由系統按照合同條款進行控制，有效降低資金風險。

同時，系統可以動態、全景式地展現每一份合同的流轉進程。只要上線，總部和企業各級管理人員可根據授權，查閱合同相關信息，掌握具體合同的訂立和執行狀況。

合同系統通過與業務公開、審計等系統的集成，使合同數據可以為各級監管部門共享，真正實現了透明化管理?？偛考o檢監察和審計部門可對總部及下屬單位的任意一份合同進行在線監督，對不同單位之間的物資采購等合同進行價格比較，及時發現違規問題。合同管理信息系統成為規范管理、堵塞漏洞、防止暗箱操作的 “陽光工程”。

自2011年4月18日第一份合同上線，合同管理信息系統在中國石化境內企業已平穩運行了三年多。相關負責人表示，隨著國際化戰略的實施，中國石化境外業務規模越來越大，涉外合同金額已占到合同總金額的一半。為將法律風險防控的關口前移到境外，中國石化適時啟動了合同管理信息系統二期建設，依托境內合同管理信息系統運行的成功經驗和所提供的技術支撐平臺，打造適合國際法律環境、交易規則、語言習俗和文化背景的境外合同管理信息系統。實現合同管理信息系統對境內外業務的全覆蓋，用信息化手段為中國石化“走出去”保駕護航，為國際化經營提供有力的法律支撐和保障。