淺談航道養(yǎng)護(hù)工程檔案管理

朱 強(qiáng)

（江蘇省寶應(yīng)船閘管理所 揚(yáng)州 225800）

寶應(yīng)船閘位于寶應(yīng)縣城南，連通京杭大運(yùn)河和寶射河，承擔(dān)溝通省干線航道網(wǎng)中“兩縱”——京杭大運(yùn)河和連申線的重要作用。改造后的寶應(yīng)船閘為IV級(jí)通航建筑物，規(guī)模為23 m×180 m×4 m（口門寬×閘室長(zhǎng)×檻上水深），主要包括船閘主體、導(dǎo)航墻、上下游引航道駁岸、下閘首公路橋、閘閥門、啟閉機(jī)、電氣及附屬項(xiàng)目，批復(fù)預(yù)算經(jīng)費(fèi)1.6億元。2011年7月省廳航道局批復(fù)施工圖設(shè)計(jì)及預(yù)算，8月批準(zhǔn)開(kāi)工備案。本工程省局批復(fù)工期24個(gè)月，2011年8月向揚(yáng)州市交通工程安全質(zhì)量監(jiān)督站申請(qǐng)了質(zhì)量監(jiān)督，同年9月28日正式開(kāi)工建設(shè)，于2013年7月20日建成通航。本工程工期短，參建單位多，環(huán)節(jié)多，內(nèi)部協(xié)作復(fù)雜，但養(yǎng)護(hù)工程檔案管理不折不扣地按照江蘇省交通運(yùn)輸廳制定的《交通檔案管理辦法》《航道工程竣工驗(yàn)收辦法》《江蘇省航道建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》整理工程資料。對(duì)工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、組卷、編目、移交、保管、檢索等工作。

實(shí)踐證明，一個(gè)優(yōu)秀的養(yǎng)護(hù)工程檔案管理者，對(duì)養(yǎng)護(hù)工程的檔案管理應(yīng)做到管理專業(yè)、文件規(guī)范、歸檔及時(shí)、數(shù)字管理、查詢便捷。只有這樣才能充分利用養(yǎng)護(hù)工程檔案內(nèi)容，真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。以下是工程實(shí)踐中對(duì)航道養(yǎng)護(hù)檔案管理的一些體會(huì)。

1 加大檔案工作宣傳力度

工程項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)加大檔案工作宣傳力度，不斷提高社會(huì)檔案意識(shí)。要采取多種形式、多種渠道，加大檔案工作宣傳力度，提高社會(huì)檔案意識(shí)。只有這樣，項(xiàng)目檔案管理工作才能步入正軌。項(xiàng)目開(kāi)工前，應(yīng)確定分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員，及時(shí)收集檔案，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理組卷。不論是業(yè)主單位，還是項(xiàng)目參建單位，在重視項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度的同時(shí)，應(yīng)明確項(xiàng)目檔案沒(méi)有通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收，整個(gè)項(xiàng)目就沒(méi)有結(jié)束的檔案意識(shí)。

2 設(shè)置專職檔案員

由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒(méi)有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩(wěn)定性差，而且對(duì)航道工程檔案的收集、整理、歸檔不熟悉，使得案卷質(zhì)量差，無(wú)法達(dá)到檔案管理要求。為了優(yōu)化檔案管理工作，應(yīng)發(fā)揮業(yè)主單位和參建單位的積極性，爭(zhēng)取各方支持和配合。由于項(xiàng)目檔案管理工作單靠建設(shè)單位的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加上建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員流動(dòng)大，難以熟練掌握業(yè)務(wù)，進(jìn)行獨(dú)立操作［1］，參建單位應(yīng)積極努力創(chuàng)造條件，為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的健康發(fā)展構(gòu)筑良好的人文環(huán)境。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，力求做到歸檔的基礎(chǔ)建設(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、齊全、系統(tǒng)，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

3 完善檔案移交手續(xù)

檔案移交應(yīng)及時(shí)，手續(xù)要完善。工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始就產(chǎn)生了檔案，隨著工程建設(shè)進(jìn)度的不斷加快，工程項(xiàng)目檔案會(huì)越來(lái)越多。按要求，每件項(xiàng)目檔案產(chǎn)生后，都要及時(shí)移交給檔案員，并辦理移交手續(xù)。各參建單位的檔案應(yīng)建立專門的檔案室，及時(shí)將文件歸檔并更新臺(tái)賬。

4 規(guī)范檔案保存環(huán)境

工程檔案可以直觀地反映出工程的質(zhì)量。工程建設(shè)中，施工記錄、工程建設(shè)進(jìn)度、施工過(guò)程中的隱蔽工程及放水后水下工程等都是組成工程檔案的內(nèi)容。工程在竣工后，因無(wú)法看到工程建設(shè)的過(guò)程，也無(wú)法檢測(cè)水下部分的質(zhì)量。但可以利用已有的圖紙，現(xiàn)場(chǎng)的施工記錄來(lái)還原整個(gè)施工過(guò)程，找出施工過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題。工程質(zhì)量問(wèn)題主要由施工組織及施工過(guò)程中的質(zhì)量控制來(lái)保證［2］。保存好工程檔案，可以更好地發(fā)揮施工組織及施工計(jì)量控制的效率。如果涉及到質(zhì)量評(píng)定，事故原因分析，隱蔽工程施工，竣工驗(yàn)收，檔案都是日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是工程建成后進(jìn)行工程維護(hù)、運(yùn)行管理不可缺少的參考資料。

5 建立檔案信息電子化管理

航道工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件在歸檔后，由于沒(méi)有采取數(shù)字化管理，管理現(xiàn)代化水平不高，沒(méi)有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，未能實(shí)現(xiàn)資源共享。許多參建單位沒(méi)有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益［3］。在實(shí)際工作中，本工程既重視紙質(zhì)文件的歸檔，又重視電子文件的歸檔，將全部紙質(zhì)文件電子掃描，電子文件按檔案立卷管理辦法與紙質(zhì)檔案同步歸檔，將航道工程檔案信息在QQ群里共享，需要時(shí)按電子目錄查詢即可，使檔案管理更有序、查詢更方便 ，利用更及時(shí)。并且提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率，大大節(jié)省了查詢、復(fù)印的時(shí)間。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，航道工程建設(shè)中只有嚴(yán)格執(zhí)行工程管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理，并通過(guò)工程技術(shù)人員辛勤負(fù)責(zé)工作，才能保證航道工程檔案從形成到歸檔按時(shí)保質(zhì)、井然有序，才能體現(xiàn)航道工程的整體管理水平和質(zhì)量。檔案工作者只有對(duì)工程檔案采取科學(xué)管理，辛勤用心服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)利用，才能為航道工程建設(shè)、決算審計(jì)、基本建設(shè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的資料及最詳實(shí)的數(shù)據(jù)，才能更好地為航道工程的基本建設(shè)服務(wù)。

［1］ 上海市浦東新區(qū)檔案局.建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案編報(bào)實(shí)務(wù)新編［M］.上海：同濟(jì)大學(xué)出版社，2009.

［2］ 崗位培訓(xùn)教材編委會(huì).工程文件與工程檔案實(shí)務(wù)［M］.北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2012.

［3］ 郝增鎖.建筑工程檔案資料快速編制、組卷與范例［M］.上海：上海科學(xué)技術(shù)出版社，2011.