關于完善房產檔案信息查詢的研究

李萍

摘 要：房地產檔案信息是進行房地產權屬登記、房地征稅和房產交易等工作的必要信息依據，是整個房地產管理的基礎。因此，提高房地產檔案管理水平，完善檔案信息查詢制度，是檔案工作者必須面對的課題。通過介紹房地產權屬檔案信息的重要性，提出了完善檔案信息查詢的具體措施。

關鍵詞：房產檔案信息；產權信息；信息查詢；制度完善

中圖分類號：F293.33 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）03-0096-02

1 概述

隨著社會經濟的不斷發展和城市化建設的不斷加快，房地產產業經濟活動越來越活躍，為此，關于房地產權檔案信息的資訊也就頻繁出現在大眾的視野中。房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明，是重要的法律依據。現對完善房地產檔案信息查詢進行分析研究，提出相關查詢問題的解決方案，以滿足公眾對檔案利用的需求。

2 房產檔案信息在社會生活中的作用

房地產檔案關系到人民群眾的切身利益，特別是近幾年來，國家為了確保房地產市場可以健康有序發展，實行了一系列宏觀調控政策和惠民政策，涉及房貸、稅收、享受保障性住房資格、孩子入學、戶籍管理等各個方面，檔案信息查詢量倍增，房地產檔案的社會作用受到廣泛的關注。

2.1 是解決民事糾紛的原始依據

隨著社會經濟的發展，因房產問題引發的民事糾紛日益增多，并且由于房產所有權性質的多樣化，導致了產權結構的多元化，房地產糾紛呈逐年上升的趨勢。近年來，在解決因房產問題引發的民事糾紛過程中，房產檔案管理部門主動為公安、司法和檢察等部門提供查詢服務，為國家和個人挽回了大量財產損失，切實維護了集體和個人的權益。

2.2 是推進城市建設的重要依據

近些年來，許多城市都開展了大規模的城市改造，特別是一些老城市的老城區，急需拆除低矮破舊的舊樓房和平房，這不僅是為了改善市民的居住條件，更是為了改變城市容貌。在這項工作中，政府的投資力度并不是很大，往往是由房地產開發企業進行商業運作。開發商在運作每一個項目時，都會進行調查，摸清拆遷范圍內的房產底數，以便進行成本核算，然后再進行方案設計。這時候，開發商就必須要到房產檔案管理部門進行調查，同時辦理拆遷凍結手續，確保拆遷工作順利完成，為政府和有關部門進行拆遷安置、物業管理和房地產開發等提供依據，也為推進城建重點工程建設掃清障礙。

2.3 息是推動民生工程建設的直接依據

在國家宏觀經濟政策調控中，房產檔案管理部門可為群眾享受購房補助、廉租住房補貼、取得經濟適用房購房資格和減免稅費等出具查詢結果，復印房改房協議書和上手稅票等資料；為群眾解決家庭房產糾紛、遺失補辦房產證、順利開展各類經營、子女入學報名、異地購房等現實問題出具權屬證明，滿足群眾的各項需求，解決群眾的燃眉之急，保障權利人的合法權益，切實發揮民生檔案的作用。

3 提高房產檔案信息查詢能力的必要性

隨著社會公眾對檔案利用需求的不斷擴大，房產檔案查詢的內容和方式也隨之發生著變化，不可避免地會出現種種問題，亟需解決。

3.1 查詢出證環節易出現的問題

近年來，房產檔案部門利用館藏檔案出具證明，這在廣大群眾解決戶口、工齡、工資、土地糾紛、減免稅費、貸款和申請保障房等問題中發揮了不可替代的憑據作用。但是，其中一部分人看中了檔案證明的這種獨特作用，想方設法騙取證明，造成了非常惡劣的社會影響。這種現象充分說明現行的出證制度并不健全，特別是出證審核程序很不完善。這就提醒我們，應當不斷完善檔案館出證程序，以規范出證行為，保證檔案證明的真實性。

3.2 查詢工作帶來的法律責任問題

隨著物權法的出臺，對個人財產的保護擺在了房產檔案人的面前。近幾年來，國家先后出臺的《城市房地產權屬檔案管理辦法》《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》《物權法》和《房屋登記簿管理試行辦法》等都對檔案查詢進行了明確的規定。它們都規定，登記部門有對外提供房屋登記信息的責任和義務。但是，不容忽視的是，房屋登記信息里面的很多內容都屬于以上法規規定的范疇：身份信息和房產擁有數量屬于個人隱私，軍產屬于國家秘密，很多企業房產屬于商業秘密，此類信息一旦從房屋登記部門泄漏出去，那么，房屋登記部門就要承擔法律責任，嚴重者可能會被刑責。

3.3 可查詢房產信息存在擔負法律責任的風險

例如，權屬登記部門的工作人員受人之托，隨意查閱他人的房產檔案，并向社會透露；個別機關執法人員，以公事、保密為由，不出具單位公函，隨意調閱；律師以代理為由，在未取得法院立案文書時，要求取證；不提供具體座落，只提供產權人姓名，大海撈針式的摸查；企事業單位在福利分房時，要求提供本單位職工房產狀況等。

4 建立房產檔案查詢制度的設想

房屋登記信息是允許有條件地進行查詢的，并且對于公、檢、法等國家權力機構也允許以姓名索引的模式進行查詢。實際上，這就是檔案查詢的分級——等級不同，需要提供的內容也不同。這個制度目前在房屋登記部門基本能夠執行，但在內部管理方面卻存在漏洞，容易形成信息泄密。因此，筆者認為，房屋登記信息內部管理應該和對外查詢一致，在完善管理措施的基礎上，應建立分級管理制度。

4.1 完善管理制度

完善管理制度主要包括以下幾個方面：①要加強對檔案管理人員的教育培訓，使其具有強烈的責任心，明確崗位職責；增強檔案管理人員的保密意識，要讓工作人員認識到泄漏信息造成的后果和可能會產生的危害；建立登記資料內部利用管理制度，明確利用登記資料的條件和申請程序，嚴格按照規章制度進行檔案工作的管理和查詢。②出臺內部資料查詢操作手冊，對涉及身份信息、用姓名索引等查詢的要嚴格操作程序，從思想上加強重視，在制度上加強管理。③在證明出具等環節，要實行雙人審核制度，保證檔案管理工作的規范化。

4.2 樹立風險意識

房產檔案管理部門應主動與稅務、銀行等部門密切聯系，根據利用者的要求和檔案利用的特點，規范查詢程序和流程，健全、完善檔案查閱制度。有針對性地制訂檔案風險防范措施，對檔案工作人員開展思想政治教育和職業道德教育，杜絕因人情關系帶來的對檔案工作的不良影響，切實保障檔案利用者的合法權益。

4.3 強化管理措施

要確定館藏檔案的可利用范圍和利用程度的劃分，使屬于可利用范圍內的檔案確實能夠被利用。對于司法、紀檢等部門辦案必須調閱不可利用檔案的，必須經上級主管部門審批同意后才可調閱；對于必須提供實物檔案的，檔案館要派專人調閱并陪同查閱。在歸還檔案時，還要逐頁逐字地與電子檔案進行認真核對。加強查閱室建設，例如可以安裝攝像頭，防止涂改、損毀檔案原件的情況發生。檔案證明資料出具應按專人調檔、手工填寫、經辦簽字、印鑒歸口和領導審核的程序進行，做到有據可查，確保從根本上消除管理漏洞。

4.4 設置查詢權限

房產信息系統的建設，讓不同人員擁有了不同的權限，數字簽名等模式終將會走上歷史的舞臺。登記部門可以依托數字信息系統的優勢，對權限進行限制分級，例如明確規定能夠利用姓名進行索引或是能進行模糊檢索的必須是檔案管理人員，并且要明確范圍，將權限責任落實到具體的操作者，做到權責一致；對于非檔案管理人員，要求其必須提供身份證件、座落或產權證號等內容，否則不允許進行模糊檢索。

4.5 建立利用“痕跡”

對于登記資料的泄漏，如果僅僅從制度和查詢人員自身約控上入手，是無法從根本上解決問題的，所以，必須要有嚴格的監督手段。在業務系統中形成資料利用日志就成為了重要的環節。在什么時間點、哪些人員對哪些內容進行了讀取，就成為必須留存的關鍵。檔案證明的出具，建議選用自動生成的模板，因為這樣出具證明的時間點就可以精準到分，可以首先解決人為因素的影響，另外就是可以利用留下的“痕跡”追責。

5 結束語

綜上所述，我們必須要高度重視房地產檔案的管理，提高房地產檔案的信息化查詢能力，加強專業人才的培養和培訓工作，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務，以此促進經濟社會的快速、健康發展。

參考文獻

[1]郭大明.房產檔案查詢、利用收費問題探討[J].黑龍江檔案，2011（01）.

[2]智璐璐.房屋產權檔案分類法之比較研究[J].檔案管理，2012（05）.

〔編輯：曹月〕